Aby porada nebyla pro pracovníky ztrátou času

V každé společnosti či v podniku, kde je více zaměstnanců, se konají pravidelné nebo občasné porady. A to na různých úrovních. Někteří pracovníci je však považují za zbytečné. Odcházejí z nich s pocitem, že se nic nevyřešilo. "Porada by se především měla konat vždy z nějakého důvodu," poznamenává Zdeňka Bajerová, manažerka divize OfficeTeam společnosti Robert Half.

Jak tedy správně zorganizovat firemní poradu?

Důležité je naplánovat vhodné místo a čas jejího konání. Dále je třeba určit osobu, která poradu vede a věnuje se přípravě programu jednání. Všichni její účastníci by měli být dopředu informováni, o čem se bude jednat, a to zejména tehdy, pokud se očekává k určitému bodu diskuse.

Dá se říci, kolik pracovníků by se mělo porady účastnit, aby byla efektivní?

Záleží vždy na konkrétním důvodu a účelu porady. Pokud je porada pouze informativní a nečeká se žádná zpětná vazba od účastníků, může být jejich počet samozřejmě vyšší než v případě, kdy se má řešit problém nebo dojít k nějakému rozhodnutí. V tomto případě by se nemělo účastnit více než deset pracovníků.

Kdo by měl poradu vést a jaké by k tomu měl mít předpoklady?

Většinou to bývá vedoucí pracovník - například ředitel nebo vedoucí oddělení. Ale pokud jednání probíhá na určité téma, může to být i jiný pracovník, který má o dané problematice nejvíce informací, a je tedy schopen poradu vést ke konkrétnímu cíli. Určitě by to měl být vždy člověk, který dobře formuluje myšlenky, umí naslouchat, rozvinout diskusi, ale zároveň ji dokáže ve správný čas zastavit a zformulovat závěr.

Můžete shrnout, jak by porada měla celkově vypadat?

Pokud nejde o pravidelně se opakující poradu, měli by být všichni účastníci v dostatečném předstihu pozváni a měli by také být dopředu seznámeni s jejím programem. Ten, kdo jednání vede, by měl zajistit, aby se začalo včas podle plánu. Na začátku vlastní porady seznámí vedoucí ostatní účastníky s jejím cílem a začne probírat jednotlivé body dle připraveného programu.

Co udělat pro to, aby se došlo ke konkrétnímu závěru a ten byl uplatněn v praxi?

Je na vedoucím porady, aby dodržel program jednání a debata se neodkláněla k jinému tématu. Pokud je porada delší, jsou vhodné krátké pauzy s přesně stanovenou délkou trvání. Důležité je vést písemné zápisy, ve kterých jsou shrnuty závěry porady a zaznamenány případné úkoly pro jednotlivé účastníky. Zápis by měl potom být všem účastníkům také doručen.