Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Fungující podnikový kontrolní systém – policajt na vaší straně

aktualizováno 
Doba, kdy firmy usilovaly pouze o fakturaci výnosů a nic dál je nezajímalo, je snad už definitivně minulostí. Správná firma ví, že obchodní případ je ukončen nikoli zasláním faktury odběrateli (zaúčtováním výnosu), nýbrž jejím zaplacením. S ohledem na stále rostoucí počty transakcí se dnes již žádná velká nebo i střední firma neobejde bez funkčního vnitropodnikového systému. Znáte rizika, před kterými vás vnitropodnikový systém může ochránit?
Hyundai Matrix 1.5 - ukazatel kontrolek

Hyundai Matrix 1.5 - ukazatel kontrolek | foto: Martin DvořákiDNES.cz

Smyslem podnikání je bezesporu vytváření nikoli pouze účetního zisku, nýbrž i odpovídajícího nárůstu finančních prostředků. Stále ještě se můžeme v některých firmách setkat se situací, že firma sice vykazuje účetní zisk, avšak nemá kladný peněžní tok. Pro zachování svojí solventnosti vůči dodavatelům si dokonce musí půjčovat.

Taková firma je zatížena větším podílem nedobytných pohledávek, což není nic jiného než chyba managementu podniku. Zaměřme se na základní chyby, které v oblasti sjednávání obchodních případů a na ně navazujících dalších procesů firmy naprosto zbytečně dělají a podkopávají si vlastní existenci. Rozdělme si tedy celý proces obchodního případu do několika fází (viz tabulka)

  Fáze obchodního případu Rizika
1. krok Uzavření objednávky Evidence, nevhodně nastavené podmínky – dodací, platební atd.
2. krok Uskutečnění plnění Náležitosti dokladu, ztráta, časová prodleva
3. krok Fakturace Chybějící informace, reklamace, úhrady v hotovosti
4. krok Účty odběratelů +inkaso Sledování úhrad, upomínka, soudní vymáhání, opravné položky

Kvalitní objednávka a její vyvážené podmínky – základ úspěšného obchodního případu

Ačkoli to může vypadat nesmyslně, tak vhodně vyjednané podmínky v objednávce zpravidla rozhodují o tom, zda celý obchodní případ skončí úspěšně nebo zda na konci bude buď nedobytná pohledávka nebo reklamace ze strany odběratele.

Co se týče ryze administrativní roviny, tak vnitropodnikový informační systém by měl zajistit především její rychlé vyřízení a zároveň zamezit jejímu eventuálnímu duplicitnímu zaevidování. Velkou výhodou centrální evidence objednávek je přiřazení skutečně jedinečného čísla a zamezení rizika ztráty takové objednávky. Toto ocení zejména podniky, které mají obchodní týmy na různých místech a nemohou spolu přímo komunikovat. Fungující vnitropodnikový systém takové obchodní týmy propojí a přiřadí každé objednávce unikátní číslo.

Vnitropodnikový kontrolní systém by ovšem neměl sloužit pouze k zajištění administrativních chyb (ztráta, zdvojení,…), nýbrž by měl sloužit i jako informační zdroj a kontrolor platebních a dodacích podmínek. Asi by bylo špatné vydat zboží na fakturu odběrateli, který firmě dluží z minulosti výraznou částku a nemá se k placení. V praxi může jít kupříkladu o problematické pohledávky sjednané jiným obchodním zástupcem, v jiném regionu a navíc se může jednat i o jiný prodejní sortiment. Takové informace ovšem obchodník sjednávající daný obchodní případ nemůže sám od sebe vědět.

Má-li ovšem připojení na vhodný informační systém, tak při zadání obchodního jména dlužícího odběratele mu systém buď objednávku automaticky zablokuje nebo ho vyzve ke změně platebních podmínek (např. na stoprocentní záloze před zahájením výroby nebo platbě v hotovosti při vydání zboží).

Dalším problematickým bodem sjednávání obchodního případu jsou dodací podmínky. Prodávající se v objednávce zaručuje, že zboží nebo výrobek dodá ve sjednané lhůtě. Je logické, že případné nedodržení dodacích podmínek může vést k vysokým sankcím nebo dokonce možnosti odstoupit od smlouvy. Stanovená dodací lhůta musí tedy být reálná, což by měl opět posvětit fungující informační systém. Po zadání specifikace sjednávaného produktu by měl systém jednoznačně určit, zda jde o produkt vedený skladem nebo zda bude nutné jej objednat u třetí osoby či jej dokonce vyrobit. Teprve v případě sjednání optimálních dodacích podmínek může systém objednávku posvětit.

Dodací listy a předávací protokoly musí být předány včas k fakturaci
Snahou všech správně fungujících firem je zrychlit dobu končící inkasem vyfakturované částky. V této souvislosti je nutné říct, že jen málokterá firma má takovou tržní sílu, aby si vše při zahájení obchodního případu vykryla zálohovými platbami anebo inkasovala v hotovosti při předání zboží či poskytnutí služby. Zejména velcí odběratelé donutí dodavatele do úvěrování a doby splatnosti můžou dokonce dosáhnout i několik měsíců.

