Nepodceňujte e-maily, mohou vám i pořádně uškodit

E-maily jsou rychlé, přehledné, doložitelné, ovšem mají i svá negativa, na která spousta lidí zapomíná. Víte, co si v e-mailu nesmíte dovolit a na co je třeba dát při e-mailové komunikaci pozor?
Důležité je zachovat určitý rámec, úpravu a přehlednost.

Důležité je zachovat určitý rámec, úpravu a přehlednost. | foto: Profimedia.cz

E-maily jsou úžasné nejen již zmíněnými kvalitami, ale také tím, co všechno k nim můžete připojit k dokreslení, úplnosti posílané informace – texty, grafiku, video, programy. Navíc když si odmyslíte cenu za připojení k internetu, jsou zdarma. To všechno jim oproti SMSkám, faxu a telefonátům jasně nahrává do karet. Zanedbatelný není ani počet lidí, kteří jsou permanentně v průběhu pracovní části dne na e-mailu (ať už na počítači či na mobilu, PDA), tudíž lze předpokládat, že jim zaslaná informace dorazí záhy, stejně jako to, že vám velice rychle na vaši zprávu zareagují.

Čím mají e-maily nad dopisy navrch
Stejně jako e-maily zatínají tipec faxům, ani obchodní dopisy nezůstaly bez jizvy. Zatímco obchodním dopisům zůstává vysoký punc formality, která se obecně dodržuje adekvátně účelu, který obchodní dopisy splňují (významné výzvy, potvrzení, pozvánky, doplněk smluv, poděkování atd.), e-maily umožňují volit daleko méně formální cestu. Zvláště pak mezi obchodními partnery, kolegy, nadřízenými a podřízenými, kteří spolu touto cestou komunikují často.

Je celkem běžné, že se pak postupem častého mailování mezi těmito lidmi vytrácí oslovování tituly (dokonce se často objevuje až oslovování křestním jménem, byť si oba vzájemně vykají), odpadávají oficiální podpisy s uvedením funkce a adresy firmy, z celých jmen zůstává v podpisu pouze příjmení, nebo dokonce zkratky. Je to prostě tím, že lidé obecně kladou větší důraz na obsah sdělení v e-mailu namísto oficialit.

Rovněž z e-mailů často mizí diakritika, čímž si odesílatelé zjednodušují práci, zvláště pokud kromě české e-mailové korespondence v průběhu dne vyřizují i cizojazyčnou. Ale je to v pořádku, kvůli chybějící diakritice se jistě nikdo neurazí. Na co je třeba klást ovšem důraz, to je gramatická správnost zasílaného textu. Dokážete si asi představit, co si o vás příjemce e-mailu pomyslí, když budete mít v e-mailu 4 hrubky. Pokud si nejste jisti automatickou správností gramatiky vašeho psaného textu, raději si po sobě e-mail vždy ještě jednou přečtěte, než kliknete na tlačítko odeslat. Tím spíše, pokud cítíte, že je vámi zasílaný e-mail profesně či jinak důležitý.

Když formální, tak na 100 procent 
A když už jsme u těch významných e-mailů (skutečně formálních), které nespadají do výše rozebrané skupiny – tedy těch se zkratkou místo podpisu a oslovením křestním jménem, pojďme se podívat, jak by vlastně měly vypadat. Zbystřit byste měli především pro případy, kdy zasíláte novému obchodnímu partnerovi svou nabídku, kdy komunikujete s úřady, kdy řešíte pracovní záležitosti s nejvyšším vedením a podobně.

Důležité je zachovat určitý rámec, úpravu a přehlednost. Začínáme oslovením ve stylu Vážený pane řediteli, Vážený pane inženýre, Vážená paní Hrušková atd. Následující text rozdělujeme do přehledných odstavců, třicetiřádkový masiv textu se čte opravdu špatně. Klademe důraz na mezery, čárky a - jak už jsme zmínili - gramatickou bezchybnost. Na konci nezapomeneme pozdravit (S pozdravem, S přáním hezkého víkendu atd.) a nejlépe se podepisujeme celým pracovním podpisem. Kromě našeho jména a titulů, pokud na nich bazírujeme, by měl obsahovat název naší funkce, adresu firmy (včetně webových stránek firmy) a kontakty, na kterých je možné nás zastihnout – pevná linka, mobil, fax.

Pozor na velké přílohy a na vetřelce
Budete-li přikládat další soubory (text, video apod.), nezapomeňte na to v e-mailu upozornit, ať nevzniknou zmatky tím, že přílohy adresát přehlédne. Co se týče příloh, při jejich přikládání k e- mailu myslete na to, že ani vaše e-mailová schránka, ani adresátova není neomezená. Neposílejte proto soubory o velikosti 10 MB apod. Dobré je se pro jistotu adresáta přeptat, jak velkou záležitost mu můžeme poslat, případně kam poslat, aby mu e-mail dorazil. Velký soubor lze rozdělit na části, ale také poslat například přes ICQ a nebo úplně mimo e-mail – například na CD poštou či kurýrem.

