Podcenit nelze už samotný začátek komunikace s druhým člověkem – tedy například podřízeným. Proto je třeba si zahájení jednání vzít na mušku.
Dobrý rozjezd je první velká výhra
Tak předně vždy se snažte o to, aby jednání bylo od samého počátku nastaveno pozitivně. Teprve v pozitivní atmosféře totiž budou obě strany jednání lépe naslouchat, vnímat a následně přijímat informace a nápady. Jistě si dokážete představit (nebo si dokonce vzpomenout na konkrétní případ ze zkušenosti), že negativně naladěný člověk moc "spolupracovat" nebude. Můžete od něj očekávat spíše nepochopení, rezistenci a k dobrému vysvětlení problematiky, o kterou při vašem projevu k němu půjde, mu budete muset věnovat více času.
Proto pokud chcete jednat s podřízeným (například o jeho postupu, o jeho novém platu atd.), dejte mu najevo radost ze setkání s ním. Ukažte mu, že pro vás není jen pouhým číslem ze seznamu lidí ve vaší firmě. Pozdravte jej s úsměvem na tváři – to je silná zbraň, která vás nic nestojí. Máte-li mu co pochválit (dobře realizovaný projekt, získání významného zákazníka atd.), rozhodně se chvály k němu chopte. Uvidíte, jak se rozzáří, jak ho zbavíte trémy, ostychu a jak k vám bude více otevřený. A to přeci při diskusi s ním chcete. Není vůbec na škodu, pokud začátek jednání s ním odlehčíte chvilkovým hovorem na téma nepracovní – třeba směrem k zálibám, které máte s daným člověkem společné.
Projevte zájem, chvalte nápady
Při samotném jednání se svým zaměstnancem ukažte, že máte zájem o to, co vám sděluje. Docílíte toho evidentně dobrým nasloucháním (jak správně naslouchat si můžete přečíst ZDE), ale také průběžnými upřesňujícími otázkami k předmětu jeho sdělení. Velmi dobrým nástrojem je v tomto případě také projev empatie. Ukažte pochopení pro jeho problémy, věci, které mu stojí v cestě, pro jeho nadšení. Uvidíte sami, jak otevřeněji k vám bude mluvit.
Pokud bude jeho názor nastavený proti tomu vašemu, nezačněte se kvůli tomu hned rozčilovat. Naopak si dobře nechte vysvětlit, proč si myslí něco jiného než vy, jaké jsou jeho argumenty. Třeba zjistíte, že má v něčem pravdu, a dokonce z něj dostanete zajímavý tip, podnět, řešení. V každém případě mu pak nové nápady pochvalte, ačkoli třeba nebudou zrovna nejlepší. Pokud byste je hned zavrhli, sami si dokážete představit, že příště už se mu s dalším nápadem nebude chtít přijít.
Využijte závěru k posílení důvěry
Poté, co se dostanete v jednání k závěru, nezapomeňte si shrnout výsledky, ke kterým jste společně dospěli, a dejte najevo, že jste rádi, že jste k nim dospěli. Zvláště pak, pokud je vidět spokojenost na obou stranách. Pokud máte pochybnosti o tom, že je váš podřízený všechny dostatečně vstřebal, klidně je shrňte do mailu a pošlete mu ho hned po jednání. V případě, že se navíc jedná o člověka, který není dostatečně zodpovědný a mohl by výstupy z vašeho jednání zkreslovat nebo neplnit, nechte si závěry jím potvrdit, ať se v budoucnu nemá na co vymlouvat: "Potvrďte mi prosím, že souhlasíte s tím a tím." "Rozuměli jsme si dobře…" "Víte, co vám tím chci sdělit, že?"
Posilte loajalitu zaměstnance k vám. Před tím, než se rozloučíte, projevte svou víru v budoucí zlepšení situace ve firmě, jeho schopností a výsledků, popřípadě jiné věci, kterou lze v daný moment z jednání uchopit. Dejte mu najevo budoucí podporu z vaší strany. Pak teprve přichází na řadu "na shledanou".
