Princip využití vizitky jistě každý dobře chápe, neuškodí však, když si jej hned na začátku připomeneme. Vizitku předáváme především proto, abychom se druhé osobě (ať už soukromé osobě, či "firmě") vryli do paměti, ukázali jí současně, že nejsme žádná fiktivní persona a umožnili jí nás kontaktovat ve chvíli, kdy to sama uzná za vhodné. Musíme ovšem umět vizitku předat správně a také zvolit správnou podobu vizitky, aby byl její účel 100% naplněn.
Předání i příjem vizitky vyžaduje dodržování pravidel
Správné předání vizitky řada lidí neprávem podceňuje stejně jako správné podání ruky, a staví se tak do pozice neprofesionála. Vizitku předáváme v rámci představovacího aktu, a to po pozdravu a podání ruky (o tom, jak nepodávat ruku, se můžete dočíst v článku ZDE).
Vizitku nelovíme z kapsy, z kufříku, tašky ani z peněženky, ale ze zásobníku pro vizitku určeného. Může jím být kožené pouzdro nebo třeba kovová schránka. Díky takovému zásobníku jednak dobře zapůsobíte a jednak budete mít jistotu, že budou vaše vizitky před předáním nepoškozené. V kapse či v tašce se vám snadno zohýbají, zašpiní a takovou vizitku pak v žádném případě nepředáváme.
Vizitku druhé osobě nerveme do ruky, nepokládáme před něj na stůl ani mu ji nezasouváme do kapsy u košile. Prostě ji vyjmeme z pouzdra a nabídneme ji. Stejným způsobem převezmeme vizitku od partnera, za vizitku poděkujeme. Neukládáme ji ovšem hned do pouzdra k ostatním vizitkám, ale je vhodné se na ni podívat, znovu si přečíst jméno dané osoby na ní uvedené (tím si ji snadno zapamatujete a také snáze pochopíte jméno v případě, že není české). Pak je na vás, jestli si ji schováte, nebo položíte při jednání před sebe pro lepší orientaci.
Nešokujte, ukažte vizitkou, co ukázat máte
Ve chvíli, kdy volíte podobu vizitky (opomeneme v tomto článku vizitky osobní a jiné a zaměříme se na vizitky firemní), měli byste vzít nejprve v potaz obor, kterému se vaše společnost věnuje, stejně jako konkrétní zaměření a postavení firmy. Tomu by totiž měla odpovídat grafická podoba vizitky.
Nikdo se nebude divit, když dostane do ruky vizitku zástupce reklamní agentury či například mladé ambiciózní realitní agentury (ale také PR agentury, autobazaru apod.) a vizitka bude hýřit barvami, bude znázorňovat paletu barev, paví peří či například futuristické novostavby. Naopak by vás určitě překvapilo, kdyby vám takovou pestrou vizitku předal právník, bankéř či auditor. Tito lidé, respektive jejich společnosti, volí většinou vizitky jednoduché až strohé, ovšem vysoce seriózní, které plní především účel informovat prostřednictvím uvedených dat, nikoli designem.
Dobře se tedy zamyslete jednak nad podobou vizitky adekvátní vašemu firemnímu záběru (ale také ambicím firmy, jejímu podílu na trhu, zemi, odkud firma pochází), ale také nad tím, jací zákazníci, partneři a další lidé budou nejčetnějšími příjemci vašich vizitek. Vy přeci nechcete nikoho šokovat, odrazovat, ale ani nudit. Chcete, aby si vás lidé pamatovali, ovšem měli by si vás pamatovat v tom nejlepším možném světle. A to se nebavíme pouze o barvě (barvách vizitky), důležitý je také vhodný výběr papíru, písma, velikosti a umístění loga. Pokud si s vizitkou nevíte rady sami, nechte si ji navrhnout od firem, které se specializují na corporate identity, či grafickým studiem firmy, která vizitky produkuje.
Co se týče informací, které by měla vizitka obsahovat, pak je třeba kromě názvu společnosti a její adresy uvést rozhodně telefonní číslo do kanceláře vlastníka vizitky, má-li mobilní telefon určený pro služební účely, pak i číslo mobilu. Samozřejmostí je dnes i zobrazení webových stránek společnosti, mailové schránky držitele a pochopitelně číslo faxu. Takový objem informací má svoji logiku. Čím více dat uvedete, tím více zjednodušíte "cestu" příjemce vizitky k vám. Pokud uvedete na vizitce dat málo (například pouze název firmy, jméno držitele vizitky a telefonní číslo na jeho mobil), riskujete tím nedůvěru příjemců vizitek ve vaši společnost.
