Rozhodnutí vyjít zaměstnancům maximálně vstříc nemusí být vždy ideální. Podle Jiřího Plamínka, autora řady knih o spolupráci ve firmách a vedení lidí, které vydalo nakladatelství Grada, je třeba ještě předtím, než dáte zaměstnancům svobodnou možnost volby, pečlivě zvážit jejich zralost. "Zejména pak jejich schopnost se dohodnout a respektovat jiné zájmy než vlastní," varuje před zbrklostí v rozdělování dovolených, která může způsobit mezi zaměstnanci dlouhodobé konflikty.
Spory se navíc vyostří, pokud za tým není schopný rozhodnout šéf, ať už kvůli snaze o maximální vstřícnost anebo jen kvůli jeho obyčejné neschopnosti či alibismu.
Jiří Plamínek soudí, že je ideální, pokud manažer stanoví jasné limity, v nichž se zaměstnanci se svými dovolenými mohou pohybovat, a umožní lidem dohodu o termínech. Například: během letních měsíců si každý může vybrat nanejvýše dva týdny. "Pokud se zaměstnanci nedohodnou, rozhodne manažer za ně," poznamenává. Zaměstnanec by si měl uvědomit, že firma není od toho, aby mu vycházela maximálně vstříc.
Mají přednost rodiče?
Traduje se, že zejména v době prázdnin by měli mít na dovolenou přednostní právo rodiče s dětmi. "Bylo by to logické, ve většině firem jsem se s tím setkala. Není to bohužel pravidlem a někdy platí,,kdo dřív přijde‘," říká o svých zkušenostech personální manažerka společnosti Medtronic Czechia Hana Kosková. Jiří Plamínek varuje, že na volno uprostřed léta nemá nikdo automatický nárok.
"Poskytování výhod při výběru termínu dovolené může být součástí systému motivace zaměstnanců. Lidsky je přednost pro rodiče s dětmi srozumitelná,“ zdůrazňuje nezávislý konzultant a lektor, který se zabývá praktickým managementem, řešením konfliktů a přípravou lídrů. Aby však tento způsob roztřídění dovolené měl úspěch, musí mít i bezdětní lidé ve firmě pro něj pochopení. Jiří Plamínek proto nepovažuje za nejlepší, pokud šéfové o dovolené rozhodují jen na základě nepracovních kritérií.
Ohodnocení zaměstnance tím, že mu šéf vyjde vstříc s dovolenou, se tudíž dá využít i ve chvíli, kdy vyvstanou spory mezi rodiči. K těm často dochází v době krátkých jarních prázdnin. Pak může šéf rozhodnout ve prospěch toho zaměstnaného rodiče, s jehož pracovním nasazením je více spokojen. "Většinou není takový problém uvolnit dítě ze školy i mimo dobu prázdnin. Zaměstnanci se tedy mohou dohodnout, kdo z nich pojede s dětmi na hory v době školních prázdnin a kdo si vybere termín, kdy budou hory volnější," říká Jiří Plamínek.
Personalistka společnosti Medtronic Czechia Hana Kosková zase doporučuje, aby se lidé při výběru velmi žádaných termínů střídali. "Velmi se mi to osvědčilo," říká s tím, že plán dovolených je vhodné připravit na začátku roku.
Pomůže rozdělení pravomocí
Každopádně by zaměstnanci měli mít jasné informace, kdo koho zastupuje, a mají zvládat práci těch, za které přebírají povinnosti. Hana Kosková k tomu dodává: "Pokud jsou nastavena pravidla, že musí být každý zastupitelný, mít v týmu někoho, kdo ho v době nepřítomnosti může nahradit, pak se i zaměstnanci musí mezi sebou domluvit." Nestane se tak, že spolupracovníci si nevědí rady a musí telefonovat svému kolegovi, když se zrovna koupe v moři. Navíc dva kolegové, kteří po sobě přebírají povinnosti, se snáze domluví na termínech dovolené, než když je třeba najít dohodu pro více než deset lidí v jednom týmu.
Nicméně ani to neznamená, že problém s dovolenou je navždy vyřešen. "Zaprvé lidé musí mít prostor, aby se mohli s prací kolegy seznámit, či dokonce projít školením," zdůrazňuje personální ředitelka společnosti Impress a členka představenstva České společnosti pro rozvoj lidských zdrojů Helena Futerová.
Kromě toho automatické přesunutí úkolů může zaměstnance, kteří zůstanou, doslova zavalit prací. Proto by mělo být vedení připraveno v těchto případech pomoci a vstřícnost těch, kteří v letním parnu přebírají práci za jiné, ocenit. Podle Heleny Futerové je na místě finanční odměna pro ty, kteří kvůli zastupování ostatních musí v práci strávit mnohem více času a ocitají se pod psychickým tlakem.
