Vést dobře poradu je umění. Pokud ho budete ovládat, bude na jejím konci každému jasné, jaký je jeho úkol. A ten konec se nebude donekonečna protahovat, jak to bývá naopak při poradách, které ten, kdo je vede, nezvládá.
"Tak co navrhujete?" Zahájil poradu šéf firmy zabývající se propagací a ekonomickým poradenstvím. "Možná bychom mohli pro naše klienty vymyslet nějaký nový seminář. Ale nevím," řekl rozpačitě. Odborníci, kteří učí manažery nad podobnými větami úpí: Takhle ne!
. radaAby byla porada užitečná, měla by být věcná, dobře připravená, proběhnout bez přílišných emocí a prázdného tlachání o ničem. |
Mějte varianty řešení
Základní zásada pro úspěšnou a efektivní poradu zní: přijďte připraveni. To platí pro toho, kdo poradu vede, i pro její ostatní účastníky. Zjistěte si předem o probíraném problému pokud možno vše dostupné. Nebojte se udělat si poznámky a potřebné materiály si vezměte s sebou. Nespoléhejte, že se vše dozvíte až na místě a informace budete "lovit" v průběhu sezení.
Připravte si návrhy námětů a varianty jejich řešení. Je dobré být připraven na alternativu, že váš návrh bude odmítnut nebo se bude ostatním jevit jako nezajímavý. Bylo by chybou poté, co váš nápad nebo argument neuspěje, stáhnout se, nebo urazit a zbytek porady mlčet. Naopak správné je říct: Dobře, tohle ne. Navrhuji další postup.
Maximálně se snažte připravit i na řešitelskou poradu, tedy takovou, která se svolává narychlo ke konkrétnímu problému. Snažte se, byť na několik minut, které zbývají do začátku, zamyslet, s jakým návrhem řešení či argumentem k tématu byste mohli přispět vy osobně.
Stanovte předem formu
Připravte se nejen na obsah porady, ale předem stanovte i její formu. Sepište probíraná témata a stanovte orientačně čas, který jim chcete věnovat. Tohoto itineráře se držte. Klidně v průběhu porady upozorněte, že se čas určený pro dané téma chýlí ke konci a je třeba věc vyřešit. Zabráníte tak zbytečnému protahování. Žádnému z témat byste neměli věnovat více než deset minut. Pak totiž přestává být jednání efektivní.
Předem stanovte i pravidla diskuze, to znamená, kdy se bude možné k programu porady vyjadřovat a jak dlouho. Každému "řečníkovi" měřte čas. Upozorněte ho předem, že má na vystoupení třeba dvě minuty.
Nebojte se poradu na chvíli přerušit, pokud se začíná rozpouštět ve zbytečných slovech a nevede k jasnému výsledku. Krátká přestávka nebo i odklad například na druhý den přinesou do jednání čerstvý „vzduch“. A pro "zacyklené" problémy se snáze najde nová cesta a řešení. Nikdy ale nad nevyřešeným problémem nemávejte rukou s tím, že se vyřeší někdy později. Řešení odložit můžete, ale s pevně stanoveným termínem a úkolem zamyslet se nad ním s jasně danými pravidly.
Jasný výsledek je nutnost
Každá porada by měla začínat tímto sdělením: Sešli jsme se tu proto, abychom řešili nebo informovali o tom a tom problému. To znamená, že by měl být vždy jasně formulován její cíl.
Nedopusťte, aby se porada stala rutinou. K té svádí vše pravidelné. Může se stát, že když se budete scházet například každé pondělí v deset, někdy "nebude o čem mluvit", porada sklouzne k přátelskému klábosení a vznikne dojem, že tak to bude i příště. Tomu se lze vyhnout systémem účelových porad, které jsou svolávány nikoli k určitému času, ale ke konkrétnímu problému. Zkuste například vyměnit i styl porady. Nikde není psáno, že se při ní musí sedět. Při poradě lze i stát,.
Kdo by měl poradu vést? Nemusí to být nutně nejvýše postavený manažer a opakovaně jediná osoba. Naopak, pokud alespoň část porady povede pokaždé někdo jiný, donutí to všechny její účastníky aktivně se zapojovat, a nikoli ji "prospat".
Poradu je třeba ukončit ve stanovený čas a zbytečně ji neprotahovat. Zároveň by na jejím konci měl být jasně zformulován a zopakován její výsledek. Například: Dospěli jsme k takovému řešení. Nebo: Úkoly pro každého jsou jasné a stručně je vyjmenovat. Případně: Řešení se zatím nenašlo, dohodli jsme se, že budeme pokračovat zítra ve stanovenou dobu a do nové porady budou k problematice připraveny následující nové podklady.
