V psychologii platí, že co je uvnitř, projevuje se i navenek. A naopak. Vnější soulad a řád nám pomůže k pocitu klidu a obnovy uvnitř. Jaké kroky můžeme podniknout? Chce to fyzický pořádek. Existují tři základní hesla dobrého pořádku:
- Každá věc má své místo.
- Na toto místo se pravidelně a rychle vrací.
- Co mi vadí, uklidím okamžitě.
Stanovte si pevná místa na své složky, pomůcky nebo kancelářské nástroje. Chce to trochu přemýšlení, aby byla dostatečně jednoduchá i logická. Na závěr takového úklidu (a promýšlení) musíme vědět, kde má každá věc svůj domov - kde bydlí nůžky, kde tonery, kde staré účty.
Druhý krok je stejně důležitý. Po každé činnosti, kdy danou věc používáme, ji vrátit domů.
Čtěte takéZa našimi pracovními problémy často nestojí složité příčiny. Mnohé mají prostého jmenovatele: něčeho je příliš. Čtěte rady, jak omezit, ubrat, včas zastavit. |
Třetí bod je už jen doplňkem: v otázce pořádku jednejme ihned. Pokud se potkáme s něčím, co není na svém místě, ihned to napravme. Tím se vyhneme postupnému kumulování nepořádku, na jehož uklízení samozřejmě nemáme čas.
Pohřbívání souborů. Navždy
Při organizování souborů dodržujte dvě zásady: Zaprvé jednoduchou strukturu složek a zadruhé jednotné a nápomocné pojmenování. Pokud nazvete už dvacátý dokument „Report“, příliš vám to později v jeho nalezení nepomůže. Pokud jej zasunete do páté úrovně složek, pohřbíte ho tam navždy.
Příkladem dobrého pojmenování může být například „jméno klienta, zkratka projektu, popis dokumentu“. Pokud část tohoto jména přejímá složka, pak stačí zvolit jednodušší, ale stále dostatečně popisné a víceslovné pojmenování.
V organizování složek je dobré snažit se o co nejplošší strukturu. Cokoli hlubšího než tři čtyři úrovně vnoření od hlavní složky „Dokumenty“ je obvykle zbytečné a příliš komplikované.
Pořádek v e-mailech
Spoléhejte na schopnosti moderních programů vyhledat e-mail během několika sekund a naučte se toto vyhledávání dobře používat. Bohatě se vám to vrátí.
Může se hoditNajděte si dobře placenou práci na jobDNES.cz. Vybírejte ze žhavých pracovních nabídek. |
E-maily organizujte co nejjednodušeji. Pouze málokdy je potřeba pro každý projekt či klienta vytvářet speciální složku. Pokud to není opravdu nutné (např. z legislativních důvodů), doporučuji vytvořit systém jen několika složek: například Doručená pošta, Archiv, Čekám, Udělat, Reference. Do poslední jmenované složky přesuňte všechny e-maily, které obsahují informace nebo dokumenty, jež můžete v budoucnu potřebovat nebo na které budete chtít navázat.
Pokud se dáte do úklidu, jistě narazíte na spoustu nevyřízených e-mailů či rozpracovaných dokumentů. To vše má opět najít jeden domov. Zřiďte si složku „Resty“ v e-mailech, jednu podobnou v počítačových dokumentech a jedno místo, kam dáte všechny resty ve fyzické podobě. Ano, v těchto složkách je spousta nedodělků, ale váš stůl (počítač, pošta) je čistý. Pocit zahlcení mizí. Získáváte dojem zvladatelnosti.
