Smajlíci či útržkovitý text. Hrubé prohřešky v pracovních e-mailech

Pravidla slušného chování neplatí jen v reálném životě. Měla by se dodržovat i při elektronické komunikaci. Řada zaměstnanců ale tato pravidla vůbec nezná a sobě i své firmě může kazit dobré jméno.
Pro větší typ příloh doporučují odborníci využít na ukládání a sdílení souborů spíše specializované servery . Ilustrační snímek

Pro větší typ příloh doporučují odborníci využít na ukládání a sdílení souborů spíše specializované servery . Ilustrační snímek | foto: Profimedia.cz

Reklamní zpráva, v předmětu ilustrační fotografie zboží, vedle ní hlavička firemního manažera. Velikost pět megabytů. E-mailové zprávy, o které nikdo vlastně nestojí a které jen zahlcují mailovou schránku, znají snad všichni, kteří pracují s počítačem.

Netiketa: pravidla slušného chování na síti

Tento a řada podobných nešvarů, které komplikují elektronickou komunikaci, vycházejí z prostého faktu, že odesílatelé prostě neznají základní pravidla slušného chování na síti, tedy tak zvanou "netiketu".

Netiketa označuje ustálená pravidla, která sice nejsou psaná, většina z nich není zákonnou normou, ale podle odborníků by je přesto měli uživatelé dodržovat. Často si jednotná pravidla elektronické komunikace definují jednotlivé velké firmy, které od svých zaměstnanců chtějí jednotný přístup, který je i součástí firemní identity.

Nepřehlédněte

"Kombinujeme společná pravidla platná pro všechny, tedy jednotný styl podpisu, jednotný vizuál aktuálního firemního sdělení na konci mailové zprávy, nastavení automatické odpovědi v době nepřítomnosti a podobně, s možností individuálního vyjádření se každého z nás, třeba v interním e-mailu určeném kolegům umístěním kreativně zpracované pozvánky na oslavu jubilea," říká generální ředitel Atmedia Petr Majerik.

"Řada firem, zejména korporátních a zahraničních, má vypracovaný manuál pro strukturu a formu korespondence včetně e-mailu. Většinou mají předepsané, jak má vypadat podpis," vysvětluje Tomáš Gřešek, lektor manažerů ze společnosti Eduway.

Pozor na přílohy, důležitý je formát i velikost

Právě problém s přílohami je podle něj velmi rozšířený. Odesílatelé by měli myslet na ukládání příloh ve standardních formátech, nejčastěji MS Office, popř. PDF, fotky ve verzi JPG či videa MPEG.

Samotnou kapitolou je právě ona velikost příloh. Podle Gřeška by e-mail obecně neměl mít větší přílohu než jeden megabyte, po dohodě s protější stranou je přijatelná hranice jeden až pět megabytů.

"Na smartphonech doporučuji omezit stahování jen na hlavičky a přílohy tak do 100 kB," říká Gřešek. Odborníci pro větší typ příloh doporučují využít spíše specializované servery na ukládání a sdílení souborů. S tím souhlasí i výkonný ředitel Počítačové školy Gopas Jan Dvořák. "Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některou z verzí internetových úložišť," vyjmenovává Dvořák.

Pravidla mají především cizí společnosti

Interní pravidla, jak využívat elektronickou poštu, má i přední světová personální agentura Randstad. "E-mailovou zprávu by měl odesílatel vždy považovat za skutečný fyzický dopis, a všechny e-mailové zprávy proto psát a kontrolovat stejným způsobem," říká Kateřina Vaisová, manažerka Randstadu. Mezi body se zaměstnanci dočtou například, že v předmětu zprávy by měl vždy být uveden smysluplný text, nebo že pokud zaměstnanec během pracovní doby nemůže kontrolovat příchozí poštu, neměl by zapomenout na aktivaci funkce "mimo kancelář", tedy automatickou odpověď v nepřítomnosti.

Podle odborníků je nešvarem i rychlý styl psaní, tedy zprávy, kde chybí řádné oslovení, sdělení je v útržkovitých větách.  

"Vyznávám stručný a ideálně strukturovaný obsah zprávy s jasným sdělením nebo požadavkem, přijatelnou velikost přílohy s ohledem na firemní limity a rychlost stahování mimo kancelář. Jasně definovaný předmět zprávy a slušné oslovení. Obecně považuji e-mailovou korespondenci za doplňkový způsob komunikace ve smyslu shrnutí informací nebo jinak dohodnutého," přibližuje osvědčená pravidla Zbyněk Pardubský, zástupce ředitele Huawei Technologies. 

