Stačí jeden den volna a poštu máte zavalenou nepřečtenými zprávami. Kapacita schránky je přeplněná, vám nejdou posílat zprávy, a to zrovna musíte rychle něco vyřídit... V kancelářích celkem běžná situace.
E-maily se staly v posledních letech nejčastějším prostředkem pro pracovní komunikaci. Na každého pracovníka připadá podle průzkumu americké společnosti Radicati Group v průměru 85 zpráv, které mu přistanou denně v poště a dalších 36, které sám napíše a odešle. Podle prognóz se tato čísla budou meziročně zvyšovat o sedm procent. Abyste se v poště tedy úplně neztratili, je nutné ovládat alespoň základní triky.
"Zhruba polovina odeslaných e-mailů ve středních a velkých podnicích patří interní komunikaci zaměstnanců. Většinou je elektronická pošta využívána nejen pro předávání informací, ale i mnoha dokumentů v přílohách a současně také pro zadávání úkolů. To vše často převyšuje limit, který je schopen i nadprůměrný manažer efektivně obsáhnout," upozorňuje Lenka Uzun ze společnosti Servodata, podle níž je e-mail v mnoha případech nezastupitelný, existuje však řada momentů, kdy jej lze nahradit efektivnější alternativou. Radí firmám nastavit vnitřní pravidla komunikace a vzít v úvahu nové komunikační a cloudové nástroje tak, aby šetřily zaměstnancům čas.
První e-mailElektronická pošta je nejpoužívanější internetovou službou. Vznikla jako programátorský experiment na podzim roku 1971. A byla to jen nezapamatovatelná změť znaků. Více čtěte ZDE. |
Mezi nejznámější aplikaci pro rychlou textovou, hlasovou a audiovizuální komunikaci patří Skype, se kterým lze komunikovat v rámci konferenčních skupin. A někdy čas ušetří i klasický telefonát, zvláště pokud jde o složitější problém. Přesto řada lidí raději složitě píše sáhodlouhé zprávy.
Červené praporky jako prvomájový průvod
Některé firmy už školení, která e-mailovou korespondenci zdokonalují, zavedly. "Denně mi ve schránce přistane zhruba padesátka e-mailů, na které se snažím odpovídat hned, nejpozději tak do dvou dnů. Ostatně i to nám doporučovala interní kampaň nazvaná Pravidla e-mailu. Některá doporučení dodržuji téměř stále, třeba se vždy snažím dávat do zprávy vhodný předmět, zvýraznit nejpodstatnější informace a zbytečně nezahlcovat schránku kolegům, kterých se informace netýká," vypráví Lucie Jungmannová ze společnosti O2. Na co prý naopak často zapomíná, je zmínit termín, dokdy informaci potřebuje, nebo určit prioritu.
Sama se pak snaží poštu třídit do podsložek po jejich zodpovězení. "Ty nevyřešené se mi hromadí ve složce Doručená pošta. Asi jako každému se mi občas stane, že na nějaký e-mail zapomenu, u těch důležitých se tomu snažím předcházet označením červeného praporku, někdy to pak v mém e-mailu vypadá jako prvomájový průvod," dodává Lucie Jungmannová.
Pokud jste zatím vzdělávacím kurzem o pravidlech komunikace neprošli, přečtěte si alespoň čtyři základní kroky k efektivnímu vyřizování elektronické pošty, které nabízí Jan Dvořák z počítačové školy Gopas:
- Nepřerušujte práci kvůli každému novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Stačí poštu kontrolovat každých 15 minut v případě, že potřebujete být v kontaktu s klienty či obchodními partnery. Při běžném režimu stačí hodinový interval. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, však řešte okamžitě.
- Nevynechávejte předmět zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Adresátovi i sobě samým navíc ušetříte čas v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii.
- Používejte úkolový kalendář, který je součástí každého poštovního klienta. Formou automatických připomínek tak získáte jasný přehled o vašich zamýšlených aktivitách, jejich načasování, prioritě i stavu rozpracování. Zkuste si v kalendáři připsat ke každému úkolu i přibližný čas, který budete potřebovat k jeho splnění. Budete se lépe orientovat ve vašem time-managementu.
- Dávejte do kopií relevantní účastníky komunikace. Když to přestanete dělat, snadno ztratíte jednotnou linii a vaši kolegové budou mít neúplné informace. Potom se může stát, že se někdo z vynechaných spolupracovníků začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný.
