1. Nenechávejte snižování daní na poslední chvíli
"Vměstnávat jakékoli náklady do účetnictví před koncem roku je nešťastné. Běžný postup kontroly z finančního úřadu je totiž často stále stejný: úředníci vezmou do ruky jako první faktury z ledna, u nichž zjišťují, zda to nejsou zapomenuté účetní doklady z předchozího roku, a faktury z listopadu a prosince, které zavánějí urputným snižováním základu daně," varuje daňová poradkyně Blanka Štarmanová ze společnosti TaxVision. Pokud existuje sporný náklad, o kterém podnikatel nechce diskutovat, je rozumné a o 50 procent bezpečnější, ho nezařazovat do účetnictví v posledním kvartálu.
2. Výdaje musíte ekonomicky zdůvodnit
Základní pravidlo při účtování zdanitelných nákladů zní: podnikatel musí být schopen zdůvodnit jeho stoprocentní využití pro byznys. Nákup tří notebooků ve firmě s pěti zaměstnanci je v pořádku, opačný poměr pěti notebooků pro tři zaměstnance již budete muset vysvětlovat.
"I tato na první pohled nelogická situace však může mít srozumitelné vysvětlení a být uznatelná finančním úřadem. Například když prokážete, že jste notebooky nakupovali v předvánočních slevách pro nové zaměstnance, kteří nastoupí v lednu," popisuje Blanka Štarmanová. Stejně je třeba přistupovat k účtování kancelářského vybavení nebo zařízení firmy.
Pokud pořídíte na náklady společnosti lednici, kterou máte doma a ne v kanceláři, nikdo vám neuvěří, že ji stoprocentně využíváte k pracovním účelům. "Naopak vysvětlení s reálným základem finanční úřad nijak nerozporuje. Ale pozor, zjevně smyšlené historky, které lze těžko vyvrátit, kontroloři sice přijmou, ale pozornost pak obrátí k jiným záležitostem, které prověří o to důkladněji," upozorňuje daňová poradkyně.
3. Pracovní oděv musí být označen
Podle zkušeností daňových odborníků je u živnostníků a menších firem velmi častá snaha odečíst ze základu daně nákup společenského oděvu. Přestože obleky a kostýmky nosí převážně během pracovního dne, je nepravděpodobné a nemohou prokázat, že je nepoužívají při soukromých akcích, třeba návštěvě divadla a jiných příležitostech.
"Pracovní oděv musí podle zákona obsahovat firemní logo. Takže pokud je na kapse obleku vyšitý emblém společnosti, je jasné, že se jedná o pracovní oděv a i mimo firmu jí dělá reklamu, jde o pozitivní vliv na podnikání a stoprocentní využití pro byznys. Můžeme ho tedy odečíst ve stoprocentní výši," říká Blanka Štarmanová a doporučuje u klasického formálního oblečení účtovat maximálně 50 procent nákladu. Samozřejmě pouze u profesí, které formální pracovní oděv potřebují.
4. Dovolená není služební cesta
Dalším oblíbeným omylem podnikatelů je skrývání rodinné dovolené pod roušku služebních cest. "Je zřejmé, že majitel tuzemské IT firmy s ryze českými zákazníky let do Keni s manželkou a dětmi na náklady společnosti nijak neobhájí. Pokud už skutečně jede na služební cestu a bere s sebou rodinu, účty by měl striktně oddělovat," upozorňuje Blanka Štarmanová.
Ideálním nástrojem k optimalizaci daní je pro společnosti s ručením omezeným a jiné podnikatelské subjekty možnost přispívat zaměstnancům na dovolenou až do výše 20 tisíc korun ročně. Oblíbené vánoční bonusy sice spadají do nedaňových nákladů, přesto jsou zdaněné výhodněji než běžná výplata mezd.
Navíc jsou tyto příspěvky snadno použitelné i pro rodinné příslušníky, jelikož se vztahují na všechny zaměstnance, tedy například i na manželku či dceru, které mají s majitelem společnosti uzavřenou dohodu o provedení práce.
5. Daňař vás může zachránit před pokutou
Když vám finanční úřad neuzná daňový náklad, dopočte a doměří vám zpětně daňové povinnosti podle upraveného daňového základu. K tomu zaplatíte ještě úroky z prodlení a penále za zjištění nedostatku, na který se přišlo při daňové kontrole.
"Penále činí striktně 20 procent z doměřené částky, tedy z dopočteného rozdílu. I když je podnikatel ve ztrátě, dostane penále jedno procento z doměřeného rozdílu na daňové ztrátě," vypočítává Blanka Štarmanová.
Samotná daňová kontrola je pro podnikatele nepříjemná. Úředníci nemohou rozumět každému podnikání a ani nerozumí, takže celý proces byznysmeny velmi zdržuje. Podle daňových poradců je tak mnohem jednodušší vyhnout se návštěvě z finančního úřadu podáním bezchybného přiznání.
