Obrat internetové firmy Seznam.cz se v loňském roce přiblížil jedné miliardě korun. Její zakladatel a předseda představenstva Ivo Lukačovič však nemá vlastní sekretariát ani osobní asistentku. „K ničemu ji nepotřebuji,“ říká. „Komunikuji přímo, kdokoliv mi může zavolat, každý má přístup do mé kanceláře.“
Jak zvládá řídit společnost, ve které má sedmdesátiprocentní podíl, a ještě zastávat úkoly, jež má jinde na starosti administrativní personál? „Před půl rokem jsem výkonné řízení firmy předal kolegovi. Ten ale asistentku také nemá.“ Principem je dobré rozdělení úkolů mezi členy vedení, kteří se v jednotlivých organizačních činnostech doplňují.
Schůzky jsou ztráta času
Netradiční způsob komunikace s obchodními partnery a klienty zvolil Radim Jančura, majitel společností Student Agency a Orbix. „Se mnou jako ředitelem se nedá sejít, jsem pouze na e-mailu a na telefonu. Když chce někdo schůzku, musí mi telefonicky sdělit, co má na srdci, a já mu přidělím manažera, který se s ním setká,“ vysvětluje, proč se manažeři v jeho firmách obejdou bez osobních asistentek, které by jim plánovaly schůzky.
Kde bere Jančura čas na tuto administrativu? Získává ho třeba právě tím, že na schůzky posílá ostatní manažery. „Obchodní schůzka je pro mě ztráta času. Ten mi pak zůstává i na kontrolu kvality a vymýšlení nových projektů,“ tvrdí.
POZOR NA TYKÁNÍ:Napište řediteli
Kvalitu služeb zákazníkům kontroluje i pomocí webových stránek svých společností, jejichž návštěvníci mohou kliknout přímo na odkaz: Napište řediteli. „Tam sám odpovídám na všechny stížnosti. Odepisování na jiné e-maily a třídění pošty už ale provádí někdo jiný,“ přibližuje Jančura.
Jeho snaha o přímou komunikaci slouží také jako prevence. „Každý ze 750 zaměstnanců ví, že v případě stížnosti má klient právo získat mobil na mě nebo mi může napsat na e-mail. Dobrý zaměstnanec to většinou nedopustí a snaží se buď nechybovat, nebo svou chybu,vyžehlit‘, aby stížnost či pochybení neprosákly na povrch. Díky tomu se na můj mobil dostane maximálně jedna stížnost za čtrnáct dnů. Ročně přitom obsloužíme přes tři miliony klientů.“
Volného času je dost
I ve společnosti Heger & Partner, která se zabývá personálném poradenstvím, zajišťuje většinu administrativních a organizačních činností přímo její jednatel Martin Heger. Mobilní telefon, jehož číslo najdete na internetových stránkách společnosti, zvedá zásadně sám. „Úplně jsem odboural věty:,Můžu nechat vzkaz?‘ a,Proč chcete s panem jednatelem mluvit?‘“ říká s úsměvem. Sám si domlouvá pracovní schůzky, organizuje čas a oslovuje možné budoucí klienty.
To, že manažer nemůže takové vytížení vedle svých řídících povinností stíhat, považuje Martin Heger za mýtus. „Když se zbavíte všech aktivit, které jsou zcela neefektivní, zbude vám tolik volného času, že nebudete vědět co s ním,“ tvrdí. „Doba velmi pokročila. E-mail, hlasové schránky, SMS - to všechno jsou využitelné komunikační cesty. Není proto problém sehnat každého hned a cokoli s ním dohodnout.“
Martin Heger rád říká, že řízením společnosti bez osobní asistentky jde ve šlépějích šéfa Microsoftu Billa Gatese. „Byl jsem překvapen, že ani on nemá vlastní asistentku, a kdo chce, může mu zavolat.“ Když měl na jedné konferenci možnost položit Billu Gatesovi dvě otázky, zeptal se ho i na to, jak všechny své povinnosti bez asistentky stíhá. „Dostal jsem zajímavou odpověď:,Víte, kolik času ušetřím, když mi nikdo nemusí vyřizovat vzkazy, přepojovat mě, nebo dokonce rozhodovat, co je pro mě důležité a co ne? Vždy jsem byl pro přímou komunikaci, a pokud chci s někým mluvit, také nechci slyšet jeho asistentku!‘“
