Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Hrubky, emoce, špatný pozdrav. Vyhněte se hloupým chybám v e-mailu

aktualizováno 
E-mail je ve většině zaměstnání komunikačním prostředkem číslo jedna. S jeho častým používáním však přibývá také trapasů. Jak předejít nejčastějších chybám v elektronické poště, radí psycholog Dalibor Špok.

Nejtrapnější řešení trapasu je předstírat, že se z naší strany žádná chyba rozhodně nestala. Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

1Přepošleme něco, co není určeno adresátovi

Poté, co si s kolegou e-mailem vyměníme několik vtipů a osobních názorů, přepošleme ho jiné osobě a zapomeneme, že celá oblast konverzace pod zprávou jí nebyla v žádném případě určena.

Obrana je jednoduchá: nepoužívejte vůbec funkci přeposílání. Odstraňte z aplikace toto tlačítko. Pokud potřebujete komukoli přeposlat jakoukoli část e-mailu, prostě ji zkopírujte. Pokud budete potřebovat přeposlat přílohu, přetáhněte ji myší do nové zprávy.

Nikdy nepřidávejte na již probíhající konverzaci další adresáty. Můžete zapomenout, co vše již e-mail obsahuje. Váš adresát si nemusí všimnout, že je zde nový příjemce, a svůj text nepřizpůsobí. Pokud je potřeba, raději založte novou e-mailovou zprávu a důležité vkopírujte. 

2Zapomínáme vkládat přílohy či psát předmět e-mailu

Riziko této chyby snížíme tím, že vyplňujeme e-mail přesně v pořadí toho, na co nejčastěji zapomínáme: nejprve vložíme přílohu (nebo konstatujeme, že žádná není), potom napíšeme předmět a až poté text.

3Náhodně odešleme rozepsanou zprávu

Adresáta zadávejme až jako poslední údaj. Pokud se jedná o odpověď na příchozí e-mail, kde je příjemce už vyplněný, pak doporučuji zrušit klávesovou zkratku pro rychlé odeslání, neboť nejčastěji e-mail náhodně odešleme právě takto.

Můžeme si také nainstalovat zpožďovače odchozí pošty, které skutečné odeslání zdrží o interval, jejž si nastavíme. Tento trik využijeme i při trapné situaci, kdy odešleme klíčovou zprávu a vzápětí si uvědomíme, že jsme popletli adresáta nebo text.

4Překlepy a chyby

Jak psát e-mail

  • Předmět zprávy má příjemce zaujmout a má být výstižný.
  • Nepleťte si pole kopie a komu, podle toho je jasné, od koho očekáváte odpověď a komu dáváte obsah jen na vědomí.
  • Posíláte-li mail skupině adresátů, kteří se neznají, vložte adresy do skryté kopie.
  • Formátování textu je dobré, užívejte číslování, odrážek, barev a velikostí písma. 
  • Pamatujte, podpis je vizitkou. Nejčastěji bývá na začátku řádku vlevo, pravidlo není stanoveno. 

Zdroj: Gopas

Zapněme kontrolu pravopisu, ale rozhodně vypněme automatické opravy. Pokud kopírujeme část textu z jiného e-mailu, buďme obzvláště pozorní, zda nebyl adresován osobě jiného pohlaví či neobsahuje nějaké nepatřičné údaje, abyste neudělali faux-pas.

Vytváříte-li šablony textů pro opakované použití, nepoužívejte v nich jazyk specifický pro rod adresáta („Pokud nemůžete e-mail najít“ je lepší formulace než „Pokud jste e-mail neobdržel/a“ apod.).

Seznamte se ideálně se základy internetové etikety, tím se vyřeší záhada, proč zákazníci nereagují na váš obchodní e-mail s oslovením „Vážení“ a nejsou si jisti, zda si děláte legraci, loučíte-li se takřka prvorepublikově „S dokonalou úctou“.

5E-mail přehlédneme a nereagujeme na něj

Vytvořte si jednoduchá pravidla: Přesunujte všechny vyřízené zprávy z doručené pošty jinam. Označte nebo přesuňte do speciální složky e-maily, které jste již četli, ale jejichž vyřízení vám bude chvíli trvat. Doručenou poštu i tuto složku „K vyřízení“ pravidelně kontrolujte. Můžete si stanovit maximální počet e-mailů, který si v těchto složkách povolíte. Když je jich víc, musíte konat: něco vymazat, přesunout jinam, rychle odpovědět, delegovat apod.

6Odpovíme emotivně a litujeme toho

Nikdy ihned neodpovídejte na e-mail, který ve vás vzbudil negativní pocity. Čím větší je vaše emoce, tím déle odložte odpověď. Je-li to možné, neřešte zásadnější spor e-mailem, využijte telefonické nebo osobní komunikace. V e-mailových zprávách nedokážeme číst nuance emocí a mnohoznačné významy slov. Může se proto stát, že věty pochopíme nesprávně a naší emotivní reakcí způsobíme údiv druhé strany.

7Nestíháme reagovat

Nečekejte na netrpělivé urgence. Rozešlete krátkou odpověď na všechny nevyřízené zprávy typu: „Omlouvám se za zpoždění, bohužel musím vyřídit spoustu e-mailů.“ Adresát ví, na čem je, a to je lepší, než když nedostane reakci žádnou.

Povede-li se nám jakýkoli e-mailový trapas, napravme jej osobní komunikací (nebo telefonicky), omluvou, otevřeným konstatováním „to je tedy trapas“. Jsme-li na opačné straně, obraťme věc v humor. Nejtrapnější řešení trapasu je totiž předstírat, že se z naší strany žádná chyba rozhodně nestala.

Autor:

ASE, s.r.o.
Technik řídících systémů

ASE, s.r.o.
Hl. m. Praha, Středočeský kraj, Plzeňský kraj
nabízený plat: 30 000 - 35 000 Kč

Najdete na iDNES.cz



mobilní verze
© 1999–2016 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je součástí koncernu AGROFERT ovládaného Ing. Andrejem Babišem.