Nekonečný boj s pracovními žrouty času

Jsou rozlezlí po kancelářích jako skřítci. Skrývají se pod stoly v zasedačkách, přespávají v e-mailových boxech a parazitují v mobilních telefonech. Každou chvíli vrazí do dveří nebo zákeřně vyžadují pozornost v pátek odpoledne a těsně před odjezdem na dovolenou. Řeč je o všudypřítomných žroutech času.
Ilustrační snímek

Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Žrout č. 1: Neefektivní rutinní činnost

Valná část kancelářské práce má rutinní charakter. Po skončení každého většího úkolu zvažte, co nového jste se naučili a jak by se to příště dalo udělat lépe nebo efektivněji.

Žrout č. 2: Jednání

Na konci jednání se zamyslete (a proberte s kolegy), v čem bylo dobré, v čem se příliš nepovedlo a jak by se dalo zlepšit. Stěžují si účastníci pravidelně na to či ono? Požádejte každého, aby přišel s návrhem na zlepšení. Z časového hlediska je snazší jednou vše analyzovat a zlepšit než trávit neproduktivní hodiny v zasedačkách.

Žrout č. 3: Telefon

Aktivujte si hlasovou schránku či záznamník a později vyřizujte telefonáty postupně. Používejte handsfree nebo hlasitý odposlech, abyste se mohli pohybovat po kanceláři a dělat případně více věcí najednou (ženy to údajně zvládají bravurněji než muži).

Žrout č. 4: Schůzky

Snažte se vyhnout takovým schůzkám, které protistrana pravidelně na poslední chvíli ruší. Pokud se schůzky odehrávají mimo kancelář, odejděte při čekání delším než 10 minut (to lze praktikovat s kýmkoli, jedině snad s výjimkou šéfa). Schůzky si můžete domlouvat také ve své kanceláři: během případného čekání lze pracovat. Je-li to možné, vyřizujte vše po telefonu.

Žrout č. 5: E-mail

Investujte čas do systematického třídění zpráv v došlé poště. Vytvořte si podsložky rozdělené podle důležitých zákazníků nebo tématu zpráv. E-maily vyřizujte (formou smazání/přečtení a odpovědi) okamžitě, nevracejte se k nim. Čtěte pravidla e-mailové etikety – inspiraci najdete na internetu.

Žrout č. 6: Pošta

Klasickou poštu by měla vyřizovat asistentka – pokud nějakou máte. Šetří to váš čas a jí to pomáhá lépe se obeznámit s vaší prací.

Žrout č. 7: Zapomínání

Máte-li tendenci zapomínat, ať už se jedná o cokoli – například slíbené telefonáty – nastavte si upomínky v počítači.

Žrout č. 8: Odkládání práce a přeskakování

Neodkládejte vyřizování úkolů – zejména těch krátkých – na později. Dvouminutový úkon nestojí za to, abyste jej evidovali v diáři či nosili v hlavě. Vyhněte se pokušení odložit napůl dokončenou práci a vrhnout se na další. I když se k ní hodláte později vrátit, časově je výhodnější dokončovat práci postupně.

Žrout č. 9: Vyrušení a nucená přerušení práce

Chystáte-li se na určitou dobu přerušit práci (odjíždíte třeba na dovolenou), napište si poznámky, kde jste skončili a co máte rozpracováno. Až se vrátíte, rychleji navážete a snáze se vrátíte do pracovního tempa.

Žrout č. 10: Nespolehliví dodavatelé

Máte reklamní agenturu a tiskárna vám pravidelně dodává výtisky na poslední chvíli, případně po termínu? Musíte dodavatele pracně urgovat? Zvažte, zda se nevyplatí obrátit se jinam.

Žrout č. 11: Nedostatečná organizovanost

Život bez diáře, elektronického nebo papírového, je složitější. Plánovací systém je zárukou časových úspor a pomáhá i při budování pověsti spolehlivého člověka. Plánování s předstihem ocení i vaše srdce, které nebude vystaveno krizím při honění termínů. Dobré plánování času zahrnuje i rezervu na řešení úkolů.

