E-maily jsou úžasné nejen již zmíněnými kvalitami, ale také tím, co všechno k nim můžete připojit k dokreslení, úplnosti posílané informace – texty, grafiku, video, programy. Navíc když si odmyslíte cenu za připojení k internetu, jsou zdarma. To všechno jim oproti SMSkám, faxu a telefonátům jasně nahrává do karet. Zanedbatelný není ani počet lidí, kteří jsou permanentně v průběhu pracovní části dne na e-mailu (ať už na počítači či na mobilu, PDA), tudíž lze předpokládat, že jim zaslaná informace dorazí záhy, stejně jako to, že vám velice rychle na vaši zprávu zareagují.
Čím mají e-maily nad dopisy navrch
Stejně jako e-maily zatínají tipec faxům, ani obchodní dopisy nezůstaly bez jizvy. Zatímco obchodním dopisům zůstává vysoký punc formality, která se obecně dodržuje adekvátně účelu, který obchodní dopisy splňují (významné výzvy, potvrzení, pozvánky, doplněk smluv, poděkování atd.), e-maily umožňují volit daleko méně formální cestu. Zvláště pak mezi obchodními partnery, kolegy, nadřízenými a podřízenými, kteří spolu touto cestou komunikují často.
Je celkem běžné, že se pak postupem častého mailování mezi těmito lidmi vytrácí oslovování tituly (dokonce se často objevuje až oslovování křestním jménem, byť si oba vzájemně vykají), odpadávají oficiální podpisy s uvedením funkce a adresy firmy, z celých jmen zůstává v podpisu pouze příjmení, nebo dokonce zkratky. Je to prostě tím, že lidé obecně kladou větší důraz na obsah sdělení v e-mailu namísto oficialit.
Rovněž z e-mailů často mizí diakritika, čímž si odesílatelé zjednodušují práci, zvláště pokud kromě české e-mailové korespondence v průběhu dne vyřizují i cizojazyčnou. Ale je to v pořádku, kvůli chybějící diakritice se jistě nikdo neurazí. Na co je třeba klást ovšem důraz, to je gramatická správnost zasílaného textu. Dokážete si asi představit, co si o vás příjemce e-mailu pomyslí, když budete mít v e-mailu 4 hrubky. Pokud si nejste jisti automatickou správností gramatiky vašeho psaného textu, raději si po sobě e-mail vždy ještě jednou přečtěte, než kliknete na tlačítko odeslat. Tím spíše, pokud cítíte, že je vámi zasílaný e-mail profesně či jinak důležitý.
Když formální, tak na 100 procent
A když už jsme u těch významných e-mailů (skutečně formálních), které nespadají do výše rozebrané skupiny – tedy těch se zkratkou místo podpisu a oslovením křestním jménem, pojďme se podívat, jak by vlastně měly vypadat. Zbystřit byste měli především pro případy, kdy zasíláte novému obchodnímu partnerovi svou nabídku, kdy komunikujete s úřady, kdy řešíte pracovní záležitosti s nejvyšším vedením a podobně.
Důležité je zachovat určitý rámec, úpravu a přehlednost. Začínáme oslovením ve stylu Vážený pane řediteli, Vážený pane inženýre, Vážená paní Hrušková atd. Následující text rozdělujeme do přehledných odstavců, třicetiřádkový masiv textu se čte opravdu špatně. Klademe důraz na mezery, čárky a - jak už jsme zmínili - gramatickou bezchybnost. Na konci nezapomeneme pozdravit (S pozdravem, S přáním hezkého víkendu atd.) a nejlépe se podepisujeme celým pracovním podpisem. Kromě našeho jména a titulů, pokud na nich bazírujeme, by měl obsahovat název naší funkce, adresu firmy (včetně webových stránek firmy) a kontakty, na kterých je možné nás zastihnout – pevná linka, mobil, fax.
Pozor na velké přílohy a na vetřelce
Budete-li přikládat další soubory (text, video apod.), nezapomeňte na to v e-mailu upozornit, ať nevzniknou zmatky tím, že přílohy adresát přehlédne. Co se týče příloh, při jejich přikládání k e- mailu myslete na to, že ani vaše e-mailová schránka, ani adresátova není neomezená. Neposílejte proto soubory o velikosti 10 MB apod. Dobré je se pro jistotu adresáta přeptat, jak velkou záležitost mu můžeme poslat, případně kam poslat, aby mu e-mail dorazil. Velký soubor lze rozdělit na části, ale také poslat například přes ICQ a nebo úplně mimo e-mail – například na CD poštou či kurýrem.
Používání e-mailů ke všemožným typům zpráv je už dnes tak rozšířené a tak samozřejmé, že lidé často zapomínají na nebezpečí, které je s e-maily spojeno. Řeč je nejen o internetových pirátech, kteří si rádi zaútočí na citlivá firemní data, ale také o zaměstnancích IT. I ti mají k vašemu počítači, jeho datům a také e-mailům prakticky neomezený přístup. Proto, pokud víte, že informace, které potřebujete druhému sdělit, jsou opravdu "choulostivé" (mohly by být zneužity, využity konkurencí k vašemu potopení apod.), zvolte raději jinou cestu pro sdělení – nejlépe ústně, poštovním dopisem, popřípadě alespoň telefonicky.
