Pojedu-li, určím cíl
Důkladně byste si měli promyslet, všechna pro a proti, protože účast na výstavách a veletrzích patří k nejdražším marketingovým aktivitám. Stojí deseti- až statisíce. Měli byste proto důkladně zvážit, zda nelze požadovaných cílů dosáhnout jiným, efektivnějším způsobem. Nicméně, v mnoha případech je účast na výstavě nezastupitelná. Zejména potřebujete-li pro obchodní aktivity úzký osobní kontakt se zákazníky.
A stejně jako u kterékoli jiné marketingové aktivity by měly být také pečlivě určeny cíle účasti. Ty se mohou týkat prezentace firmy, produktů a služeb, potenciálních i stávajících zákazníků nebo i poznání činnosti konkurence. Cíle by měly být velmi konkrétní, měřitelné a jejich splnění vyhodnotitelné. Nastavte si alespoň určitá měřítka. Neurčitý cíl zajistit dobrou návštěvnost stánku nahraďte třeba cílem zajistit takovou návštěvnost, aby místa pro obchodní jednání byla vždy obsazena alespoň ze 75 procent, píše Jiří Bednář na serveru promarketing.cz.
Příprava až rok předem
Podle něj je také důležité pečlivě a v dostatečném předstihu zpracovat harmonogram přípravy na veletrh. Ta může začínat i rok před vlastní akcí. Harmonogram přípravy by měl postihnout veškeré aspekty související s účastí – od komunikace s organizátorem výstavy, realizátorem expozice, agenturami přes množství další organizační práce – přihlášky a objednávky, specifikace vybavení stánku, zajištění ubytování vašich pracovníků, výběr hostesek a další.
Doporučuji harmonogram zpracovávat a jeho plnění kontrolovat nejprve po měsících a v průběhu posledních dvou měsíců před výstavou po týdnech. Nenechávejte přípravu pouze na agenturách či organizátorech výstavy, ale zajímejte se o vše, co s výstavou souvisí. Díky přímé a intenzivní komunikaci můžete často prosadit své představy, a získat tak například lepší umístění stánku, výhodné možnosti další prezentace během výstavy nebo i nižší ceny za výstavní plochu a doprovodné akce.
Motivujte zákazníky
Podle Jiřího Bednáře není dobré spoléhat pouze na propagaci výstavy jejími organizátory. Měli byste si sami na stánek pozvat stávající i potenciální návštěvníky. Zákazníky k návštěvě vhodně motivujte. Vhodný může být například malý dárek, který obdrží při návštěvě stánku apod.
Zákazníky je také dobré si rozdělit do několika skupin – např. na nejvýznamnější, zajímavé, ostatní a potenciální, a pro každou skupinu určit způsob komunikace. Jak před veletrhem, tak během něj. Veletrhů se zúčastní kromě potenciálních zákazníků také další veřejnost, na kterou se často zapomíná. A to je chyba. Měli byste si rozmyslet, jak budete s veřejností komunikovat, i když pro vás nepředstavuje přímé zákazníky.
Vyškolte personál Nejde o nic příliš složitého, ale často se na tuto radu podle Jiřího Bednáře zapomíná. Každý pracovník, který se bude podílet na provozu expozice, by měl být dokonale seznámen s cíli výstavy, vystavovanými exponáty, organizací stánku, s pravidly a standardy provozu, časovým rozvrhem, zásadami práce se zákazníky a pohybu na stánku.
Také propagační materiály je dobré mít v dostatečném množství a v časovém předstihu. Podle zkušeností Jiřího Bednáře se výroba právě těch nejdůležitějších materiálů, které nutně v daném termínu potřebujete, zpravidla z nejrůznějších příčin o nějaký ten den opozdí. Budete-li mít časovou rezervu, nebudete stresováni situací, kdy nemáte zákazníkům během prvního dne výstavy co nabídnout. Buďte také za všech okolností profesionální: k návštěvníkům buďte vstřícní, pozorní a pracujte s úsměvem. Aktivně, ale ne agresivně, oslovujte nové zákazníky, kteří se zastavili nebo jen zaregistrovali váš stánek.
Učte se od ostatních
Ve volnějších chvílích je podle Jiřího Bednáře užitečné si výstavu projít a zhodnotit, jak se prezentuje konkurence a další vystavovatelé. Všímejte si jejich výstavní expozice, nabídky, sdělení návštěvníkům, chování personálu na stánku. Získáte tak mnoho užitečných informací. Způsob jejich prezentace na výstavě často odráží silné i slabé stránky jejich firemní kultury.
Pečlivě také vyhodnoťte svoji účast na výstavě a splnění cílů. Měli byste si položit následující otázky: Jak byly splněny cíle, které jsme si před výstavou dali? Jaké byly silné a slabé stránky naší prezentace? Co bychom příště udělali lépe? Jak jsme obstáli ve srovnání s konkurencí? Mnoho odpovědí na takovéto otázky získáte od zaměstnanců či personálu stánku. Teď už nezbývá, než se rozhodnout, zda se zúčastnit, protože vám účast přinese profit, anebo vyhodnotit, že vám prezentace na výstavě mnoho nepřinese.
