Podnikatel se obvykle necítí v kontaktu se státní správou ve své kůži. Setkal jsem se se spoustou předsudků, které brání normálnímu vztahu světa veřejné správy a světa byznysu. Podnikatel si obvykle myslí o úředníkovi, že má snadný život za jeho peníze, že úředník je neschopný, jinak by šel do privátního sektoru, že veškeré úřady jsou zbytečné a mají jediný účel: komplikovat podnikatelům život.
Státní úředník na tom není se vztahem k podnikatelům o mnoho lépe. Jen o málokterém podnikateli si úředník myslí, že dosáhl svého úspěchu poctivě, má za to, že hlavním cílem podnikatele je vyhnout se daním a postavit si zlatý bazén. A teď máme vytvořit mezi oběma světy komunikační kanál provázený zdvořilostí, taktem a empatií!
Poznejte dobře svého protihráče
Každé setkání mezi podnikatelem a úředníkem státní správy podléhá komunikačním zákonitostem a společenským pravidlům. Komunikace je proces, ve kterém platí, že kdo ho lépe ovládne, zlepší si vyjednávací pozici a bude při jednání úspěšnější. První podmínkou úspěchu je znalost protihráče. Na jednání se připravíme nejen věcně, ale zjistíme si co nejvíce o svém protějšku, jaký je, co má rád, co je mu protivné, jaké má koníčky, záleží-li mu na oslovování titulem a funkcí.
Rozhovor zahájíme právě tím, co je pro druhého zajímavé a poutavé, tím si získáme jeho pozornost i sympatie. Dobře si svůj protějšek „přečteme“: všimneme si, jaké má muž hodinky, boty, kravatu, žena kostým, punčochy, ruce a nehty. To nám napoví hodně o sociální rovině, ve které se úředník pohybuje, tedy o jeho sociální zkušenosti, a podle ní zvolíme argumentaci, která mu bude srozumitelná.
Všimneme si, jak sedí: bude-li schoulený, pevně zapřený o stolní desku, s nohama zkříženýma pod sebou, vidíme, že postrádá jistotu, to je pro nás výhodné. Pokud se pohodlně „rozvalí“ v křesle, natáhne si nohy, na stůl si rozloží svoje věci, tužku, mobil, tedy „vykolíkuje si prostor“, jde o sebevědomou osobnost, se kterou budeme mít těžší práci. Pamatujme, že náš protějšek si nás podvědomě bude „lustrovat“ také, proto se oblečeme tak, jak se očekává: muž si vezme denní světlý oblek (u návštěv mimořádné důležitosti i během dne tmavý), bezvadné boty, kravatový uzel v souladu s typem límečku košile, žena zvolí kostým nebo krátké barevné šaty a punčochy.
ČÍM SI SNÍŽÍ DANĚVyberte vhodné prostředí
Pro pozici obou stran je důležité prostředí, ve kterém se jednání odehrává. Jsme-li pozváni do kanceláře ředitele odboru na ministerstvo, jsme a priori v méně výhodné vyjednávací pozici: hostitel rozhoduje o tom, jak dlouho budeme čekat v předpokoji, on nás vítá na své půdě, rozhoduje, zda dostaneme kávu nebo jen vodu, a ačkoliv obecně platí, že návštěvu zahajuje hostitel, ale ukončuje host, tady má oba trumfy v ruce ministerský úředník: přijetí zahajuje i ukončuje.
Pokud to jde, zvolme prostředí výhodnější pro nás; úředník těžko přijde k nám do firmy, ale může přijmout pozvání do restaurace. Není to nic, co by ohrozilo postavení a nezávislost státního úředníka, snídaně, brunch, oběd, káva nebo večeře vždy sloužily jako vlídné prostředí pro zdvořilostní setkání i obchodní jednání. Pak jsme ve výhodě my: jsme hostitelé, určujeme místo a aranžmá setkání, a pokud zaplatíme účet, náš protějšek je nám formálně zavázán a musí hledat příležitost, jak nám naši laskavost oplatit. Dobrá restaurace je výhodná i pro řešení napjatých a konfliktních situací (třeba i manželských sporů!), protože v restauraci si nikdy neřekneme to, co bychom si mohli říct v uzavřené kanceláři (nebo doma v kuchyni).
