Choďte na porady včas
Jeden z nejhorších prohřešků na poradě je pozdní příchod. Dáváte jím jednak najevo, že pro vás porada není žádnou prioritou, pak také rušíte ty, kteří již na poradě jsou (jednak vyrušíte toho, kdo má právě slovo a navíc vytrhnete posluchače z pozornosti). Nehledě na to, že se připravíte o informace, které již na poradě zazněly.
Přijít se zpožděním smíte pouze v případě, že máte skutečně hodnotnou omluvu. A když už taková situace nastane, snažte se nebýt příliš nápadní. Po tichu pozdravte, po tichu usedněte. Je-li to na vašich poradách běžné, nezapomeňte na tichou omluvu vedení porady.
Nezapomeňte správně pozdravit
Přicházíme-li do místnosti plné lidí, rozhodně dobře nezapůsobíme, pokud si pouze v tichosti sedneme a budeme dělat, jako bychom tam nebyli. Pozdravit společnost je slušnost a v podstatě nezáleží na tom, jestli vcházíme do čekárny k lékaři, do kanceláře šéfů, nebo snad právě na poradu.
Tedy vejdeme do místnosti, kde bude porada probíhat a zřetelně (ne moc potichu ani řevem) pozdravíme všechny přítomné najednou. Nezdravíme každého zvlášť. Pouze pokud chceme individuálně pozdravit někoho z přítomných (opravdu blízký kolega atp.), můžeme tak učinit, ovšem tak, abychom nerušili ostatní. Stačí pokynout hlavou, usmát se na něj.
Ale když už mluvíme o pozdravu, ten se nevztahuje pouze k našemu příchodu do zasedací místnosti, kde porady probíhají nečastěji. Také po skončení porady je třeba pozdravit – rozloučit se. A to nejlépe v momentu, kdy se zvedneme od stolu. Nezdravíme až při procházení dveří. Opět zdravíme celou společnost, středně hlasité „na shledanou“ je dostačující.
Kolem stolu se nesedí jen tak náhodně
Dobře si všimněte, jak si vaši kolegové sedají na poradě kolem stolu vzhledem k pozici šéfa, který většinou také vede poradu. Jeho skalní příznivci většinou sedí hned vedle něho, naopak jeho oponenti naproti němu. Mezi těmito kategoriemi jsou pak neutrální strany, která ovšem také mají tendenci sedět blíže či dále šéfům. Zamyslete se v tomto kontextu nad místem, kde sedáváte vy. Odpovídá rozklíčování, které jsme si uvedli? A nebo se cítíte být na špatné židli a měli byste svou pozici u poradního stolu změnit?
Nebojte se mluvit, ukažte, že máte co říct
Vstupy na poradě, které jsou pro tým či celou firmu hodnotné, budou vedoucí jednoznačně vnímat jako kladné body jednotlivých účastníků porady. Naopak, pokud se budete celou poradu chovat jako myška, je evidentní, že je ve vás nějaký problém (malá sebedůvěra, nedostatek nápadů, laxní přístup k projektům atd.). Proto nezůstávejte za každou cenu zticha ve strachu, že řeknete nějaký nesmysl, za který se vám druzí vysmějí. Máte-li připomínku, nápad, zlepšení apod., ven s nimi (ovšem samozřejmě ve správném okamžiku, ve chvíli, kdy budete mít slovo, nebo bude vyhlášen prostor pro diskuzi).
Udržte pozornost, udržte kontakt
Ve chvíli, kdy máte na poradě slovo, je důležité, abyste svá slova sdělili především zřetelně, jasně a stručně. Mluvte tak, aby vám všichni rozuměli – středně nahlas, dobře artikulujte, nemluvte příliš rychle. Udržujte s posluchači oční kontakt, těkejte pomalu očima po jednotlivých členech porady.
Pro lepší názornost vašich slov neváhejte využít pomůcky jako slidy na počítači, obrázky na projektoru, grafy na flipchartu. Váš projev bude zajímavější a poutavější zároveň.
Pozor na projevy nervozity
Lidé jsou všímaví a tak nemůžete sázet na to, že jim uniknou i jen drobné projevy vaší nervozity během projevu, který směrem k nim realizujete. Nejčastěji se jedná o hraní si s tužkou, s prsty, mnutí si rukou, přešlapování, ale také koktání, červenání se a pocení. Zvláště člověk, který studoval řečnictví a projev na veřejnosti pak vytuší, co se může za nervozitou skrývat – nedůvěra ve vlastní schopnosti řečníka, v informace, které sděluje, špatná příprava.
Všem těmto nechtěným symptomům se ovšem můžete vyhnout – tréninkem, častějšími a častějšími výstupy před skupinami lidí, ale také dechovými cviky, sebepřesvědčováním se apod. Pracovat na jejich odbourání se vám rozhodně vyplatí, tím spíše, pokud porady vedete.
Neskákejte do řeči
Ačkoli se slovy svého kolegy či podřízeného v rámci jeho proslovu na poradě absolutně nesouhlasíte, nikdy se nesnižujte k tomu, abyste mu skákali do řeči. Stejně jako máte vy právo vyjevit celý svůj názor, má jej i on. Skákání do řeči je obecně vnímáno jako velký přestupek proti pravidlům slušného chování a neměli byste se divit, když vás člověk, kterému do řeči skočíte, napomene. Stejně tak si můžete vy dovolit napomenout druhého a odkázat ho na konec vaší řeči, kdy dostane prostor v rámci diskuze.
