Často to bývá zaviněno špatným rozplánováním pracovních i ostatních povinností. Dobrou organizací práce lze ušetřit mnoho času sobě i ostatním.
Úspěch plánování času spočívá hlavně ve vnitřní sebekázni, sebekontrole, koncentraci a správném načasování veškerých úkolů. Vzhledem k tomu, že během dne musíme většinou zvládnout mnoho práce, schůzek a termínů, žijeme neustále ve stresu. K tomu dochází převážně ve chvíli, kdy zjišťujeme, že povinnosti nestíháme. Proto je lepší se této situaci vyhnout a hned po ránu (nebo ještě lépe předešlý večer), kdy ještě nejsme obklopeni zaměstnanci nebo nás nehoní telefony a ostatní pracovní aktivity, si v klidu v hlavě roztřídit všechny své denní závazky a sestavit přesný časový program.
Co je a není důležité
|
Zorganizujte si čas a nebudete v práci trávit 12 hodin denně! Více informací naleznete v přiloženém článku ZDE. |
Prvním krokem k tomu, abychom docílili správného využití času a získali nějakou chvilku navíc, je třeba realisticky zhodnotit, co vše je třeba udělat, kolik času nám to doopravdy zabere, a budoucí aktivity dobře naplánovat. „Je jasné, že pokud mi jeden pohovor s uchazečem trvá minimálně půl hodiny a musím také počítat s prodlevami, nezvládnu za den odpovědně zhodnotit kvality více než dvanácti až čtrnácti lidí,“ domnívá se Eva Janáková z personálního oddělení mezinárodního obchodního řetězce supermarketů. „Jakmile bych si nasmlouvala schůzek více, nastane časový posun, stres a nepozornost.“ Nejprve je třeba zvážit prioritu úkolů a ty méně důležité vyřadit. Buď je sami splníte v čase volnějším, nebo je převedete na někoho jiného. Trvejte na stanovení konkrétních úkolů s časovým limitem od nadřízených a od podřízených vyžadujte přesné termíny plnění zadané práce.
I telefonovat lze kratší dobu
|
Kde hledat informace o možnostech školení |
* inzerce v denním tisku
* specializované inzertní noviny
* internet www.vzdelani.cz www.skoly-kurzy.cz internetové portály, sekce vzdělávání |
Ke všem daným úkolům je dobré si napsat jejich časovou náročnost a podle denního plánu je zařadit. Všechny aktivity je lepší zapisovat do diáře, postupně odškrtávat splněné a raději se nespoléhat pouze na vlastní hlavu. Budete tak mít přehled, co vše jste již stačili vyřídit. Telefonické hovory, jeden z nejčastějších požíračů času současnosti, by měly být jasné, stručné a konkrétní. Předem si napište body, o kterých chcete hovořit, a těch se držte. Rovněž na pracovní schůzku je třeba se dobře připravit, dát si dohromady jasný seznam témat, která se musí projednat. To samé platí pro vyřizování e-mailů, běžné pošty, obchodní i soukromé korespondence. Správně zorganizovaný čas by měli mít nejen vrcholoví manažeři, ale i ostatní zaměstnanci. „Všem novým pracovníkům platím několikahodinové školení o hospodaření s časem. Ušetří mi to spoustu pozdějších nepříjemností a finančních ztrát při nesplnění stanovených termínů práce,“ přisvědčuje Kamil Zátorský, majitel stavební firmy ze Zlína.
Odborníci poradí
Zdržovat od povinností sebe i ostatní je neprofesionální. „To je vidět často například v čekárnách u lékaře nebo ve službách. Kdo nechává čekat své klienty, škodí především sám sobě,“ říká majitelka pražského kosmetického studia Půvab Jiřina Petrová.
Je možné oslovit některou ze vzdělávacích agentur, které se tématu organizace a plánování času (tzv. timemanagementu) věnují. Jejich lektoři nabídnou a podrobně vysvětlí postupy a triky vhodné právě pro vaši profesi či firmu. Na trhu je rovněž dostatek odborné literatury tomuto tématu věnované.
