Nestíháte v práci? Zkuste si zorganizovat jinak čas

Většina lidí si intuitivně dělí každodenní úkoly a povinnosti na tři skupiny:

- důležité = hoří,
- důležité, ale ještě to nehoří, ještě to počká,
- méně důležité, popřípadě nedůležité.

A vrhá se, jak jinak, na první skupinu. Už od začátku jsou pod tlakem, který se zesiluje telefonáty, pokyny šéfa s dovětkem, že včera bylo pozdě. Začínají improvizovat, zjednodušovat, dělat v naplánovaném úkolu kompromisy na úkor důkladnosti a kvality. Jediným řešením je radikální změna zvyklostí: je potřeba hned na začátku pracovní doby vybrat ze všech denních úkolů ten, který je zároveň nepříliš časově dlouhý, nepříliš riskantní, a hlavně ze všech úkolů nejnepříjemnější. Když vyřešíte právě tento úkol jako první, můžete si říci: Dnes už mám to nejhorší za sebou. Vše, co mě čeká, bude už příjemnější. Ten pocit zvyšuje výkonnost a zlepšuje koncentraci. Tento systém "nejhorší nejdříve" vydržte praktikovat bez přerušení celý měsíc. Vytvoří se návyk, vaše psychika si zvykne na pocit "dnes už mě čeká jen to lepší" jako na drogu a je vyhráno. Pro větší jistotu úspěchu přidejte i doplňkové metody. U každého úkolu se ptejte:

- Co se stane nejhoršího, když to neudělám? Zboří se svět?

- Mohu tento úkol s únosným rizikem delegovat? Co mě delegování bude stát (peněz, nervů, nutnosti důkladnější kontroly? Zvažujte tyto věci u každého úkolu individuálně. Slíbili jste pracovnímu partnerovi, že dnes zavoláte, a nějak vám to ve změněné situaci časově nevychází? Je-li partner myšlení východního až balkánského, nic se při nezavolání nestane. Partner to sám také tak praktikuje. Je-li ovšem partner myšlení důsledného západního, bude si deset let pamatovat, že váš ústní slib neplatí, a že tedy přinejmenším nesmíte být ve stejné společenské a platové vrstvě jako on.

Co jsme psali a co si přečtete

53. Jak si zařídit kancelář
54. Jsem spokojen, ale...
55. Jak si plánovat čas
56. Pracovní telefonní hovory
57. Kdo to má všechno číst

Jak přijmout kritiku? Jak vyjít se spolupracovníky či jak se vyrovnat se stresem? Odpovědi na tyto otázky najdete v seriálu 100 rad, jak být úspěšnější v práci. Připravujeme ho s docentkou Evou Bedrnovou z pražské VŠE a Davidem Gruberem, autorem knih s touto tematikou.

Kateřina Forstingerová, ředitelka společnosti Moravia IT

Nejdříve se zamyslete se, jak proběhl váš poslední pracovní týden. Sepište si, kolik času jste věnovali jednotlivým činnostem. Možná budete překvapeni, že většina z nás nemá svůj pracovní rozvrh v rovnováze. Napište si, co by šlo udělat efektivněji. Nezapomeňte, že během času se vám objem práce spíše zvýší, ale den bude mít stále jenom 24 hodin.