Zvažte účel návštěvy
Návštěvu u ředitele odboru v úřadu státní správy musíme dohodnout včas, domluvíme, kolik osob a v jakých pozicích se jednání zúčastní, v kolik hodin přijdeme, jak dlouho bude setkání trvat. Obvykle si nás u vstupu vyzvedne asistentka a doprovodí nás do předpokoje pracovny ředitele. Odložíme si a po uvedení do pracovny ředitele se pozdravíme. Ruku nám podává hostitel, je na domácí půdě, odtud pramení jeho vyšší společenská pozice. Pokud vítá mezi hosty ženu, ta by mu měla ruku nabídnout sama, aby ho zbavila případných rozpaků.
Nejtěžší bývají první minuty setkání. Ty rozhodnou, zda návštěva bude rozpačitá, trapně mlčenlivá, nebo veselá, přátelská a odlehčená. Záleží na účelu návštěvy. U zdvořilostní návštěvy jde spíš o atmosféru, protože jde o společenské setkání, u obchodního jednání se brzy řečiště rozhovoru svede k tématu projektu, ale je velmi nezdvořilé o něm začít hovořit v prvních třech minutách.
Přijetí zahajuje hostitel tím, že přivítá návštěvu, ale host by se měl postarat o příjemnou atmosféru. Jeho první slova jsou pochvala. Měl by si všimnout čehokoli, co hostitele potěší, obrazu, nábytku, výhledu z okna. Tím naplníme nejen společenskou potřebu zdvořilosti, ale pochvalou si svůj protějšek zavážeme. Návštěvu bychom neměli protahovat nad dohodnutý časový rámec. Konec jednání signalizuje hostitel pohledem na hodinky nebo jeho asistentka, když přijde připomenout šéfovi další bod programu. Pak neotálíme a rozloučíme se.
JAK SE NADOBRO ZBAVIT TRÉMY?Přinést dárek či ne?
Před vánočními svátky či jinými slavnostními příležitostmi (narozeniny, jmenování do funkce) můžeme také zvážit, zda přinést státnímu úředníkovi dárek a jaký. Je obvyklé vykonat u úředníka, s nímž máme těsné styky, zdvořilostní návštěvu, poděkovat mu za celoroční vstřícnou spolupráci a předat mu dárek. Předpisy pro úředníky jsou velmi přísné, nechceme-li je dostat do tísně, nemůžeme přinést nic, co by mohlo budit zdání úplatku. Přípustná je jen pozornost obvyklá při návštěvách (kalendář, kniha, parfém, CD nebo DVD, láhev vína nebo whisky nebo kuriózní maličkost, kterou jsme si přivezli z cest).
Problémy mohou nastat s předměty trvalé hodnoty. Zcela vynecháme dárky jako mobilní telefon, DVD přehrávač (i když by stál méně než láhev vína), notebook apod. Rozhodneme-li se obdarovat úředníka, se kterým máme za léta spolupráce nadstandardní, až přátelské vztahy, něčím hodnotnějším než firemním kalendářem, měli bychom předání odehrát mimo úřad. Řediteli odboru bude trapné, když jeho podřízení, které nabádá, aby nepřijímali dary, budou vidět, jak k němu do kanceláře přichází delegace s objemnou krabicí, v níž lze tušit plazmu…
Návštěvu s dárkem musíme citlivě načasovat. Jsme-li účastníky výběrového řízení, odložíme návštěvu až na dlouho po vyhlášení výsledků. Vždy musíme být připraveni na to, že úředník náš dar odmítne s ohledem na etické normy jeho úřadu nebo státní administrativy obecně, zvláště když jsme v kontaktu krátce. Pak nenaléháme, jakkoli je nám to nemilé. Nevnucujeme úředníkovi dar přes jeho zdvořilý odpor. Cílem naší návštěvy je upevnit vztahy, ne je rozbít naší uražeností. Paradoxně by nás to dokonce mohlo potěšit – čím méně bude státních úředníků, kteří přijímají hodnotné dary, tím bude společnost zdravější, ne?