Žrout č. 12: Zanedbávání sebe sama

Důležitou součástí dobrého řízení času je i péče o sebe sama – sport, relaxace, osobní hygiena, duševní očista apod. Z dlouhodobého hlediska se nevyplatí zanedbávat spánek či zdravou stravu. Plánujte volný čas stejně systematicky jako obchodní schůzky či návštěvy u lékaře.

Žrout č. 13: Ignorování energetických hladin

Nedokážete-li plánovat podle svých přirozených energetických hladin, ztrácíte kromě energie i čas. Aktivity vyžadující nejvyšší koncentraci vykonávejte v době, kdy má vaše tělo nejvíce energie. U někoho to mohou být časné ranní hodiny, u jiného pozdní večer.

pro více informací se můžete podívat na:


Autor:
  • Nejčtenější

Podnikání střídaly chyby i ztráty. V Babicích dnes mají úspěšné České tropy

23. března 2024

Podnikatelský příběh Pavlíny Molkové začal před více než třicet lety ve Švýcarsku. „Všimli jsme si...

Ignoruje vás kolega v práci? Jak poznat pasivního agresora a jak se mu bránit

25. března 2024

Očekáváte a potřebujete od kolegy spolupráci, místo toho se setkáváte jen s tím, že nedodržuje...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Pravidla pro předčasné splacení hypotéky se mění. K lepšímu, či horšímu?

22. března 2024

Stěhování, rozvod, vážná nemoc nebo jen možnost ušetřit na splátkách, to jsou důvody, proč se...

Akciové trhy i kryptoměny jsou na maximech. Ale vydrží tam?

26. března 2024

Mohlo by se zdát, že globální ekonomika jenom vzkvétá a geopolitická rizika v podobě válek a...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Vyjednávací síla mladých na trhu práce roste, říká personální expertka

27. března 2024

Premium Vyhlídky absolventů jsou nadějné, říká v rozhovoru personální odbornice Jaroslava Rezlerová. Komu...

Auto nabourané na parkovišti. Kdo uhradí škodu?

29. března 2024

Poškozená vozidla na parkovištích v sídlištích, u obchodních domů, sportovních center či v...

Nákup stavebního pozemku na úvěr a bez zástavy? Pomůže stavební spořitelna

28. března 2024

Pořízení stavebního pozemku je dobrá investice. Ať už jako startovací pozice pro děti, pro uchování...

Vyjednávací síla mladých na trhu práce roste, říká personální expertka

27. března 2024

Premium Vyhlídky absolventů jsou nadějné, říká v rozhovoru personální odbornice Jaroslava Rezlerová. Komu...

Akciové trhy i kryptoměny jsou na maximech. Ale vydrží tam?

26. března 2024

Mohlo by se zdát, že globální ekonomika jenom vzkvétá a geopolitická rizika v podobě válek a...

PAMÁTKY TÁBOR, s.r.o.
Přípravář staveb/rozpočtář

PAMÁTKY TÁBOR, s.r.o.
Jihočeský kraj
nabízený plat: 40 000 - 50 000 Kč

Smoljak nechtěl Sobotu v Jáchymovi. Zničil jsi nám film, řekl mu

Příběh naivního vesnického mladíka Františka, který získá v Praze díky kondiciogramu nejen pracovní místo, ale i...

Rejžo, jdu do naha! Balzerová vzpomínala na nahou scénu v Zlatých úhořích

Eliška Balzerová (74) v 7 pádech Honzy Dědka přiznala, že dodnes neví, ve který den se narodila. Kromě toho, že...

Pliveme vám do piva. Centrum Málagy zaplavily nenávistné vzkazy turistům

Mezi turisticky oblíbené destinace se dlouhá léta řadí i španělská Málaga. Přístavní město na jihu země láká na...

Kam pro filmy bez Ulož.to? Přinášíme další várku streamovacích služeb do TV

S vhodnou aplikací na vás mohou v televizoru na stisk tlačítka čekat tisíce filmů, seriálů nebo divadelních...

Stále víc hráčů dobrovolně opouští Survivor. Je znamením doby zhýčkanost?

Letošní ročník reality show Survivor je zatím nejkritizovanějším v celé historii soutěže. Může za to fakt, že už...