Jeden z našich prvních kontaktů bývá často po telefonu. Dojem, který si ostatní o nás vytvoří, bychom neměli podceňovat.
Používejte osobní tón
Přestože se na displeji mobilních telefonů zobrazuje jméno volaného, na začátku hovoru se zásadně představujeme. Jak jménem, tak v zaměstnání názvem firmy, aby dotyčný věděl, s kým mluví a kam se dovolal.
Představujme se zřetelně a příjemně. Slova jako „Haló, nó, příjem“ na začátek hovoru nepatří. Při volání do firem máme často spíše pocit, že se na druhém konci místo recepční nebo telefonistky ozval automat. Aby tomu tak nebylo, měli bychom vždy při rozhovoru se zákazníkem vnést do hovoru osobní tón. Ne však tón familiární s otázkami typu: „Co mi chcete?“ Tento způsob působí vlezle a neslušně. Pokud není ten, s kým chce volající hovořit, momentálně k zastižení, můžeme se ho zeptat, zda nechce nějak pomoci, nebo nabídnout, že předáme vzkaz.
Buďte struční
Volání by mělo vždy začít otázkou, zda nerušíme či nevoláme nevhod. Pokud ano, omluvíme se a domluvíme si jiný, vhodnější čas. Jestliže nerušíme, přejdeme rovnou k věci.
Ptát bychom se měli jasně a stručně. Při hovoru si dáváme pozor na rychlost slovního projevu, nemluvíme ani příliš rychle, ani neděláme dlouhé pomlky, abychom nezdržovali volajícího ani sebe. U obchodních telefonátů bychom měli mít na papíře poznamenaná témata, o kterých chceme hovořit. Důležité informace si zapisujeme. Na konci hovoru je pak shrneme a přečteme, abychom si mohli věci, na kterých jsme se domluvili, odsouhlasit. Vyhneme se tak dalším zbytečným telefonátům a budeme působit profesionálně. Pokud někdo hovoří delší dobu, není dobré se úplně odmlčet, ale občas použít slova jako: „Aha, ano...“
Nezapomeňte na slušnost
I když nás čeká nepříjemný rozhovor, měli bychom zachovat slušnost. Nikdy nemůžeme vědět, kdo nás poslouchá, a tak dáváme pozor, o čem a s kým hovoříme. Rozhodně při nepříjemném hovoru netřískáme sluchátkem nebo druhého nevypneme v polovině věty.
Důležitá je i délka hovoru. Vycítímeli, že volající by hovor rád ukončil, přizpůsobíme se a nesnažíme se to protahovat zbytečnými otázkami. Nikdy nesmíme zapomenout poděkovat za rozhovor a rozloučit se. Když se hovor přeruší, ozývá se opět volající. Často se dovoláme na záznamník nebo do hlasové schránky. Je zdvořilé nechat vzkaz, a to se jménem a důvodem, proč voláme. Můžeme samozřejmě požádat, aby nám dotyčný zavolal zpět. V případě, že potřebujeme něco my, je na nás, abychom se znovu ozvali.
Pozor na důvěrnosti
I písemná forma komunikace má určitá pravidla. Dnes jsou všichni zahlceni korespondencí, proto by měl být náš písemný projev co nejkratší a nejstručnější. Vyhneme se tak tomu, že si adresát naši poštu nepřečte nebo nedočte do konce.
U dopisu, jak na obálce, tak v záhlaví, rozlišujeme, jestli píšeme firmě, nebo konkrétní osobě. Pokud jde o osobu či soukromý dopis, uvádíme její jméno na prvním místě, pak následuje funkce, název firmy a adresa. V tomto případě může obálku otevřít osoba, které je dopis adresován. V praxi se však stává, že ředitel sekretářce dovolí, že může otevírat veškerou poštu, proto si dejte pozor na důvěrná sdělení.
Pokud jde o takzvaný nevyžádaný e-mail nebo dopis, na začátku se omluvíme a vysvětlíme, proč dotyčného oslovujeme. V případě, že adresáta neznáme nebo si s ním píšeme pouze pracovně, vyhýbáme se jakýmkoliv důvěrnostem, žoviálnostem nebo rádobyvtipným obrázkům. I elektronická pošta většinou mívá svého konkrétního adresáta, a proto by ji měl otvírat pouze ten, komu je určena. Ani zde se nerozepisujeme tak, aby dotyčný na konci nevěděl, co bylo na začátku. Píšeme pouze úvodní text a vše podstatné posíláme v přílohách.
 |
Cizí země vás hned nepřivítá s otevřenou náručí. Práce v Německu? Vyplatí se? Čtěte ZDE. |
