Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Jak správně psát pracovní e-maily, abyste upevňovali svou pozici

aktualizováno 
Věděli jste, že existuje „netiketa“? Ta mimo jiné diktuje, jak správně psát pracovní e-mail. Například nikdy v textu nepoužívejte jen velká písmena, adresát si bude myslet, že zvyšujete hlas.

Než stisknete tlačítko Odeslat, text zprávy si pořádně přečtěte. Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Pracovní e-mail by měl obsahovat všechno to, co klasický papírový dopis. Začněte tedy oslovením. „Dávejte si však pozor na správné skloňování příjmení: pište pane Daňku, nikoli pane Daněk,“ upozorňuje Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.

Co dělat, když píši více lidem najednou?
Rozlišujte pečlivě pole Kopie a Komu: z podoby e-mailu by mělo být jasné, od koho očekáváte odpověď a komu dáváte obsah pouze na vědomí. Pokud posíláte mail skupině adresátů, kteří se vzájemně neznají, je slušností vložit adresy do skryté kopie a neposkytovat tak kontakt na všechny oslovené.

Je slušné, když mě někdo neznámý oslovuje křestním jménem?
To je zvyk, který přišel z amerického prostředí, zejména z technologických firem, kde je oslovování křestním jménem běžné, navíc angličtina nezná vykání. U nás je vykání v kombinaci s křestním jménem v některých branžích považováno za standard. Ovšem pokud by adresátovi toto oslovení vadilo, měl by se určitě ohradit.

Musí mít pracovní e-mail vždycky předmět?
Jistě, to je to nejdůležitější. Pokud jej vynecháte, prohřešujete se proti takzvané „netiketě“. Předmět zprávy často rozhoduje o tom, jestli na ni adresát bude vůbec reagovat. Musí zaujmout natolik, aby si příjemce mail otevřel. Měl by být tak výstižný, aby se podle něj dala zpráva snadno najít. A nesmí být příliš dlouhý, řekněme do 50 znaků.

„Vizitka by na konci mailu neměla chybět, pokud píšete lidem, s nimiž nejste v běžném kontaktu. Jinak ji smíte vynechat,“ říká Jan Dvořák.

Jan Dvořák, počítačová škola Gopas

Jak obsažná může být zpráva, aby ji ještě někdo četl?
Každý potřebuje denně reagovat na desítky e-mailů, takže pokud nechcete příjemce dopředu odradit, buďte struční a snažte se, aby text byl přehledný. Musíte-li poslat dlouhou zprávu s podrobnými informacemi, rozhodně to nedělejte hned v prvním kontaktu s adresátem.

Musím psát Vám, Vás, Vaši, nebo stačí malé písmeno?
U formálního e-mailu pro člověka, s nímž se dobře neznáte, je velké písmeno na místě. Důsledně hlídejte, aby bylo u všech oslovení.

Jakou formální úpravu zprávě dát?
Dodržujte běžné schéma: oslovení, představení, hlavní část, rozloučení a podpis. Volte standardní typ a velikost písma, které se dobře čtou. Mezi odstavce vkládejte prázdné řádky, text je pak přehlednější. Pozor na složité formátování, odrážky. Ne každý mailový klient si s tím poradí. Pokud to není záměr, nepoužívejte pouze velká písmena. V elektronické komunikaci znamenají zvýšený tón hlasu. A nakonec, nepřipojujte ke zprávě veliké přílohy - lidé si maily často stahují do chytrých telefonů a přílohy s mnoha megabyty je opravdu nepotěší.

Musím na konec zprávy vždy umístit vizitku?
Nemusíte. Ale vizitka by neměla chybět, pokud píšete lidem, s nimiž nejste v běžném kontaktu. Jinak ji smíte vynechat. Připravte si různé varianty podpisů: formální pro pracovní komunikaci, běžnou provozní pro každodenní styk a neformální pro poštu přátelům, i když pro tu je vhodnější soukromá e-mailová adresa, ta pracovní je přece jen majetkem zaměstnavatele.

Jaké je nejvhodnější rozloučení? S pozdravem? Pěkný den?
Záleží na vás. Já osobně se vždy podívám na začátek e-mailu, a pokud tam přeji hezký den, na konci využiji jinou variantu. Než stisknete tlačítko Odeslat, text zprávy si pořádně přečtěte. Opravte všechny překlepy a pravopisné chyby. A šetřete smajlíky - do oficiálního mailu nepatří vůbec.

Autor:

Najdete na iDNES.cz



mobilní verze
© 1999–2016 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je součástí koncernu AGROFERT ovládaného Ing. Andrejem Babišem.