Pozdní příchody, odkládání úkolů, přesouvání pracovních schůzek, zdržování kolegů. Poznáváte se? Blanka Chladová z personální společnosti Openn radí všem, kdo stále nestíhají, aby si udělali podrobnou analýzu času. Změřte si, kolik minut či hodin vám jednotlivé úkoly zabírají, a vše zapisujte do harmonogramu. „Dělejte to třeba čtrnáct dní i měsíc. Až pak budete schopni poznat, kde je problém,“ doporučuje Chladová. Připouští, že je to pracná metoda. „Užitečnější řešení, jak nepadnout pod tíhou úkolů, ale neznám,“ tvrdí.
Až budete mít hotovou analýzu, můžete začít s plánováním – denním, týdenním a nejlépe i měsíčním. Takzvaný time management (řízení času) je náročný. Určitě v něm mnohokrát selžete. „Důležité je otřepat se z každé porážky, nevzdat se a bojovat dál,“ dělí se o své postřehy Robert Němec, ředitel reklamní agentury, který se time managementem soustavně zabývá.
Důležité úkoly napřed
Základem time managementu je vnitřní disciplína. Předpokládá, že si nebudete vybírat úkoly podle nálady. „Jen pokud budete dělat nejprve ty nejdůležitější věci a až potom vše ostatní, dosáhnete cíle,“ říká Němec. Dokončení významných úloh si naplánujte na dřívější termín, než který je závazný. Ve zbývajícím čase se zaměřte na méně podstatné činnosti.
Začínat rovnou tím nejdůležitějším se osvědčilo i řediteli Vítkovické nemocnice v Ostravě Radomíru Maráčkovi. „Na hlavní úkoly si vždy vymezím čas a nenechám se rušit operativními věcmi či návštěvami. Když se můžu soustředit, jde vše mnohem rychleji,“ svěřuje se.
Dlouhá ranní káva
Pokud se divíte, že vaše kolegyně stíhá stejný úkol za poloviční dobu než vy, naučte se pracovat efektivněji. „Jsou to běžné situace. Například někdo upraví materiál na počítači za hodinu, protože perfektně zvládá program, v němž pracuje, jiný na to potřebuje celé dopoledne. Tady radím jednorázově obětovat čas svému zdokonalení v programu,“ říká Chladová. „Možná přijdete i na to, že některé úkony děláte naprosto zbytečně. Právě o Češích se říká, že pracují poměrně hodně, ale málo efektivně.“
Nešvarem českých kanceláří je dlouhá ranní káva, při které si všichni sdělují, jak toho mají moc. Pomalé rozjezdy, polovičatost a chaos se podílejí na tom, že nestíháme a stresujeme se. „Zkraťte si náběh pracovní doby, to znamená převlékání, přesun, čtení novin, klábosení s kolegy či prohlížení internetu. Každý den si upřesněte, co je třeba udělat nejdříve,“ radí Pavel Lasák ze společnosti Magnetronic Devices Trutnov. „Třeba vyřizování e-mailů nesmí trvat zbytečně dlouho, po vymezeném čase ho přesuňte na pozdější dobu.“
Naplánujte si i odpočinek
V některých případech je vhodné začít diskutovat o novém rozdělení úkolů v týmu. Nezapomeňte při tom na nutnost odpočinku. „Výsledků nedosahujeme jen plánováním a stíháním termínů, ale také péčí o vlastní spokojenost, kondici a duševní pohodu,“ připomíná Pavel Lasák.
I ředitel nemocnice Maráček se snaží pocitu, že nic nestíhá, předcházet odpočinkem. „Pravidelně spím, promyšleně se stravuji a nezapomínám na pohyb,“ vypočítává. „Roli hraje i uspořádání kanceláře či správné osvětlení. Je velmi důležité nechat si aspoň jeden den o víkendu zcela volný, nebo si vzít krátké volno po vyřešení složitého problému.“
 |
PODNIKÁTE A HLEDÁTE INFORMACE pro vaše finance? Navštivte podnikani.idnes.cz |
