Základním přínosem a smyslem je samozřejmě úspora finančních prostředků, a to zvýšením produktivity práce a úspory času při zpracování dat o docházce. Pomocí docházkového systému získáte například přehled o přítomnosti/nepřítomnosti zaměstnanců, můžete sledovat dochvilnosti při příchodu do práce a předčasných odchodů zaměstnanců ze zaměstnání. Systém automaticky provádí výpočet příplatků, přesčasů, nároků na stravenky, dokonce z něj lze exportovat data do mzdového systému.
Docházkový systém toho umí samozřejmě více – pomocí přístupového systému lze omezit vstup zaměstnanců do vybraných prostor jako jsou sklady, či lze propojit terminály s turnikety, bránami, dveřními zámky.
Na co byste si při koupi systému měli dát pozor?
Pokud uvažujete o zavedení systému, dejte si pozor, aby řešení mělo možnost jednoduchého rozšíření o další docházkové a přístupové terminály a aby měl software možnost fungovat v počítačové síti a umožnit propojení i vzdálených poboček. Zjistěte si, jaká je reakční doba v případě poruchy systému či jaké jsou možnosti získání nových verzí softwaru. A hlavně - systém musí sloužit firmě a ne firma systému.
Hlavní rozdíly v docházkových systémech na našem trhu jsou ve kvalitě programového vybavení. Některé programy umí „jen“ sledovat příchod a odchod do práce a definice a výpočet příplatků (za odpracovanou sobotu, neděli, svátek, noční směna) a přesčasů je pro ně problémem.
Důležitá je také možnost úpravy nasnímaných dat s evidencí provedených změn. Zásadní jsou rozšířené možnosti, jejichž potřebu uživatel zjistí až po podrobné analýze provozu své firmy. Pokud systém tyto možnosti nemá, bude zpracování docházky doprovázeno velkým množstvím ruční práce. Firmy nakupující bez zkušeností a rozboru svých požadavků sklouznou k pouhému přehledu základních vlastností a nevidí mezi systémy v první fázi rozdíly.
Při výběru docházkového systému nehraje hlavní roli velikost firmy, ale požadavky na tento systém. Malá společnost může mít pouze základní požadavky docházkový systém – náhradu za klasické píchačky. Hlavním přínosem tak může být výpočet odpracované doby a sledování času strávených mimo firmu, například u lékaře. Systém by měl být schopen reagovat na růst firmy a měnící se požadavky na zpracování dat bez nutnosti nákupu nového systému.
Co vše pro firmu znamená zavedení systému?
V prvé řadě si firma musí při výběru docházkového systému podrobně upřesnit požadavky na docházkový a přístupový systém a vytvořit si podrobnou analýzu potřeb, zejména si musí ujasnit specifikaci počtu vstupů do firmy. Je dobré si též připravit podklady pro instalaci softwaru a možnosti importů seznamu zaměstnanců a detailní školení všech uživatelů systému na úrovni běžného uživatele až po administrátory systému.
Před ostrým provozem byste měli zavést zkušební provoz, kdy si zaměstnanci „zvyknou“ na novou evidenci docházky a na reálných datech je doladěno nastavení softwaru. Pro provoz systému není v podstatě potřeba žádný další doplňující hardware nebo software v případě, že je ve firmě dostupné PC umožňující běžný provoz kancelářských aplikací.
Jako identifikační médium mohou být v docházkovém systému používány bezkontaktní čipové karty, bezkontaktní přívěsky, kontaktní čipy dallas, karty s magnetickým proužkem, karty s čárovým kódem nebo také biometrické prvky (otisky prstů).
Karty s magnetickým proužkem, karty s čárovým kódem jsou v současné době již na ústupu. V dnešní době převládají docházkové systémy využívající hlavně bezkontaktní snímání (karty a přívěsky s čipem). Své místo a oblibu nachází také biometrické řešení docházkových systémů, u kterých odpadají náklady na ID média. Nevýhodou biometrických systémů je zatím jejich větší finanční náročnost a také nejsou tato zařízení vhodná do všech prostor a provozů. Identifikační karty bývají často v kombinaci s potiskem využívány také jako firemní jmenovky - průkazy.
Systém není nepřítel
Docházkový systém je pro některé „pracovité“ pracovníky „nepřítelem“ a zpočátku se tito zaměstnanci snaží systém nějakým způsobem obelstít, ale zpravidla jsou tyto snahy záhy odhaleny. Jediný možný způsob jak systém obelstít je předání id média kolegovi, který „odpíchne“. Tomu se dá zabránit kombinací docházkového systému s přístupovým systémem – pomocí ID média si zaměstnanec otevírá také dveře do firmy nebo šatny.
Další možností je doplnění systému o kamery, které zaznamenají nepoctivé pokusy systém ošidit. Biometrické systémy možnost „ošidit“ identifikaci vylučují, ale mají bohužel zatím jiné nevýhody. V dalším zpracování dat musí systém samozřejmě zajistit bezpečnost a důkladnou ochranu proti následné nežádoucí manipulaci. V kvalitním programovém vybavení jsou změny v datech o docházce možné tak, aby se chybné záznamy provedené zaměstnanci daly opravit, ale samozřejmě jsou všechny tyto změny sledovány a podle jmen uživatelů registrovány. Uživatel potom musí být schopen tyto zásahy zdůvodnit.
 |
