V první řadě je to nábytek. Vhodný nábytek musí být ergonomický a musí umožňovat maximální skladebnost, propojitelnost a flexibilitu. Když už se ale rozhodnete měnit vybavení kanceláře, učiňte tak po komplexní úvaze. Nemělo by stačit udělat jen inventuru nábytku a říct, který kus je třeba vyměnit, co je dobré doplnit. Může to znít nadneseně, ale vybavení kanceláře by mělo vycházet z podnikatelské vize firmy – čeho chce dosáhnout a jaký vývoj ji přitom bude provázet. K tomu je dobré vycházet i z podmínek a požadavků oboru, v němž firma působí.
Různé kategorie nábytku totiž vyjadřují i společenskou úroveň firmy. Jsou společnosti, které již kvůli prestižnosti svého oboru musí mít nábytek vyšší kvality. Patří sem například auditorské společnosti, právnické firmy či poradenské kanceláře. Pro ně se nehodí nábytek z dřevotřísky, ale celodřevěný. Právnické firmy také preferují spíše historický nábytek, který pořizují ze starožitnictví, případně jeho repliky. Velké firmy by také měly dbát, aby byly kvalitně a ve firemním stylu vybaveny předváděcí místnosti, recepce a další prostory. U malých a středních firem zase nevadí, pokud při výběru sáhnou po nábytku z lamino-třískové desky. Existuje již spousta designů, které jsou cenově odstupňované podle fólie.
Ani kočka, ani pes?
Při vybavování kanceláří nábytkem bychom se měli vyvarovat chyb, jichž se podnikatelé a firmy při výběru nábytku dopouštějí. V prvé řadě je to preferování nejlevnějšího nábytku. Odborníci upozorňují na ošidnost takového nákupu. Nejlevnější vydrží kratší dobu. Obzvlášť se nevyplatí levný sedací nábytek, kdy se třeba po krátké době používání vylomí plastové části, ulomí kolečka, prošoupou či potrhají se potahy a podobně. Je proto třeba zvážit míru kvality, estetického vzhledu a svých financí.
Lepší pak je nakupovat třeba po etapách – zejména když se zařizuje několik kanceláří. Je možná také dohoda s jedním dodavatelem, že tento postupný nákup firma uskuteční, přičemž bude chtít co nejvíce zachovat styl. S požadavkem na nízkou cenu je spojena i další chyba. Objevuje se při obměně některých poškozených kusů – například stolu, nejvíce pak asi židlí či kancelářských křesel. Pak dochází k tomu, co lze shrnout takto: nábytek v kanceláři je ve stylu „každý pes, jiná ves“. To samozřejmě na estetickém vzhledu kanceláře nijak nepřidá.
Další nedostatky se pak objevují při dodržování jednotného stylu či ladění vybavení kanceláří s firemní kulturou a firemním designem. Řešením, jak se co nejvíce vyvarovat při vybavování kanceláří chyb, je svěřit se odborníkům. Není třeba hned najímat architektonickou kancelář, každý větší a serióznější dodavatel kancelářského nábytku by měl být schopen tuto službu nabídnout.
Účel nade vše!
Je dobré věnovat dostatečný prostor úvahám a plánování pořízení nového firemního nábytku. Zvážit, jaké prostory chce firma vybavovat. Podle toho by se pak měla rozhodovat mimo jiné i o cenové hladině, designu, materiálech atd. Vždyť každá místnost má svá specifika podle toho, k jaké práci, k jakému účelu slouží. Vybavit klasické kanceláře pro běžné administrativní činnosti je asi nejjednodušší. V úvahu připadají stoly, židle, skříně či police na ukládání šanonů. Ale i zde je žádoucí pečlivě rozvažovat. Například kolik dokumentů se zakládá, zvážit umístění skříní či polic od stolů zaměstnanců atd.
Stejně jako u všech dalších místností je důležité zvažovat způsob a kvalitu osvětlení. U technické kanceláře je potřebné výrazněji přihlížet ke specifice práce – například vedle rýsovacích prken je dnes již nutné připojení k počítačové síti s možností výstupu na plotr či tiskárnu.
I malé firmy by si však měly uvědomit, že by jim neměly chybět reprezentativní prostory, kde například prezentuje své výrobky či služby. Tyto prostory by měly mít punc solidnosti a „okázalosti“. Nábytek v těchto místnostech by měl odpovídat jejich poslání. Firmy by se tedy měly držet zásady, že „to, co stačí pro běžnou kancelář, kam zákazník většinou nepřijde, nemůže stačit pro reprezentační místnost“. Co to v praxi může znamenat? Především nábytek z jiných materiálů a zřejmě také vyšší cenové hladiny.
Jaká kancelář, takový pracovník
Ke všem uvedeným kritériím může firma přihlížet a snažit se je dodržovat, přesto efekt nemusí být zrovna nejlepší. Kancelář dotvářejí lidé, kteří v ní pracují. A pak je namístě otázka, do jaké míry jim dát volnou ruku při „výzdobě“. Povolit uzdu jejich vkusu, nebo vydat striktní zákazy? Záleží na firemní corporate identity. V grafickém studiu asi nikoho nepřekvapí polepené zdi návrhy, naopak u více formálního zaměření firmy mohou pověšené malůvky na zdech kanceláří od dětí zaměstnanců rušit. Vedení by tedy mělo rozhodnout, jakým směrem firma může jít.
 |
Jak se vyhnout soudním poplatkům? Čtěte ZDE. |