Se stovkami e-mailů denně si musí poradit například Marec Westermann ze slevového serveru KuponPlus. "Denně dostávám stovky zpráv na mé různé e-mailové adresy. U každé mám nastavený filtr, který podle stanovených klíčových slov zprávy automaticky rozděluje do různých složek. Pak, když mám čas, probírám e-maily od nejdůležitějších po nejméně důležité. K tomu mám ještě sám možnost dát každé zprávě vlastní prioritu, což využívám, abych se ve zprávách lépe orientoval," doplňuje podnikatel.
S přibývajícím počtem e-mailů, které lidé musí v práci vyřídit, se samozřejmě zvyšuje šance, že v odeslané korespondenci udělají chybu nebo "faux-pas". Podle Ondřeje Beránka, ředitel společnosti Bohemia Sekt, je zvláště nepříjemné, když píšete něco o určité osobě a omylem jí to pošlete. "Občas se také stane, že se použije nesprávné oslovení, například píšete panu Novákovi, ale napíšete: "Dobrý den, pane Martínku." A nehodí se ani přeposlat nějaké osobě zároveň i celou historii předchozí komunikace, tedy více, než by se k té osobě mělo dostat. Z toho vyplývá, že e-mail je poměrně nebezpečný nástroj a podle toho se s tím také musí zacházet," radí Ondřej Beránek.
Sám používá k vyřizování zpráv automatické třídění do složek a používá též "příznaků" a termínových "připomínek". Denně mu přijde přibližně padesát až sto zpráv, přičemž asi polovina vyžaduje vyřízení. "Přes všechna tato "opatření" mám ze své pošty pocit spíše chaosu. Zatím se v něm ale orientuji," říká ředitel Beránek.
Etiketa o elektronické korespondenci
Pracovní e-mail musí být stejně zdvořilý jako obchodní dopis a musí být i podobně koncipován, uvádí Ladislav Špaček ve své knize Business etiketa a komunikace. Nesmí tedy chybět zdvořilé oslovení, předmět sdělení v úvodu, členění na odstavce, v závěru rozloučení a podpis s vizitkou, tedy úplnou adresou, telefonickým spojením a dalšími identifikačními údaji.
Pro e-mail je důležitá grafická podoba, ta totiž hodně vypovídá o "korporátní" identitě. Všechny e-maily od jedné firmy by měly mít jednotnou úpravu, stejné fonty a velikost písma, stejnou barvu textu a stejný podklad, šablonu. Stejně by měly být formulovány i vizitky, které se automaticky připojují pod podpis. "Grafika prozradí vkus majitele nebo firemní kulturu. Okázale nápadná nebo barvami hýřící grafika dává najevo, že firma si musí zjednávat pozornost těmito formálními prostředky, kdežto nevtíravá a vkusná grafika demonstruje solidnost a důraz na obsah," radí Ladislav Špaček.
E-maily mají ještě další záludnosti. Je nutné zkontrolovat, zda při jejich přeposílání ponecháme v záhlaví zprávy adresu odesílatele, a tak můžete adresátovi nechtě prozradit, od koho jste čerpali podklady a kdo vám poskytl informace.
Stejně tak hromadné posílání e-mailů více adresátům je dobré řešit skrytou kopií. Někomu nemusí být příjemné, že jeho adresu dáváme ve známost ostatním lidem.
Stává se, že e-mail odešleme bez příloh, proto je nutné po odeslání zkontrolovat v odeslané poště, zda zpráva obsahovala přílohy. A někdy zase naopak odešlete příliš velkou přílohu, která příjemci zahltí poštu. V pracovní korespondenci se také vyvarujte familiérního stylu zpráv a používání "smajlíků", pokud dotyčný není váš kamarád nebo známý.
E-mail má nevýhodu v tom, že po kliknutí na tlačítko "odeslat" je nevratný. "Tak jako pečlivě zkontrolujete svůj oděv a doplňky, když vyrážíte do společnosti, tak po napsání e-mailu věnujte pár minut důkladné kontrole textu. K adresátovi by měl dorazit produkt bez překlepů, pravopisných chyb a v dokonalé úpravě. Tím dáváte najevo, jak si adresáta vážíte: nedbalost prozradí nezájem, pečlivost respekt a úctu," píše se v knize Business etiketa a komunikace.
