Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Jak správně mailovat

aktualizováno 
Část z mnoha e-mailů, které většině z vás denně přistanou v počítači, je dobrých, správných. Prostě e-maily, jak mají být. Čtěte pozorně, čím se vyznačují - ať se tomu vzoru co nejvíce přiblížíte.
Při psaní e-mailů vždy uvádějte předmět.

Při psaní e-mailů vždy uvádějte předmět. | foto: Profimedia.cz

Předmět správného e-mailu je výstižný
Nemusí to být nutně jediné slovo, klidně i několik. Čtenář e-mailu dobře zvládne i základní informaci do sedmi slov. Z předmětu musí být co nejvíce jasné, o čem to je a co se od příjemce chce. Když je tam jenom pouhé "Re“, naznačující odpověď, nebo dokonce žádný předmět, jak to potom bude člověk hledat třeba za pár týdnů, když vyvstane potřeba k určitému konkrétnímu e-mailu se vrátit? Pomalu!

Což nechceme. Bez pečlivé formulace předmětu píšeme tedy jen stálým pracovním partnerům v předem jasných rutinních záležitostech - a to jen takové e-maily, které lze hned po přečtení s klidem odstranit, smazat.

Cíle e-mailů jsou nejčastěji těchto tří druhů:

  • informovat
  • přesvědčit
  • přimět k činu, nebo odradit od činu

Dbejte při psaní, ať je to příjemci jasné
O stručnosti, pravdivosti a srozumitelnosti by snad ani nebylo třeba mluvit, kdyby neexistovalo veliké procento e-mailů, které tyto vlastnosti nemají. Těm špatným e-mailům, které se zde prohřešují, můžeme říkat "zakomplexované e-maily“. Jde tedy spíše o to, že zakomplexovaní jsou jejich pisatelé.

Pište kratší věty
Vzpomeňte, milí čtenáři, na nějakého hlupáka ze svého okolí - není to tak těžké a jde to obdivuhodně rychle. Platí o něm toto: čím je hloupější obecně, tím se snaží svou hloupost a z ní vyplývající komplex zastírat, utajit. Vyvolat ve vás i v jiných pocit, že je naopak chytřejší, až nejchytřejší. A to se projevuje v jeho e-mailech: příliš dlouhá souvětí. Přemíra cizích výrazů. Ne že by každý odborný výraz byl špatný, ale on je prostě nadužívá. Zbytečná nabobtnalost textu e-mailu i příloh. Hlupák chce vyslat světu signál: To jsem si s tím dal práci! Velebte mne, oceňujte, přidejte mi do oddělení lidi a peníze...

Ke špatným e-mailům jsme se vlastně dostali už v předchozích řádcích. Kromě zakomplexovaných existuje další velká kategorie špatných e-mailů: alibistické kopie.

Autor e-mailů s alibistickými kopiemi rozprašuje e-maily všem možným dalším osobám včetně adresáta. Jako by tvrdil: "Já jsem to poslal všem. Já jsem nic nezanedbal...“ No jo, ale zanedbal základní úctu k času příjemců kopií. Uvažoval aspoň vteřinu, zda je vůbec v silách všech těchto příjemců si to přečíst? Uvažoval, že může být jedním z mnoha, kteří toto dělají? Vy uvažujte - a kopiemi šetřete.

Dobrý odesílatel se totiž při psaní chvěje hrůzou, zda v jeho e-mailu není ani jeden odstavec navíc, zbytečný. Dobrý odesílatel by se v noci obracel na posteli a nespal tíží zlého svědomí, že vám příjemcům zbytečně ukradl čas. Z jeho e-mailů to prostě musí být znát. Celé se to jmenuje ohleduplnost.

Zastavte se a nebuďte zmatení
No a konečně je zde kategorie "e-maily uspěchaně chybné a zmatené“. Vyskytují se hlavně v situacích, kdy původním iniciátorem korespondence jste vy - a autor uspěchaně a zmateně odpovídá na váš předchozí e-mail. Činil tak nejspíše v chvatu a letu, hlavu zatíženou mnoha jinými starostmi. Ten jeho spěch a stres se pozná hlavně podle toho, že takzvaně "nepokryje všechny vaše body“. Vy jste po něm chtěli pět věcí. On usoudil, že dvě z nich jsou důležité, a zareagoval. A že ty zbylé jsou nicotné, že prostě nestojí za jeho reakci. Ale třeba to jsou pro vás právě nejdůležitější body. Takže - ztlumíte vztek, přinutíte se ke zdvořilému tónu a urgujete a čas běží.

A proto: reagujte na všechny body toho, kdo vám píše e-mail a kdo v něm něco chce. E-mail je v tomto smyslu komunikace jako každá jiná včetně komunikace osobní z očí do očí. Važte si člověka u cílového počítače - a on si (ve většině případů) bude vážit vás.

Autoři: ,


Hlavní zprávy

Další z rubriky

Ilustrační snímek
Budget, draft, deal. Výrazy, bez kterých se v práci neobejdete

V českém pracovním prostředí se stále častěji zabydlují nové výrazy přejaté z angličtiny. „Přílišné používání těchto nových anglických výrazů působí někdy až...  celý článek

Martin Václavík
Před pěti lety se pustil do podnikání. Dnes dělá milionový byznys

Martin Václavík vystudoval geoinženýrství, ale podniká ve zcela odlišném oboru. Navrhuje a vyrábí dřevěné hodinky, brýle a další módní doplňky. Vypracoval se z...  celý článek

Simone Giovannozzi
Netradiční zaměstnání: Se psy hledá lanýže a slušně vydělává

Říkají mu Simone Tartufi, tedy Simone Lanýž. To proto, že se živí prodejem aromatických hub. Dodává lanýže do špičkových italských, francouzských, německých...  celý článek

Další nabídka

Kurzy.cz

V září se 60 miliard korun octne „na ulici“
V září se 60 miliard korun octne „na ulici“

České ministerstvo financí včera oznámilo, že v září neprodá žádné nové pokladniční poukázky a jen 16 miliard korun dlu... celý článek

Najdete na iDNES.cz



mobilní verze
© 1999–2017 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je členem koncernu AGROFERT.