Plánování není tak snadné, jak se na první pohled zdá. Aby skutečně přineslo efekt, vyžaduje od dotyčného sebekontrolu a důslednost. Kdo je vybaven těmito zbraněmi, může se pustit do boje za kontrolu nad svým časem.
Proč je plánování důležité?
Spousta lidí se dnes potýká se stresem a zmatkem, protože je na ně nakládáno více a více práce i odpovědnosti. "Jenže neplánují a nedokážou si organizovat čas a práci. Pak většinou trpí depresemi a nakonec zkolabují," varuje generální ředitel poradenské společnosti Start Martin Štefánek. Podobenství o smyslu plánování nabízí lektorka manažerských dovedností Halka Baláčková. Každý si v něm může sám sebe představit jako pěšáka bojujícího s řadou nepřátel. Pěšák zabíjí jednoho nepřítele za druhým. Snaží se bojovat co nejlépe.
Používá lepší a lepší zbraně. Jakmile však zdolá jednoho nepřítele, objeví se tři další. A tak to jde dál a dál. Pěšák je k smrti unaven. Najednou dostane nápad. Vyleze na blízký vršek. Odtud bitva vypadá jinak. Zjistí, že v tomto údolí nemá cenu se bít. Vždyť za ním je jen neúrodná pustina, zatímco na druhé straně jsou zelené pláně. Pěšák je za své zjištění povýšen na velitele. "Rozdíl mezi pěšákem a velitelem je v tom, že pěšák se snaží dělat věci správně, zatímco velitel dělá jen správné věci," shrnuje Halka Baláčková.
Cesty k naplnění cílů
Účelem plánování tedy není stíhat stále více práce za stejnou či ještě kratší dobu, ale větší osobní štěstí toho, kdo plánuje, včetně získání kontroly nad vlastním časem i prací. Aby však mohl člověk plánovat, musí vědět, kam chce směřovat, a to v dlouhodobém i krátkodobém horizontu. Dlouhodobé plány je vhodné dělat zhruba jednou ročně. Určují strategii, směr, kterým se vydat.
Málokdo je však schopen při uskutečňování dlouhodobých záměrů stále udržovat potřebnou hladinu motivace. Proto je dobré definovat postupné nebo částečné cíle. "Při plánování dlouhodobých projektů například doporučujeme stanovit milníky tak, aby se částečný úspěch dostavil co nejdříve. Lidé se pak s ještě větší vervou pustí do dalších, náročnějších fází projektu," radí Project Leader Michal Levínský ze společnosti Mercuri International. Krátkodobé plány jsou operativnější, konkrétnější a měly by dělit dlouhodobý plán na více částí. "Mohou jej tak činit srozumitelnějším, lidštějším," poznamenává konzultantka Billanc Partners Jana Vyhnalová.
Jak oddělit zrno od plev?
Každý cíl vyžaduje splnění určitých úkolů. Rozlišit, které z nich jsou důležité a které méně, umí předem málokdo. Lektor společnosti Ambra Consulting Petr Kazík nabízí řešení v rozdělení úkolů maximálně do deseti klíčových oblastí toho, co je důležité. Na závěr každého dne v průběhu jednoho měsíce je dobré si udělat čas a shrnout si, zda vykonaná práce spadá do klíčových oblastí.
Příště je třeba dát přednost plnění úkolů, které v nich zůstaly. Mnoho lidí používá k třídění úkolů podle důležitosti boxy na materiály umístěné na svém stole: v nejspodnějším jsou ty, které spěchají nejméně. Čím výš je box, tím úkol víc spěchá. "Dost často se však některý spěchající úkol zakládá dalšími papíry tak dlouho, až se vyřeší sám. Čili jak říkal jeden můj zahraniční kolega, přesune se from horizontal file to vertical file, z horizontální složky do vertikální složky, čímž myslel koš na odpadky," usmívá se výkonná ředitelka společnosti Billanc Partners Alena Chlumská.
Udělejte to, a hned!
Co dělat, když naplánovaný program naruší úkol, který je třeba splnit hned? Pokud takový úkol "jenom" spěchá, je lepší se zamyslet, zda právě neexistuje jiný, důležitější. "Při řešení úkolu, který spěchá, je nutné vždy také zhodnotit, zdali tento úkol přinese tomu, kdo nám ho zadal, takový výsledek, který bychom považovali za standardní nebo přínosný," říká Martin Štefánek.
|
Více informací a rad, jak se vyvarovat pracovnímu přetížení z nedostatku času najdete ZDE |
Je na každém, aby dokázal vyhodnotit situaci a vážnost takového úkolu a řekl případně ne. Vytvořit si časový prostor, v němž se úkoly dají ještě reálně plnit, je umění. "Tento prostor se vytváří těžko poté, co si všichni kolem nás zvykli, že jsme vždy a hned k dispozici," upozorňuje Halka Baláčková. Někdy je třeba překonat obavy a začít se těch, kdo od nás něco chtějí, ptát, jak moc to spěchá, co je z toho důležitější, kdy je možný pozdější termín či kdo ještě jiný to může udělat. Jedině tak totiž můžeme zastavit lavinu úkolů, která se na nás valí. Nejde-li říci ne, pak je na místě požádat někoho o pomoc.
Abyste nelitovali...
Plánování cílů a rozlišování priorit je důležité nejen v pracovním, ale i v osobním životě. Nikdo by neměl dovolit nechat se pasivně vláčet lavinou příkazů, povinností a úkolů, které "opravdu spěchají". Času mají všichni stejně, jen někteří jej umějí lépe využít. A dělají dobře. Nebo snad znáte někoho, kdo si v pětašedesáti posteskl: "Oh, kéž bych býval strávil více času ve své kanceláři!"
