Elektronická pošta je už běžnou součástí naší každodenní komunikace. Co dělat, abyste neměli schránku stále přeplněnou zprávami?
1. Nemailujte, když to není třeba
Chcete-li dostávat zprávy krátké, pište je krátké i vy. E-mail by měl obsahovat několik vět, ne desítky. Nemá zahrnovat dlouhé vysvětlování nebo mnoho vzájemných odpovědí. Není vhodný pro citlivé či emočně zabarvené zprávy. V těchto případech je lepší přímá komunikace nebo telefonát, při kterých nehrozí nedorozumění, jehož následné vysvětlování by zabralo další čas. Pokud nelze být stručný, není e-mail vhodným prostředkem.
2. Snižte počet zpráv ve schránce
Zaručený způsob, jak dostávat méně e-mailů, je méně jich psát. Nestačí danou informaci sdělit na nejbližším setkání? Zrušte zasílání "novinek", které nepotřebujete. Sdělte kolegům, kteří vás tyranizují e-mailovými vtipy, že jeden týdně postačí.
Nadměrné přidávání adresátů do kopie zprávy je buď známka alibismu zaměstnance, nebo svědčí o nedůvěře ze strany nadřízeného. Sporný e-mail šéfovi jistě dokážete dodatečně přeposlat. Pokud je to vhodnější, využijte on-line skupinové diskuse. Společné dokumenty mají viset na intranetu, ne být posílány v desítkách kopií. Vždy se totiž najde někdo, kdo má potřebu "odpovědět všem".
3. Pište krátce, aby si to přečetli
Každá zpráva by měla obsahovat jedno sdělení. Máte-li dvě různé záležitosti, napište raději dva e-maily. Vše důležité by mělo být v prvních dvou krátkých větách. Mnoho příjemců nečte dále! Teprve v dalších větách přichází čas na komentáře a vysvětlení.
V předmětu zprávy buďte konkrétní – nepiště Dotaz, ale Projekt X: prosím odpovězte do zítřka. Myslete vždy na to, jak ušetřit příjemci čas. Nepřikládejte textovou přílohu, jejíž obsah byste mohli shrnout přímo do textu. Tím zaručíte, že si adresát skutečně všimne podstaty zprávy.
4. Předcházejte nedorozuměním
E-mailová komunikace vyzní vždy o jeden stupeň negativněji, než jste zamýšleli. Napíšete-li zcela neutrální zprávu, může ji příjemce vnímat jako nevstřícnou. Proto ji formulujte vždy o stupeň pozitivněji.
Nemáte-li čas detailně odpovědět do druhého dne, pošlete odesílateli alespoň stručný vzkaz, že jste e-mail četli a odpovíte později.
5. Nemějte program puštěný stále
Využívejte předem připravených textů, které do e-mailu vložíte a podle potřeby upravíte. Zprávy vyřizujte vždy v jednom bloku, po kterém program zavřete. E-mail není prostředek okamžité komunikace. Neustálé upozorňování na nové zprávy a reagování na ně bývá příčinou špatné produktivity mnoha zaměstnanců.
