Diskutovat? Ano. Něco vyřešit? Ani ne

Řada zaměstnanců má pocit, že firemní porady jsou zbytečné. Nic se na nich neřeší. Když už padnou připomínky, které jsou navíc uznány za opodstatněné, máloco se do příště změní. Kdo za to může? Ten, kdo poradu vede.

Pokolikáté už zaznělo po firemní poradě povzdechnutí: To zase bylo... Pár lidí se tu předvedlo a ostatní tu byli zbytečně. "Často se o poradách hovoří jako o ztrátě času. Bývají pro účastníky nudné, nekonkrétní. Z jejich pohledu nic neřeší a mnohdy slouží jen pro předvádění výřečného vedoucího porady," popisuje zkušenosti Mirek Daněk z poradenské společnosti Openn, která pořádá semináře věnované vedení porad. "Podle našich zkušeností je v českých firmách největším problémem, že zaměstnanci a manažeři nevědí, co je na poradě čeká, jak dlouho bude trvat, a často ani netuší, proč byli pozváni právě oni. Dalším problémem je nepřipravenost účastníků porady na společné setkání a nedodržování toho, co bylo zapsáno," říká Mirek Daněk.

Sejdeme se ve dvě a v co nejmenším počtu

Z výzkumu prováděného v řadě evropských států agenturou Schell Marketing Consulting například vyplývá, že pověst porad je horší, než tomu ve skutečnosti je. Je však pravda, že jsou často neefektivní, pouhou povinností a ztr

Schopnost vést lidi je určitým druhem inteligence. Ne každý šéf je schopný vést úspěšně svůj tým. 

átou času. Výzkum dále zjistil, že porady je lepší svolávat na odpoledne. Optimální doba je kolem 14. hodiny. Efektivita porady je také tím vyšší, čím méně lidí se sejde. Některé porady jsou zbytečné už z toho důvodu, že to, co řeší, šlo vyřídit e-mailem, telefonátem nebo krátkou konzultací s konkrétními pracovníky, aniž by se tím zatěžovali ostatní. "Když šéf dlouhodobě onemocněl, zjistili jsme, že se na spoustě věcí dohodneme během normálního provozu, aniž bychom se kvůli tomu museli všichni scházet. Takže se dá říct, že nikdo zbytečně neztrácel čas problémy jiných," popisuje zkušenost ze svého bývalého zaměstnání programátor Michael Dohnal z Brna. Porady by se také nemělo zneužívat k tomu, aby na ní šéf kritizoval konkrétního zaměstnance. To je lepší udělat mezi čtyřma očima.

Diktátor blokuje aktivitu

Demotivující pro zaměstnance jsou porady sloužící k demonstraci šéfovy vlády. Mluví pouze on, občas rád někomu něco vytkne, zkrátka odehraje si své představení. Navíc pracovníci musí plnit příkazy, aniž se dozvědí, proč jsou právě tyto úkoly tak důležité. "Tohle se stává často. Šéf se pak zlobí, že se lidé porady aktivně neúčastní," říká Blanka Chladová ze společnosti Openn. Je přitom sám proti sobě, protože nevytváří prostor pro užitečné nápady a možná mu to i vyhovuje. Podle Blanky Chladové je pro nalezení nejlepších řešení na poradách ideální, když někdo hlídá její záměr, jiný má roli časoměřiče a další se ptá na možná řešení nebo je umí nabídnout. Tyto role se mohou klidně střídat. Každý tak bude přinucen nestavět se mimo a být aktivní.

Pro rychlost a užitečnost porady

"Porada musí probíhat svižně. Musí řešit konkrétní, předem stanovená témata a

Pět kroků k užitečné poradě

1. Před svoláním porady by si měl šéf stanovit její cíl, sepsat v bodech konkrétní náplň a počítat s určitým časem pro každý bod.
2. Je dobré zahájit poradu informací o jejím smyslu a čeho by se měla dobrat. Shodněte se nejdříve na podstatě problému, než jej začnete řešit.
3. Pokud se někdo příliš odchýlil od tématu, měl by jej vedoucí porady usměrnit.
4. Výstupy z porady je třeba zapsat: zadání úkolů, kdo je splní a do jakého termínu.
5. Je důležité ověřovat splnění cílů porady a určit způsob kontroly nad jejich uvedením do praxe.

zbytečně nezdržovat," říká ředitelka kosmetické společnosti Ryor Eva Štěpánková. Podnikatelka a majitelka bezpečnostní agentury IPO Hana Nováčková podotýká, že pokud má někdo potřebu hovořit i o něčem jiném a hovoří déle, požádá jej po chvilce o stručnost, vymezí mu čas, do kterého musí sdělit, co chce - a dost. Podle ní je někdy užitečné dát prostor pro konkrétní připomínky zvláště novým pracovníkům, kteří dokážou mít nadhled a vidí věci jinak. "Jednou do roka pořádáme výjezdní zasedání, kde je na speciálních poradách místo také pro nadčasové podněty a řešení mezilidských vztahů. Každý může přijít s nějakým podnětem. Mám zkušenost, že tady vznikají nejužitečnější nápady," dodává Nováčková. V neposlední řadě je pak na poradě důležitá přítomnost osoby, která písemně zaznamená, kdo a co má splnit a do jakého termínu. Je potom na vedoucím pracovníkovi, aby důsledně sledoval splnění úkolu a vyhodnotil jej.