Přijdete do práce, zapnete počítač, prohlédnete poštu. Cink! přišla nová zpráva. Předmět chybí, písmo velké a barevné jako z dětského časopisu, text samý smajlík, a odesílatel vás dokonce oslovuje křestním jménem, přestože jste se nikdy neviděli. Takový pracovní e-mail mu není právě dobrou vizitkou... Počítačová škola Gopas nedávno dělala průzkum v úrovni pracovní e-mailové korespondence a zjistila, že podobné zprávy nejsou vůbec výjimkou.
Nastavte si do e-mailu běžně užívaný typ písma. Zapomeňte na fonty typu Brush Script, Braggadocio či Lucidu, nikdo se v práci nechce zdržovat luštěním obsahu zprávy. V písemném pracovním styku se obvykle používají Arial, Calibri nebo Times New Roman s velikostí písma 10 až 12.
E-mailová korespondence by měla být jasná a stručná, její obsah má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si ji přečtou hned, nebo až později. Toto okénko proto nikdy nevynechávejte, ušetříte čas adresátovi i sobě, a to v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii pošty.
Pozornost věnujte i správnému oslovení adresáta a skloňování jeho jména. Pište: Dobrý den, pane Nováku, nikoli: Dobrý den, pane Novák.
"Pište krátké e-maily. Pokud předpokládáte, že vaše zpráva bude obsahovat více než dva odstavce, raději dotyčnému zavolejte. Bude to rychlejší a účinnější," radí Jan Dvořák, výkonný ředitel počítačové školy Gopas.
Lidé často přes elektronickou poštu řeší vnitropodnikové spory. Psanou formou snadněji sdělí to, co by si adresátovi nedovolili říct do očí, ať už je to kolega nebo nadřízený. V každém případě není vhodné psát e-maily pod vlivem negativních emocí. "Doporučuji také vyhnout se sarkasmu a ironii. Adresát to nemusí rozkódovat a může dojít k různým nedorozuměním," upozorňuje Jan Dvořák.
Familiární styl se do pracovní korespondence nehodí. Pokud adresáta neznáte osobně, je to formální vztah, a emotikony, tedy takzvané smajlíky, nepoužívejte. Raději počkejte, až se lépe poznáte a komunikace získá osobnější tón, který vzejde z té druhé strany.
"V některých případech je vhodné, nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce Odpovědět všem. Žádnému z nich nebudou chybět důležité informace," říká Jan Dvořák a dodává: "Jestliže však chcete dotyčnému sdělit pouze banální informaci typu Ano/Ne, která není pro ostatní korespondenty důležitá, do kopie je nedávejte. Nikdo si nepřeje být zahlcován e-maily, které se ho netýkají."
Jestliže připravujete k odeslání poštu určenou více lidem současně, třeba pozvání na večírek, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie. Musíte adresáty, s výjimkou jediného, vložit do takzvané skryté kopie. Vaši zprávu dostanou všichni, ale bude to vypadat, jako by byla určena jen tomu dotyčnému příjemci.
Při e-mailové komunikaci bývá problémem velikost přiložených souborů. Pamatujte, že by neměla přesáhnout jeden MB. Řada poštovních schránek je nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než pět nebo 10 MB. Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některé z internetových úložišť, například Uschovna.cz či Leteckaposta. cz. Další možností je soubory zazipovat, tedy zmenšit některým z programů, které to umějí.
Jakmile máte e-mail napsaný, dobře si jej před odesláním přečtěte, aby v něm nezůstaly chyby. Nenechávejte to jen na automatické kontrole pravopisu. Ta vás na řadu chyb vůbec neupozorní, například "Milý klienti" klidně projde. Není nad to pročíst si pečlivě každý e-mail, není to přece žádný elaborát, ale stručná informace...