  1. Srozumitelný a stručný předmět e-mailu.
  2. Slušné jmenné oslovení adresáta.
  3. Vhodně zvolený styl textu.
  4. Srozumitelný podpis, nepřehánět to s textem o firmě, případně o její zálibě v ekologii.
  5. Nastavit automatickou odpověď vždy, když dotyčný nebude schopen na maily odpovídat.
  6. Důkladně zkontrolovat jména příjemců.
  7. Dobře zvážit vložení smajlíků a jiných grafických prvků.
  8. Neposílat e-mail s přílohou větší než jeden megabyte, pokud s tím druhá strana výslovně nesouhlasí.
  • Nejčtenější

Opustili původní profese a včelaří. Už mají 200 úlů a milionové obraty

16. března 2024

Ze svého koníčka udělali manželé Kölblovi rodinný byznys. Na Vysočině vybudovali medovou farmu a...

Splatili hypotéku, za výmaz z katastru zaplatili dvojnásobný poplatek

19. března 2024

Majitelé rozdílně zastavených nemovitostí kvůli hypotéce si za vklad do katastru nemovitostí při...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Jak financovat pobyt v lázních? Nenechte se odbýt, možná na něj máte nárok

15. března 2024

Premium Léčebný pobyt v lázních může pomoct s nejrůznějšími zdravotními neduhy. Na své si tam však přijdou...

Půjčených 50 tisíc bratr nevrátil. Můžu ho žalovat, i když nemáme smlouvu?

13. března 2024

Premium Jsou tací, kteří říkají, že máme půjčovat jen tolik peněz, o kolik jsme ochotni přijít. Na druhou...

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Zmapovali jsme, na co letos přispívají všechny zdravotní pojišťovny

15. března 2024

Všechny zdravotní pojišťovny se snaží motivovat klienty, aby pečovali o své zdraví a využívali i...

VIDEO: Střílej po mně! Kameraman natočil téměř celý útok v centru Prahy

Premium Ve čtvrtek zemřelo rukou střelce Davida K. 14 obětí, 25 lidí je zraněných, z toho deset lidí těžce. Jedním z prvních na...

Máma ji dala do pasťáku, je na pervitinu a šlape. Elišku čekají Vánoce na ulici

Premium Noční Smíchov. Na zádech růžový batoh, v ruce svítící balónek, vánoční LED svíčky na baterky kolem krku. Vypadá na...

Test světlých lahvových ležáků: I dobré pivo zestárne v obchodě mnohem rychleji

Premium Ležáky z hypermarketů zklamaly. Jestli si chcete pochutnat, běžte do hospody. Sudová piva totiž dopadla před časem...

Čím je dlouhodobý investiční produkt výhodný i pro padesátníky?

19. března 2024

Jak už sám název napovídá, dlouhodobý investiční produkt (DIP) je primárně koncipován jako...

Splatili hypotéku, za výmaz z katastru zaplatili dvojnásobný poplatek

19. března 2024

Majitelé rozdílně zastavených nemovitostí kvůli hypotéce si za vklad do katastru nemovitostí při...

Nemovitosti jsou jistota. Investovat se dá i s malým kapitálem

18. března 2024

Advertorial Pokud si chcete zafixovat vysoký výnos v době klesajících úrokových sazeb, není na co čekat. Do...

Jak umět říkat druhým „ne“ a necítit se přitom provinile

18. března 2024

Dvě jednoduchá písmena, jedno jednoduché slovo: „Ne!“ Vyslovit ho však bývá často obtížné. Pro...

Střední škola a Mateřská škola Aloyse Klara
Kuchaře/Kuchařku pro střední školu

Střední škola a Mateřská škola Aloyse Klara
Praha
nabízený plat: 20 000 - 29 000 Kč

Nutný výchovný pohlavek, souhlasí Bouček i Havlová s přerušením projevu na Lvu

Moderátor Libor Bouček ostře zareagoval na kauzu ohledně délky proslovu režisérky Darji Kaščejevové na předávání cen...

Švábi, vši a nevychované děti. Výměna manželek skončila už po pěti dnech

Nová Výměna manželek trvala jen pět dní, přesto přinesla spoustu vyhrocených situací. Martina ze Znojma se pokoušela...

Vyzkoušeli jsme podvod z Aliexpressu. Může vás přijít draho, i po letech

Nakoupili jsme na Aliexpressu a pěkně se spálili. Jednu USB paměť, dvě externí SSD a jeden externí HDD. Ve třech...

Chtěli, abych se vyspala s Baldwinem kvůli jeho výkonu, říká Sharon Stone

Herečka Sharon Stone (66) jmenovala producenta, který jí řekl, aby se vyspala s hercem Williamem Baldwinem (61). Měla...

Byla to láska na první pohled, říká hvězda Gilmorek o manželství s modelkou

Milo Ventimiglia (46), představitel Jesse ze seriálu Gilmorova děvčata nebo Jacka Pearsona ze seriálu Tohle jsme my, je...