Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Hrubky, emoce, špatný pozdrav. Vyhněte se hloupým chybám v e-mailu

aktualizováno 
E-mail je ve většině zaměstnání komunikačním prostředkem číslo jedna. S jeho častým používáním však přibývá také trapasů. Jak předejít nejčastějších chybám v elektronické poště, radí psycholog Dalibor Špok.

Nejtrapnější řešení trapasu je předstírat, že se z naší strany žádná chyba rozhodně nestala. Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

1Přepošleme něco, co není určeno adresátovi

Poté, co si s kolegou e-mailem vyměníme několik vtipů a osobních názorů, přepošleme ho jiné osobě a zapomeneme, že celá oblast konverzace pod zprávou jí nebyla v žádném případě určena.

Obrana je jednoduchá: nepoužívejte vůbec funkci přeposílání. Odstraňte z aplikace toto tlačítko. Pokud potřebujete komukoli přeposlat jakoukoli část e-mailu, prostě ji zkopírujte. Pokud budete potřebovat přeposlat přílohu, přetáhněte ji myší do nové zprávy.

Nikdy nepřidávejte na již probíhající konverzaci další adresáty. Můžete zapomenout, co vše již e-mail obsahuje. Váš adresát si nemusí všimnout, že je zde nový příjemce, a svůj text nepřizpůsobí. Pokud je potřeba, raději založte novou e-mailovou zprávu a důležité vkopírujte. 

2Zapomínáme vkládat přílohy či psát předmět e-mailu

Riziko této chyby snížíme tím, že vyplňujeme e-mail přesně v pořadí toho, na co nejčastěji zapomínáme: nejprve vložíme přílohu (nebo konstatujeme, že žádná není), potom napíšeme předmět a až poté text.

3Náhodně odešleme rozepsanou zprávu

Adresáta zadávejme až jako poslední údaj. Pokud se jedná o odpověď na příchozí e-mail, kde je příjemce už vyplněný, pak doporučuji zrušit klávesovou zkratku pro rychlé odeslání, neboť nejčastěji e-mail náhodně odešleme právě takto.

Můžeme si také nainstalovat zpožďovače odchozí pošty, které skutečné odeslání zdrží o interval, jejž si nastavíme. Tento trik využijeme i při trapné situaci, kdy odešleme klíčovou zprávu a vzápětí si uvědomíme, že jsme popletli adresáta nebo text.

4Překlepy a chyby

Jak psát e-mail

  • Předmět zprávy má příjemce zaujmout a má být výstižný.
  • Nepleťte si pole kopie a komu, podle toho je jasné, od koho očekáváte odpověď a komu dáváte obsah jen na vědomí.
  • Posíláte-li mail skupině adresátů, kteří se neznají, vložte adresy do skryté kopie.
  • Formátování textu je dobré, užívejte číslování, odrážek, barev a velikostí písma. 
  • Pamatujte, podpis je vizitkou. Nejčastěji bývá na začátku řádku vlevo, pravidlo není stanoveno. 

Zdroj: Gopas

Zapněme kontrolu pravopisu, ale rozhodně vypněme automatické opravy. Pokud kopírujeme část textu z jiného e-mailu, buďme obzvláště pozorní, zda nebyl adresován osobě jiného pohlaví či neobsahuje nějaké nepatřičné údaje, abyste neudělali faux-pas.

Vytváříte-li šablony textů pro opakované použití, nepoužívejte v nich jazyk specifický pro rod adresáta („Pokud nemůžete e-mail najít“ je lepší formulace než „Pokud jste e-mail neobdržel/a“ apod.).

Seznamte se ideálně se základy internetové etikety, tím se vyřeší záhada, proč zákazníci nereagují na váš obchodní e-mail s oslovením „Vážení“ a nejsou si jisti, zda si děláte legraci, loučíte-li se takřka prvorepublikově „S dokonalou úctou“.

5E-mail přehlédneme a nereagujeme na něj

Vytvořte si jednoduchá pravidla: Přesunujte všechny vyřízené zprávy z doručené pošty jinam. Označte nebo přesuňte do speciální složky e-maily, které jste již četli, ale jejichž vyřízení vám bude chvíli trvat. Doručenou poštu i tuto složku „K vyřízení“ pravidelně kontrolujte. Můžete si stanovit maximální počet e-mailů, který si v těchto složkách povolíte. Když je jich víc, musíte konat: něco vymazat, přesunout jinam, rychle odpovědět, delegovat apod.

6Odpovíme emotivně a litujeme toho

Nikdy ihned neodpovídejte na e-mail, který ve vás vzbudil negativní pocity. Čím větší je vaše emoce, tím déle odložte odpověď. Je-li to možné, neřešte zásadnější spor e-mailem, využijte telefonické nebo osobní komunikace. V e-mailových zprávách nedokážeme číst nuance emocí a mnohoznačné významy slov. Může se proto stát, že věty pochopíme nesprávně a naší emotivní reakcí způsobíme údiv druhé strany.

7Nestíháme reagovat

Nečekejte na netrpělivé urgence. Rozešlete krátkou odpověď na všechny nevyřízené zprávy typu: „Omlouvám se za zpoždění, bohužel musím vyřídit spoustu e-mailů.“ Adresát ví, na čem je, a to je lepší, než když nedostane reakci žádnou.

Povede-li se nám jakýkoli e-mailový trapas, napravme jej osobní komunikací (nebo telefonicky), omluvou, otevřeným konstatováním „to je tedy trapas“. Jsme-li na opačné straně, obraťme věc v humor. Nejtrapnější řešení trapasu je totiž předstírat, že se z naší strany žádná chyba rozhodně nestala.

Autor:


Hlavní zprávy

Další z rubriky

Vladimír List
Průbojný profesor elektrifikoval Československo, metro chtěl již před válkou

Vladimír List byl univerzitním profesorem na České vysoké škole technické v Brně a inženýrem elektrotechniky, který se výraznou měrou zasloužil o elektrifikaci...  celý článek

Ilustrační snímek
Vybalancujte čas mezi prací a soukromím. Psycholog radí, jak na to

Věnovat se naplno práci a osobní život potlačit na minimum? Nebo brát zaměstnání jen jako nutnost a žít až večer s rodinou? Ani jedno není správně. Je třeba...  celý článek

Alex Craffonara
Byl u nás Murdoch či princ Albert, říká šéf luxusní horské restaurace

V nadmořské výšce dvou tisíc metrů servírují mořské plody, zvou ty nejznámější DJ a zdejší večírky jsou vyhlášené tak, že sem jezdí celebrity z celého světa....  celý článek

DUMREALIT
Nový obor podnikání - majitel nové pobočky

DUMREALIT
Praha, Jihočeský kraj, Jihomoravský kraj, Karlovarský kraj, Královéhradecký kraj, Liberecký kraj, Moravskoslezský kraj, Olomoucký kraj, Pardubický kraj, Plzeňský kraj, Středočeský kraj, Ústecký kraj, Kraj Vysočina, Zlínský kraj

Najdete na iDNES.cz



mobilní verze
© 1999–2017 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je členem koncernu AGROFERT.