Office manager
■ Odpovídá za bezproblémový chod celé kanceláře, organizuje práci administrativních zaměstnanců (recepční, asistentky) a dalších zaměstnanců sekretariátu (např. řidiče) tak, aby byla zajištěna efektivní kancelářská podpora. Většinou se jedná o tým nepřesahující deset osob.
■ Připravuje rozvrhy práce pro tyto zaměstnance a dohlíží na plnění úkolů.
■ Zajišťuje a koordinuje další činnosti jako přijímání návštěv na recepci, vyřizování telefonátů, přípravu a distribuci pošty, psaní dokumentů, archivaci a bezproblémovou komunikaci mezi kanceláří a ostatními odděleními firmy.
■ Komunikuje s externími dodavateli.
■ Spravuje rozpočet určený pro kancelářské potřeby a má na starosti jejich zásoby, zajišťuje nákup a distribuci kancelářských potřeb v rámci společnosti.
■ Je odpovědná přímému nadřízenému, kterým je většinou ředitel společnosti.
Asistentka týmu
■ Vykonává administrativní a podpůrné činnosti pro členy svého pracovního týmu.
■ Vyřizuje veškerou běžnou korespondenci.
■ Vyhledává pro pracovníky oddělení potřebné informace z uložených dokumentů, z tisku nebo je zajišťuje u jiných útvarů.
■ Připravuje statistické přehledy a dokumenty potřebné pro jednání a prezentace.
■ Jako podpora týmu může jednat s klienty, dodavateli i dalšími spolupracujícími týmy.
■ Svolává porady a zajišťuje potřebné dokumenty a materiály pro tato jednání.
■ Provádí zápisy z jednání oddělení nebo celé společnosti a z jiných pravidelných porad.
Asistentka vedoucího oddělení
■ Odpovídá za chod kanceláře vedoucího oddělení.
■ Vytváří, organizuje a udržuje systém základních dokumentů nadřízeného.
■ Přijímá a třídí korespondenci pro manažera, samostatně vyřizuje běžnou korespondenci, předává korespondenci nadřízenému spolu s dalšími potřebnými dokumenty a informacemi.
■ Podle pokynů připravuje návrhy složitějších dopisů.
■ Vede diář nadřízeného, osobně organizuje jednání, zve a informuje účastníky.
■ Zajišťuje pro manažera služební cesty a další akce včetně všech souvisejících činností (zajištění ubytování, rezervace letenky, zajištění řidičů a vozů), má na starosti zároveň i finanční záležitosti, které se týkají těchto akcí.
■ Přijímá a přepojuje telefonáty.
■ Přijímá a uvádí návštěvy.
■ Podává potřebné informace a předává dál pouze specifické požadavky.
■ Domlouvá termíny jednání či odkazuje na příslušnou osobu či nadřízeného.
■ Často se setkává s klienty a dodavateli.
■ Zpracovává zápisy z jednání.
Asistentka generálního ředitele
■ Odpovídá za chod kanceláře generálního ředitele.
■ Vykonává činnosti, které vyžadují dobrou znalost zázemí a politiky společnosti.
■ Připravuje a vyřizuje korespondenci pro generálního ředitele, může mít přístup k důvěrným informacím o plánech, výsledcích a obratech společnosti, smlouvách, personálních plánech.
■ Vytváří, organizuje a udržuje systém všech dokumentů pro ředitele či společnost.
■ Vyhledává pro vrcholové vedení potřebné informace a podklady pro jednání.
■ Připravuje statistické přehledy a dokumenty, které mohou vyžadovat analytické i syntetické schopnosti.
■ Vede diář ředitele, domlouvá schůzky, pracovní cesty včetně jejich organizace.
■ Předává potřebné informace vedoucím jednotlivých oddělení či jejich asistentkám.
Účetní
■ Odpovídá za komplexní vedení účetní problematiky v rámci společnosti. Její činnost zahrnuje většinou vedení účetních knih, přípravu deníkových záznamů, účetnictví investičního majetku a zásob, přípravu předrozvah nebo finančních výkazů, provozní účetnictví, kontrolu bankovních účtů a veškerou fakturaci související s chodem a činností společnosti.
■ Připravuje návrhy výkazů a sestav.
■ Aplikuje účetní techniky a standardní praxi na klasifikaci a zaznamenávání finančních případů.
■ Plní úkoly zahrnující analýzu finančních dat střední úrovně náročnosti.
■ Často spolupracuje s týmem junior účetních či fakturantek, které pro ni připravují potřebné podklady.
■ Současně metodicky vede tyto pracovníky – školí je, kontroluje odvedenou práci.
■ Je odpovědná přímému nadřízenému, kterým bývá hlavní účetní nebo finanční ředitel.
Recepční
■ Představuje klíčovou osobu, s níž se setkává každý, kdo vstupuje do společnosti.
■ Přijímá, vítá, zapisuje návštěvníky, ohlašuje je či odkazuje na odpovídající pracovníky.
■ Odpovídá za příjem pošty, její zápis, třídění a odevzdání příslušným osobám či oddělením.
■ Nese zodpovědnost za záznamy, které mohou zahrnovat interní a externí adresáře.
■ Vede evidenci rezervací zasedacích místností.
■ Podává základní informace volajícím, přepojuje příchozí hovory, radí volajícím v rámci svých kompetencí, třeba pokud si nejsou jistí, na koho se obrátit.
■ Přebírá a vyřizuje vzkazy.
■ Udržuje pořádek v recepci a v zasedacích místnostech.
■ Uvádí návštěvníky do zasedacích místností.
■ Stará se o občerstvení při jednáních v zasedacích místnostech, případně když návštěvník čeká na pracovníka firmy na recepci.
Administrativní pracovník
■ Spolupracuje s týmem dalších zaměstnanců, většinou v oddělení administrativy, obchodu či účetnictví.
■ Vykonává kancelářské práce, jako například zpracování dokumentů, vedení záznamů a sestavování zpráv, které vyžadují jednoduchou analýzu, jednoduchý vlastní úsudek a pracovní znalost základních postupů.
■ Pracuje pod dohledem zkušenějšího kolegy, většinou jako podpora jiných pracovníků.
■ Plní jednorázové úkoly převážně z oblasti administrativy, jako je korespondence, zakládání dokumentů do archivu, příprava seznamů, vyhledávání informací v médiích či archivu, kopírování písemností.
Telefonní operátor
■ Odpovídá za přepojování veškerých příchozích hovorů.
■ Přijímá a rozděluje telefonáty podle požadavků volajících a na základě znalosti společnosti i příslušnosti konkrétních pracovníků k jednotlivým oddělením.
■ Odpovídá volajícím na základní otázky o produktu či službách firmy.
■ Spolupracuje se sekretariátem, který jej informuje o důležitých změnách ve firmě – o nových zaměstnancích, nových produktech, změně sídla pobočky a podobně.
Koordinátor – administrátor zakázek
■ Je součástí týmu, který zajišťuje provedení zakázek, a spolupracuje s kolegy na různých konkrétních projektech.
■ Odpovídá za včasné provedení zadaných úkolů, které jsou potřebné pro úspěšné zvládnutí celé zakázky.
■ Komunikuje s ostatními odděleními či s dalšími kolegy tak, aby bylo zajištěno dodání materiálů, informací a dat.
■ Zpracovává údaje o průběhu projektů.
■ Mnohdy dohlíží na čerpání rozpočtu pro danou zakázku.
■ Analyzuje výsledky a připravuje zprávy pro vedení společnosti.
Zdroj: OPENN, Human Resources Management