Z toho plyne jednoduché ponaučení ohledně urychlení fakturačního procesu. Uskutečněním plnění bývá nejčastěji buď dodání zboží anebo poskytnutí služby. S ohledem na základní pravidla fungování Zákona o dani z přidané hodnoty může vystavit dodavatel daňový doklad až po uskutečnění plnění a to nejdříve v tento den. Samozřejmě to je ideální varianta, avšak v praxi poměrně obtížně realizovatelná. Problematické je to zejména v těch případech, kdy zboží rozváží k zákazníkovi nějaká specializovaná firma a třeba jej ještě několik dní skladuje v nějakém distribučním skladu. V takovém případě se běžně stává, že se potvrzené dodací listy mohou vrátit k dodavateli nejen v horizontu dnů, ale někdy i týdnů.

Je tedy nutné mít přesnou evidenci zboží, které bylo expedováno a zároveň zajistit si přijetí dodacích listů v co možná nejkratší lhůtě. Zde je vhodné počítat i s tím, že dodávka může být ze strany odběratele reklamována (nebo její část) a ten dodací list v doručené podobě nepodepíše. S ohledem na tyto objektivní problémy lze doporučit každodenní pravidelné monitorování a komunikaci se společností, která dopravu zajišťuje a sbírání informací ohledně těchto dokladů. Pokud by společnost tuto fázi realizace obchodního případu vypustila nebo by si počínala příliš liknavě, pak se jí může lehce stát, že vůbec nevyfakturuje za odvedené zboží či služby.

Pozor na přijaté platby v hotovosti

Jak jsem již uvedl, tak jedním z preventivních opatření zamezujícím riziku nedobytných pohledávek jsou platby v hotovosti. Velmi často jsou takové platby inkasovány ve výdejním místu (nejčastěji sklad), avšak někdy též dochází k přijímání hotovosti u konečného zákazníka (např.řidičem). Zde existuje reálné riziko, že si tu a tam nějakou částku příslušný pracovník ponechá. V tomto ohledu je nutné dbát zvýšenou pozornost na to, aby veškerá přijatá hotovost z poskytnutých plnění se vracela do podnikové pokladny. Základním prvkem takové ochrany je fungující informační systém sledující každodenní výstupy ze skladu, dodací listy a adekvátní příjmy do pokladny.

Co se týče fakturace, tak je především nutné zajistit přísun potřebných informací k osobě vystavující fakturu. Ta bezpodmínečně potřebuje doklad potvrzující plnění (dodací list, předávací protokol), avšak v některých případech si řádná fakturace může vyžádat i další podmínky (splatnost, slevy za objem, skonto apod.)

Sledování inkas plateb je vhodné provázat s odměňováním

Každý obchodník sjednávající obchodní případ by měl být přímo zodpovědný i za úhradu odběratele. Pokud tomu tak není a k úhradě nedojde, pak by měl nést spoluzodpovědnost. Již na začátku článku jsme zmínil, že neuhrazené pohledávky mohou vést i k zániku firmy. Je tedy v zájmu všech lidí pracujících ve firmě, aby k nedobytným pohledávkám nedocházelo. Každý obchodník by měl denně pracovat se svým portfoliem vyfakturovaných obchodních případů a v případě absence inkasa ke dni splatnosti neprodleně kontaktovat protistranu.

Pokud by stále nedocházelo k úhradě, pak by měl přijmout další opatření nejčastěji po dohodě s právním oddělením či finančním ředitelem. Může jím být zpětné vydání zboží, koupě jiného zboží od dlužníka a vzájemný zápočet. Poslední možností bývá soudní vymáhání, které v našich končinách zpravidla nevede k uspokojivému výsledku. Pohledávky po splatnosti mají ještě jednu vazbu. K těmto pohledávkám je totiž možné vytvářet opravné položky a snižovat si o ně daňový základ. Je tedy vhodné, aby se touto oblastí zabýval nejen obchodník, ale i účetní oddělení.

Zavedení kvalitního informačního systému zpravidla naráží na odpor zaměstnanců, neboť se jeho prostřednictvím snadno identifikují chyby jednotlivců. Na druhé straně jeho správná existence zamezí obrovským chybám na všech úrovních řízení a vede ke zlepšení ekonomických výsledků.

Jaký vnitropodnikový kontrolní a informační systém máte zaveden ve vaší firmě? Jste s jeho fungováním spokojeni? Těšíme se na vaše názory.

Autor:


Hlavní zprávy

Další z rubriky

Alex Craffonara
Byl u nás Murdoch či princ Albert, říká šéf luxusní horské restaurace

V nadmořské výšce dvou tisíc metrů servírují mořské plody, zvou ty nejznámější DJ a zdejší večírky jsou vyhlášené tak, že sem jezdí celebrity z celého světa....  celý článek

Ilustrační snímek
Vybalancujte čas mezi prací a soukromím. Psycholog radí, jak na to

Věnovat se naplno práci a osobní život potlačit na minimum? Nebo brát zaměstnání jen jako nutnost a žít až večer s rodinou? Ani jedno není správně. Je třeba...  celý článek

Vladimír List
Průbojný profesor elektrifikoval Československo, metro chtěl již před válkou

Vladimír List byl univerzitním profesorem na České vysoké škole technické v Brně a inženýrem elektrotechniky, který se výraznou měrou zasloužil o elektrifikaci...  celý článek

Najdete na iDNES.cz



mobilní verze
© 1999–2017 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je členem koncernu AGROFERT.