Používání e-mailů ke všemožným typům zpráv je už dnes tak rozšířené a tak samozřejmé, že lidé často zapomínají na nebezpečí, které je s e-maily spojeno. Řeč je nejen o internetových pirátech, kteří si rádi zaútočí na citlivá firemní data, ale také o zaměstnancích IT. I ti mají k vašemu počítači, jeho datům a také e-mailům prakticky neomezený přístup. Proto, pokud víte, že informace, které potřebujete druhému sdělit, jsou opravdu "choulostivé" (mohly by být zneužity, využity konkurencí k vašemu potopení apod.), zvolte raději jinou cestu pro sdělení – nejlépe ústně, poštovním dopisem, popřípadě alespoň telefonicky.

Autor:
  • Nejčtenější

Opustili původní profese a včelaří. Už mají 200 úlů a milionové obraty

16. března 2024

Ze svého koníčka udělali manželé Kölblovi rodinný byznys. Na Vysočině vybudovali medovou farmu a...

Jak financovat pobyt v lázních? Nenechte se odbýt, možná na něj máte nárok

15. března 2024

Premium Léčebný pobyt v lázních může pomoct s nejrůznějšími zdravotními neduhy. Na své si tam však přijdou...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Půjčených 50 tisíc bratr nevrátil. Můžu ho žalovat, i když nemáme smlouvu?

13. března 2024

Premium Jsou tací, kteří říkají, že máme půjčovat jen tolik peněz, o kolik jsme ochotni přijít. Na druhou...

Zmapovali jsme, na co letos přispívají všechny zdravotní pojišťovny

15. března 2024

Všechny zdravotní pojišťovny se snaží motivovat klienty, aby pečovali o své zdraví a využívali i...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Jak umět říkat druhým „ne“ a necítit se přitom provinile

18. března 2024

Dvě jednoduchá písmena, jedno jednoduché slovo: „Ne!“ Vyslovit ho však bývá často obtížné. Pro...

VIDEO: Střílej po mně! Kameraman natočil téměř celý útok v centru Prahy

Premium Ve čtvrtek zemřelo rukou střelce Davida K. 14 obětí, 25 lidí je zraněných, z toho deset lidí těžce. Jedním z prvních na...

Máma ji dala do pasťáku, je na pervitinu a šlape. Elišku čekají Vánoce na ulici

Premium Noční Smíchov. Na zádech růžový batoh, v ruce svítící balónek, vánoční LED svíčky na baterky kolem krku. Vypadá na...

Test světlých lahvových ležáků: I dobré pivo zestárne v obchodě mnohem rychleji

Premium Ležáky z hypermarketů zklamaly. Jestli si chcete pochutnat, běžte do hospody. Sudová piva totiž dopadla před časem...

Čím je dlouhodobý investiční produkt výhodný i pro padesátníky?

19. března 2024

Jak už sám název napovídá, dlouhodobý investiční produkt (DIP) je primárně koncipován jako...

Splatili hypotéku, za výmaz z katastru zaplatili dvojnásobný poplatek

19. března 2024

Majitelé rozdílně zastavených nemovitostí kvůli hypotéce si za vklad do katastru nemovitostí při...

Nemovitosti jsou jistota. Investovat se dá i s malým kapitálem

18. března 2024

Advertorial Pokud si chcete zafixovat vysoký výnos v době klesajících úrokových sazeb, není na co čekat. Do...

Jak umět říkat druhým „ne“ a necítit se přitom provinile

18. března 2024

Dvě jednoduchá písmena, jedno jednoduché slovo: „Ne!“ Vyslovit ho však bývá často obtížné. Pro...

Nutný výchovný pohlavek, souhlasí Bouček i Havlová s přerušením projevu na Lvu

Moderátor Libor Bouček ostře zareagoval na kauzu ohledně délky proslovu režisérky Darji Kaščejevové na předávání cen...

Švábi, vši a nevychované děti. Výměna manželek skončila už po pěti dnech

Nová Výměna manželek trvala jen pět dní, přesto přinesla spoustu vyhrocených situací. Martina ze Znojma se pokoušela...

Vyzkoušeli jsme podvod z Aliexpressu. Může vás přijít draho, i po letech

Nakoupili jsme na Aliexpressu a pěkně se spálili. Jednu USB paměť, dvě externí SSD a jeden externí HDD. Ve třech...

Chtěli, abych se vyspala s Baldwinem kvůli jeho výkonu, říká Sharon Stone

Herečka Sharon Stone (66) jmenovala producenta, který jí řekl, aby se vyspala s hercem Williamem Baldwinem (61). Měla...

Konec nadvlády programátorů. Pozic ubývá, na jednu se hlásí stále víc lidí

Premium Ochota firem splnit uchazečům skoro jakýkoli požadavek a velmi nízká konkurence. Tak by se ještě nedávno dala definovat...