Existují dva typy zaměstnanců. Prvním jde všechno od ruky, práci mají pečlivě naplánovanou do posledního detailu. Úkoly plní zásadně včas, někdy dokonce s velkým časovým předstihem. A pak je tu jejich pravý opak - v termínu nesplní prakticky nic. „Potřebovali by, aby den měl nejméně o deset hodin navíc, aby všechno stihli tak, jak se po nich chce,“ říká Marek Blažík, lektor manažerských dovedností. „Takový zaměstnanec musí svou práci zefektivnit, odstranit své nedostatky a snažit se zbavit všeho, co jeho práci ruší a ničemu neprospívá.“
Těžší úkoly dopoledne
Rozvrhnout si svůj čas, to je umění. Každý by si měl pracovní aktivity rozložit podle toho, kdy má nejvíc energie. Zpravidla platí, že nejvyšší výkonnosti lze dosáhnout během dopoledne, forma naopak klesá vždy po dvanácté hodině. Významné schůzky, rozhodnutí a obtížnou práci je proto vhodné si naplánovat na dobu před obědem. Přitom je důležité nenechávat nic na poslední chvíli. „Když víte, že máte na projekt čtrnáct dnů, stanovte si předem, co v který den uděláte. Po určité době pak kontrolujte, zda jste vše splnili tak, jak jste plánovali. A pokud ne, snažte se vše dohnat, dokud je čas,“ radí Blažík.
Dohled je nezbytný zvláště u zadání, na kterých současně pracuje hned několik zaměstnanců. V takovém případě musí být kontrola průběžná. Jedině tak lze zavčas odstranit případné nedostatky.
Lektoři se shodují v jednom: práci usnadní plán, tedy jakýsi rozpis všech aktivit. „Rozhodně se vyplatí vždy s denním nebo týdenním předstihem rozepsat všechno to, co nás v daném období čeká,“ říká Dagmar Holovská, která připravuje kurzy osobnostního rozvoje. „O všech aktivitách přitom musíte mít neustálý přehled, na nic se nesmí zapomenout,“ doplňuje Blažík. Pomůže i to, když si k jednotlivým úkolům přidáte priority a třeba i stručný návod, jak cíle dosáhnout. Například koho kontaktovat, kde hledat informace nebo z jakých materiálů čerpat. Důležité věci musí ustoupit těm, které počkají.
Když je práce moc
Kdo se při všem spoléhá jen sám na sebe, dělá chybu. „V okamžiku, kdy se práce nahromadí, je potřeba naučit se říct ne a další už nebrat. Pokud práci nedokončíte včas, odfláknete ji nebo třeba vůbec neodevzdáte, jen stěží to na vás vrhne dobré světlo. Na dalším projektu už se pak nemusíte podílet,“ upozorňuje Holovská.
Při snaze o lepší uspořádání pracovní činnosti je důležité zbavit se všech rušivých prvků. „Opakované pauzy na kouření, kávu a bezvýznamné diskuse s ostatními kolegy by měly jít stranou. Stejně tak odreagování na internetu nic dobrého nepřinese,“ radí Blažík.
Jak si lépe zorganizovat práci
-
1. Nejdříve se zaměřte na důležité činnosti, které nepočkají.
-
2. Rozvrhněte si práci podle toho, kdy ji máte odevzdat.
-
3. Věnujte se vždy jen jedné věci, nepřeskakujte mezi úkoly.
-
4. Nedělejte všechno sami, naučte se práci předávat kolegům.
-
5. Dodržujte přestávky v práci, mezi úkoly odpočívejte.
-
6. Zbavte se pocitu, že všechno leží jen na vás.
-
7. Využívejte dostupné technologie a pomůcek, které práci usnadní.
-
8. Provádějte pravidelnou kontrolu již splněných úkolů.
-
9. Udržujte si na pracovní ploše pořádek, snadno pak najdete důležité věci.
-
10. Zbavte se rušivých prvků, nerozptylujte se.
 |
Chystáte se kolegovi, nebo dokonce šéfovi říct něco pěkně od plic? Jak na to? Čtěte ZDE. |
