Náležitosti, které musí obsahovat, jsou vyjmenovány v zákoně (v § 12 odst. 5). Zákon stanoví ještě povinnost vystavit doklad podobný dokladu o použití v případech, kdy se při opravě základu daně nevystavuje daňový dobropis. Jedná se o prodej neplátci daně a následnou změnu původní ceny (opravu základu daně).
Daňovým dokladem pro účely odpočtu je i jízdenka na vlak, autobus, popř. jiný doklad vystavený při hromadné přepravě osob. Podmínkou je, že na jízdence musí být uvedeno obchodní jméno dopravce a cena včetně daně. Daňovým dokladem může být i splátkový kalendář, a to nejen u smluv o finančním leasingu, ale i u jiných nájemních smluv (např. operativní leasing, nájemné za nebytové prostory). Podmínkou je, že tento splátkový kalendář se uvádí v každém soupise daňových dokladů v příslušném zdaňovacím období, kterého se týká, a musí obsahovat náležitosti běžného daňového dokladu (viz § 12 odst. 2 zákona). Tato možnost značně zjednodušuje administrativu.
V praxi často dochází k tomu, že na splátky nájemného je vystaven splátkový kalendář a ještě jsou zasílány faktury. Může se jednat o případy, že faktura je vystavena před uskutečněním zdanitelného plnění a slouží pouze jako „výzva” k zaplacení (tj. slouží pro zaúčtování). Daňovým dokladem pro účely DPH je splátkový kalendář, který pak musí obsahovat veškeré náležitosti daňového dokladu; podkladem pro účtování bude splátkový kalendář, který neobsahuje náležitosti daňového dokladu a daňovým dokladem pro účely DPH bude faktura. V těchto případech je třeba mít na zřeteli, že faktura − daňový doklad nesmí být vystavena před uskutečněním zdanitelného plnění (tj. nesmí být vystavena přede dnem uvedeným ve smlouvě).
Pokud je konána dražba na základě exekučního řízení a tato dražba je prováděna státním orgánem, vystavuje tento státní orgán doklad o zaplacení, který plní, pro účely odpočtu daně, funkci daňového dokladu. Státní orgán bude vystavovat tyto „daňové doklady“ pouze v případech, kdy se draží majetek plátce daně.
Zákon připouští ještě další výjimku z daňových dokladů. Jedná se o legální porušení zásady, že plátce plátci musí vždy vystavit daňový doklad. Tato výjimka se však vztahuje pouze pro nákup a prodej služeb určených pro kompletaci služeb cestovního ruchu a pro plátce, který tyto služby nakupuje a prodává. Jde-li o služby nakoupené v zahraničí nebo i v tuzemsku, které jsou určeny ke kompletaci zájezdů apod., nemusí plátce vystavit daňový doklad se všemi náležitostmi. Stačí, vystaví-li doklad o zaplacení s náležitostmi uvedenými v § 12 odst. 10 zákona s poznámkou, že cena obsahuje daň. Avšak plátce, kterému je takovýto doklad vystaven, nemá pro účely odpočtu daňový doklad a nemá nárok na odpočet daně, ale na druhé straně tyto služby jednou zdaněné pak již dále nezdaňuje (viz § 17 odst. 6).
Daňový dobropis a vrubopis
Daňový dobropis či vrubopis je daňovým dokladem a vystavuje se při dodatečném snížení či zvýšení ceny (pouze z důvodů uvedených v § 15 zákona) na základě sjednaných kvalitativních či dodacích podmínek, při vrácení zboží nebo u cestovních kanceláří při změně poměru cen. Náležitosti daňového dobropisu a vrubopisu jsou téměř shodné s náležitostmi běžného daňového dokladu.
Na daňovém dobropise nebo vrubopise se musí uvádět i číslo původního daňového dokladu. Pokud se oprava týká více zdanitelných plnění a daňový dobropis (vrubopis) je vystaven jeden, musí obsahovat čísla všech původních daňových dokladů, kterých se oprava týká.
Daňový dobropis a vrubopis plátce vystavuje ke dni, kdy byla provedena oprava základu daně. Na jeho základě pak kupující uplatní zvýšení či snížení odpočtu daně (viz kap. 2.10). Daňový dobropis nebo vrubopis nelze použít k opravám chybné sazby daně.
Opravný daňový doklad
Opravný daňový doklad slouží k opravě chybné sazby daně, ale pouze v případě, že zákon opravu chybné sazby daně ukládá. Opravu chybně použité sazby daně plátce provede pouze v případech, kdy chybou došlo ke zkrácení daňové povinnosti (např. byla chybně použita sazba daně 5 %, přičemž správná sazba daně byla 22 %). Opravný daňový doklad však lze vystavit pouze do tří let od uskutečnění zdanitelného plnění.
