Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Nekonečný boj s pracovními žrouty času

aktualizováno 
Jsou rozlezlí po kancelářích jako skřítci. Skrývají se pod stoly v zasedačkách, přespávají v e-mailových boxech a parazitují v mobilních telefonech. Každou chvíli vrazí do dveří nebo zákeřně vyžadují pozornost v pátek odpoledne a těsně před odjezdem na dovolenou. Řeč je o všudypřítomných žroutech času.
(ilustrační snímek)

(ilustrační snímek) | foto: Profimedia.cz

Žrout č. 1: Neefektivní rutinní činnost

Valná část kancelářské práce má rutinní charakter. Po skončení každého většího úkolu zvažte, co nového jste se naučili a jak by se to příště dalo udělat lépe nebo efektivněji.

Žrout č. 2: Jednání

Na konci jednání se zamyslete (a proberte s kolegy), v čem bylo dobré, v čem se příliš nepovedlo a jak by se dalo zlepšit. Stěžují si účastníci pravidelně na to či ono? Požádejte každého, aby přišel s návrhem na zlepšení. Z časového hlediska je snazší jednou vše analyzovat a zlepšit než trávit neproduktivní hodiny v zasedačkách.

Žrout č. 3: Telefon

Aktivujte si hlasovou schránku či záznamník a později vyřizujte telefonáty postupně. Používejte handsfree nebo hlasitý odposlech, abyste se mohli pohybovat po kanceláři a dělat případně více věcí najednou (ženy to údajně zvládají bravurněji než muži).

Žrout č. 4: Schůzky

Snažte se vyhnout takovým schůzkám, které protistrana pravidelně na poslední chvíli ruší. Pokud se schůzky odehrávají mimo kancelář, odejděte při čekání delším než 10 minut (to lze praktikovat s kýmkoli, jedině snad s výjimkou šéfa). Schůzky si můžete domlouvat také ve své kanceláři: během případného čekání lze pracovat. Je-li to možné, vyřizujte vše po telefonu.

Žrout č. 5: E-mail

Investujte čas do systematického třídění zpráv v došlé poště. Vytvořte si podsložky rozdělené podle důležitých zákazníků nebo tématu zpráv. E-maily vyřizujte (formou smazání/přečtení a odpovědi) okamžitě, nevracejte se k nim. Čtěte pravidla e-mailové etikety – inspiraci najdete na internetu.

Žrout č. 6: Pošta

Klasickou poštu by měla vyřizovat asistentka – pokud nějakou máte. Šetří to váš čas a jí to pomáhá lépe se obeznámit s vaší prací.

Žrout č. 7: Zapomínání

Máte-li tendenci zapomínat, ať už se jedná o cokoli – například slíbené telefonáty – nastavte si upomínky v počítači.

Žrout č. 8: Odkládání práce a přeskakování

Neodkládejte vyřizování úkolů – zejména těch krátkých – na později. Dvouminutový úkon nestojí za to, abyste jej evidovali v diáři či nosili v hlavě. Vyhněte se pokušení odložit napůl dokončenou práci a vrhnout se na další. I když se k ní hodláte později vrátit, časově je výhodnější dokončovat práci postupně.

Žrout č. 9: Vyrušení a nucená přerušení práce

Chystáte-li se na určitou dobu přerušit práci (odjíždíte třeba na dovolenou), napište si poznámky, kde jste skončili a co máte rozpracováno. Až se vrátíte, rychleji navážete a snáze se vrátíte do pracovního tempa.

Žrout č. 10: Nespolehliví dodavatelé

Máte reklamní agenturu a tiskárna vám pravidelně dodává výtisky na poslední chvíli, případně po termínu? Musíte dodavatele pracně urgovat? Zvažte, zda se nevyplatí obrátit se jinam.

Žrout č. 11: Nedostatečná organizovanost

Život bez diáře, elektronického nebo papírového, je složitější. Plánovací systém je zárukou časových úspor a pomáhá i při budování pověsti spolehlivého člověka. Plánování s předstihem ocení i vaše srdce, které nebude vystaveno krizím při honění termínů. Dobré plánování času zahrnuje i rezervu na řešení úkolů.

Žrout č. 12: Zanedbávání sebe sama

Důležitou součástí dobrého řízení času je i péče o sebe sama – sport, relaxace, osobní hygiena, duševní očista apod. Z dlouhodobého hlediska se nevyplatí zanedbávat spánek či zdravou stravu. Plánujte volný čas stejně systematicky jako obchodní schůzky či návštěvy u lékaře.

Žrout č. 13: Ignorování energetických hladin

Nedokážete-li plánovat podle svých přirozených energetických hladin, ztrácíte kromě energie i čas. Aktivity vyžadující nejvyšší koncentraci vykonávejte v době, kdy má vaše tělo nejvíce energie. U někoho to mohou být časné ranní hodiny, u jiného pozdní večer.

pro více informací se můžete podívat na:


Autor:


Hlavní zprávy

Další z rubriky

Poldi Kladno
Vybudoval slavnou ocelárnu Poldi, úspěšný Karl však zůstal neznámý

Na konci 19. století ho znal snad každý ve střední Evropě. Karl Wittgenstein byl skvělý podnikatel a obchodník. Zároveň tvrdý šéf a otec, jehož život byl víc...  celý článek

Ilustrační snímek
Tři věci, které nejvíce vytáčejí zaměstnance v kancelářích

Někdy je to v kanceláři o nervy a o zdraví. Zvlášť, když vypuknou hádky mezi kolegy kvůli relativním maličkostem. Horko, hluk, vyrušování, co teď nejvíce vadí...  celý článek

Vladimír List
Průbojný profesor elektrifikoval Československo, metro chtěl již před válkou

Vladimír List byl univerzitním profesorem na České vysoké škole technické v Brně a inženýrem elektrotechniky, který se výraznou měrou zasloužil o elektrifikaci...  celý článek

Najdete na iDNES.cz



mobilní verze
© 1999–2017 MAFRA, a. s., a dodavatelé Profimedia, Reuters, ČTK, AP. Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií je bez souhlasu MAFRA, a. s., zakázáno. Provozovatelem serveru iDNES.cz je MAFRA, a. s., se sídlem
Karla Engliše 519/11, 150 00 Praha 5, IČ: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328. Vydavatelství MAFRA, a. s., je členem koncernu AGROFERT.