Rubem tohoto poznatku je skutečnost, že co člověk, to názor, což znamená, že čím více lidí se dohaduje (či radí), tím obtížněji se hledá shoda. V případě, že management nemá jasnou představu, čeho chce poradou docílit, a jen zkrátka nažene lidi na pravidelnou poradu – protože se přece musíme poradit – může se porada snadno zvrhnout v obdobu hospodské debaty, kde si každý mele tu svou, někdo spí v koutě a nikdo nikoho neposlouchá. Výsledkem takto vedené „porady“ je jen zbytečně ztracený čas pro všechny zúčastněné. Přínos je nulový.
Přehlídka ztraceného času
Že porady často nebývají příliš produktivní, dokazuje i průzkum provedený mezi britskými manažery. Výzkumu se podrobily dva tisíce britských manažerů, kterým byla položena otázka, zda se někdy přistihli tzv. myšlenkami jinde. Z odpovědí vyplývá, že každý z nich se alespoň jednou za hodinu zamyslí nad mimopracovními záležitostmi. 48 % z nich pomyslí na sex, 26 na jídlo, 3 % na sportovní aktivity, a to jak aktivní, tak pasivní. U žen je situace opačná – 37 % se soustředí na jídlo, na sex myslí jen 16 % z nich. Jen dvacetina jich myslí na sport.
Zejména v Česku je pevně zakořeněna představa pracovní porady jako povinně nutné ztráty času. Tento zvyk pramení snad z dob budování socialismu, kdy bylo „schůzování“ na denním pořádku. Kdo neměl čárku, měl problém, v reálu se ale nic neřešilo, člověk musel naslouchat jen nesmyslnému žvanění o cílech pětiletky, plnění plánu a o tom, jak se připojí k závěrům XXY. sjezdu KSČ. Od těch dob v nás pravděpodobně zůstalo, že pracovní porada je ze své podstaty povinná zbytečnost.
„Pracovní porady by měly být zajímavé, přínosné a podnětné. Podle průzkumu bývá ve firmách v ČR pracovní porada spíše ztrátou času, a stává se tak demotivujícím prvkem v práci,“ uvádí na svých stránkách agentura Gnostika, zabývající se personálním poradenstvím.
Čas jsou peníze
I porada je svého druhu investicí, proto by se měl ten, kdo ji chce uspořádat, dobře zamyslet nad tím, zda má v konkrétním případě vůbec smysl. Každý z účastníků investuje svůj čas a ten jsou, jak známo, peníze. A nejde jen o ztracený čas. Další ztrátou jsou mzdy účastníků porady. V případě, že je porada zbytečná, jsou i daní pracovníci placeni bez odpovídajícího výkonu. V některých případech, vypláceny speciální příplatky pro účastníky schůzek, které představují až 33 % platu. Kromě toho je třeba přičíst k této sumě i náklady promeškané pracovní doby. Lidé na schůzkách nemohou vykonávat svou běžnou činnost. Navíc se daným účastníkům po dobu porady hromadí i záležitosti, které mohou být urgentní k vyřízení.
V případě špatných porad může navíc docházet k chybným rozhodnutím se závažnými následky. Špatné porady mohou mezi zúčastněnými vést také k poklesu morálky, produktivity práce, k frustraci, zlosti, pasivitě.
Důvodem, proč se porada často mění v přehlídku ztraceného času, je zejména zanedbání přípravy a špatná organizace samotné porady. Problémem je také záliba v příliš dlouhém schůzování – pokud porada trvá déle, než je zdrávo, i ti neodolnější jedinci ztratí zbytky pozornosti. Často také chybí důvod, proč se vůbec na poradu scházíme – porada se pak vyznačuje tím, že vlastně nikdo nechápe, proč se vlastně konala. Chybou je také chybějící fáze vyhodnocení porady.
ZVÝŠIT MZDU,Jak se radit efektivně
Aby porada byla efektivní a přínosná, musí být naplánována. Čím přesněji, tím lépe. Každý kdo pracovní poradu svolává, by se měl soustředit na dodržení jisté struktury přípravy. Předně je nutné určit koordinačního člověka, který de facto schůzku svolává a na nějž mají být směřovány dotazy v případě nejasností. Velmi důležitou informací je pro účastníky datum a čas zahájení a časové udání konce schůzky. Místo konání pak souvisí s účelem a velikostí porady. Významnou informací jsou cíle dané porady. Z nich vyplývá, jaká témata budou probírána, což pro jednající hraje rozhodující roli při zajišťování informací a podkladů. Je také dobré předem oznámit, jaké výsledky jsou od porady očekávány a jaké budou jednotlivé body programu.
Při přípravě porad je třeba být střídmý v tematickém záběru. Pokud je nakousnuto příliš mnoho témat, pozornost se rozmělní, porada se rozplizne a nic se pořádně nedohodne. Lépe je projednávat přesně určený menší počet témat a zároveň si s výběrem témat k projednávání určit i priority. Příliš vhodným pro efektivitu porad není ani jejich pravidelné pořádání, ať už důvod je, či ne. Mnohem lepší je podle odborníků pořádat porady jen v případě, že je to užitečné.
Destruktivní a konstruktivní prvky pracovní porady
Destruktivní prvky
Konstruktivní prvky
- Rozeslání přesných podkladů před poradou.
- Pořádat porady jen v případě, že je to užitečné.
- Zvát jen prospěšné a nutné lidi.
- Určit zapisovatele, který pořídí přesný zápis.
- Jmenovat předsedu, který bude poradu řídit a zajistí možnost zapojit se každému účastníku.
- Precizní udávání časových údajů.
- Určení priorit. Přesné projednání menšího počtu témat.
- Přesné vymezení úkolů spolu s lhůtami na jejich splnění.
- Sumarizace každého bodu.
