Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Další schůze, na které se nic nevyřešilo

  10:04aktualizováno  10:04
Podle některých studií stráví na firemních jednáních průměrný manažer čtvrtinu svého pracovního dne, ředitel velké společnosti více než polovinu. Dost na to, aby z takových jednání odcházeli s pocitem, že se stejně nic nevyřešilo. Jak dosáhnout lepšího výsledku?

Zaměstnanci odcházejí zdlouhé firemní porady mírně znuděni, nicméně spokojeni, že pro ně zůstává vše při starém. Šéf se přitom cítí čím dál víc frustrovaný. Je na čase, aby změnil přístup.

Porady by měly být podle ředitelky personální společnosti Adecco Ludmily Schaferové nástrojem účelné komunikace, která zajistí, že se informace dostávají shora dolů a opačně. "Schůze mají výhodu osobního kontaktu ­ jsme lidé, a tak je pro nás tento kontakt důležitý," dodává.

Rozhodující je záměr

První krok k úspěšné poradě vede přes rozeznání jejího pravého záměru. Jemu manažer podřídí přípravu a způsob vedení porady. Luděk Pfeifer ze společnosti manažerského poradenství M.C. Triton poznamenává, že se osvědčuje rozlišovat alespoň tři hlavní typy porad:

1. strategická jednání (přijetí koncepčních a dlouhodobých rozhodnutí),
2. řešitelské workshopy (nalezení aktuálních řešení a postupů),
3. informační setkání (briefingy, účelem je sdílení informací a výměna názorů).

Podstatné přitom je nesměšovat účel, typ porady. Klíčem k efektivním poradám je práce v promyšlené logice a struktuře porad v rámci celé firmy. "Páteř tvoří jedno až čtyři strategická jednání vrcholového managementu ročně. Jedno z nich bývá kombinováno s co nejširším, často výjezdním setkáním pracovníků. Navazují workshopy důležitých manažerských nebo projektových týmů. Briefingy mají být zárukou otevřené a četné vertikální komunikace v organizaci," říká Luděk Pfeifer.

Klíč k úspěchu ­ důkladná příprava

Než vedoucí svolá schůzi, měl by stanovit nejen její cíle, ale sepsat v bodech její konkrétní program i s časovým vymezením pro každý z nich. Dále určí okruh účastníků, vybere vhodné místo i čas a rozešle pozvánky. První minuty zahájení schůze věnuje informaci nejen o jejím smyslu, ale i o tom, k čemu by se jednání mělo dobrat. "Hříchem vedoucího porady je odbíhat od tématu, připustit bezbřehost a průtahy diskusí," říká Luděk Pfeifer.

Mnoho manažerů také hned přeskakuje k řešení, aniž se s ostatními účastníky schůze shodnou na podstatě problému. Proto je dobré jej společně rozebrat a domluvit se na měřítku, podle něhož bude určena závažnost možných řešení. Čas schůze by měl počítat s výstupy jednotlivých účastníků, kteří mají k problému co říci. Pozor však na zákulisní rivalitu a střet silných osobností při řešení konfliktu. Správný manažer dbá na stanovení a dodržování mezí, které ve vypjaté situaci již nelze překročit.

Co je psáno, to je dáno

První, čeho si zaměstnanci všímají, je, zda si šéf poznamenává, jaký úkol komu zadal. Dobrá práce s výstupy z porady proto začíná zápisem ­ konkrétním, s jasnými a měřitelnými úkoly, se zadáním osobní odpovědnosti a termíny. Důležité je ověřit splnění cílů porady a stanovit způsob kontroly přijatých rozhodnutí a akcí. "Poznámky a písemné výstupy jsou důležité. Statistiky toho, co jsme schopni si bez poznámek zapamatovat, jsou obecně známé a dokumentují zřetelně jejich potřebnost," říká Ludmila Schaferová.

I kontrola praktické realizace výstupů z porady je nezbytná pro dobrou funkci podniku ­ jen tak je možné monitorovat úspěšnost, provádět včas korektury, jsou-li zapotřebí. "Sledování efektů porad jako poměru hodnoty výstupů a hodnoty času účastníků dramaticky změnilo přístup k jejich přípravě a vedení firemních jednání. Výsledkem byl čtyřiceti procentní nárůst efektivity porad," popisuje zkušenost z praxe Luděk Pfeifer.

Někdy je schůze zbytečná

Pokud vedoucí pracovník potřebuje projednat nějaký problém s úzkým okruhem lidí, je zbytečné k tomu svolávat celé oddělení. Jednání mezi několika páry očí bývají méně formální a šéf se obyčejně více o svých podřízených "doví". Schůzky mezi čtyřma očima jsou také vhodné v případě, že hrozí, že vícečlenné jednání ovládne osobní konflikt. Je dobré promyslet, zda záležitost nelze vyřešit jenom e-mailem či telefonátem, a vyhnout se tak pro obě strany zdržujícímu osobnímu setkání. Touto cestou však rozhodně není dobré zaměstnance kárat či řešit nějaký pracovní přestupek.

Téma-související článek najdete zde.


 

Autor:


Hlavní zprávy

Další z rubriky

Ilustrační snímek
Oddlužovacím „šmejdům“ odzvonilo. Platí změny v osobních bankrotech

Dluhy řeší osobním bankrotem každý rok přes 20 tisíc Čechů. Většina z nich si nedokáže poradit s žádostí o oddlužení, a tak využívá služeb speciálních agentur....  celý článek

Simone Giovannozzi
Netradiční zaměstnání: Se psy hledá lanýže a slušně vydělává

Říkají mu Simone Tartufi, tedy Simone Lanýž. To proto, že se živí prodejem aromatických hub. Dodává lanýže do špičkových italských, francouzských, německých...  celý článek

Ilustrační snímek
Trend: trh práce se mění, teď si lidé vybírají firmy. Co je láká?

Rekordně nízká nezaměstnanost v České republice má i odvrácenou tvář. Na trhu práce prakticky nejsou „volní“ lidé. Získat a především si pak talentované...  celý článek

Další nabídka

Kurzy.cz

Odhalen největší finanční podvod na světě?
Odhalen největší finanční podvod na světě?

Jedna studie Fedu z roku 2009 tvrdila, že 60 % všech hypoték bylo provázáno se sazbou LIBOR. Před lety jsme zjistili, ž... celý článek

Najdete na iDNES.cz



mobilní verze
© 1999–2017 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je členem koncernu AGROFERT.