Telefonujte s mírou a dejte si záležet na tom, co říkáte

Díky telefonu se dají vyřídit různé záležitosti, aniž byste se hnuli z místa. Nevýhodou je to, že přitom druhou stranu nevidíte. Ta nemůže odezírat to, co říkáte, proto dbejte na zřetelné artikulování. Nemusíte však křičet. Mluvte spíš rychleji, ale tak, aby vám druhá strana rozuměla. Čas od času se sami zeptejte, rozumíte-li si navzájem. Někdy je třeba důležité údaje raději zopakovat, případně je potvrdit písemně (místa, termíny). Při telefonování buďte struční, a to i když se neomezíte čistě jen na služební záležitosti.

Anonymitu neviděných účastníků telefonního hovoru nejlépe překonáte sdělením svého jména (a instituce, za kterou hovoříte). Je také namístě i druhou stranu vyzvat k adresnosti: "S kým hovořím, prosím?" I tato povrchní "známost" vede totiž k větší míře závaznosti, než když spolu hovoří zcela neznámí, bezejmenní lidé. Začínejte tedy pozdravem a tím, že se představíte. Určitě neuškodí, když se zeptáte, zda nerušíte, protože váš telefonát může partnera zastihnout například při jiném důležitém jednání. I v případě, že to tak není, se pokuste být struční. Telefonem se rozhodně nedá vyřešit všechno. Lépe je se jen domluvit na schůzce a náročné, citlivé, velmi důvěrné záležitosti projednat osobně. V telefonu vždy riskujete, že je uslyší nepovolané ucho. Potřebujete-li ale přesto vyřídit něco náročného a důležitého po telefonu, připravte se dobře na hovor, abyste dotazy z druhé strany nebyli zaskočeni a nedostávali se do problémů, jak věci vyjádřit. Oslovujte svého partnera jménem a pokud se s ním už znáte, prohoďte s ním i několik osobnějších vět, může to prospět i řešení projednávané záležitosti. Nezacházejte však do důvěrných podrobností a zůstávejte věcní.

OMLUVA: V 54. díle seriálu došlo k záměně fotografií a u vyjádření GŘ České spořitelny Jacka Stacka byla omylem zveřejněna fotografie generálního ředitele Českého Telecomu Přemysla Klímy. Oběma pánům se omlouváme.

Co jsme psali a co si přečtete

53. Jak si zařídit kancelář

54. Jsem spokojen, ale...

55. Jak si plánovat čas

56. Pracovní telefonní hovory

57. Kdo to má všechno číst

58. Rozčilovat se jen do výše platu

59. Když manželé pracují spolu

Lubomír Janoušek, zástupce ředitele Finančního ředitelství pro hlavní město Prahu

Pracovní telefony by měly být pokud možno výstižné a přiměřeně stručné, musí na to přistoupit obě strany. Na finančních úřadech jsme zvyklí na skutečně velké množství telefonátů ze strany poplatníků a nutno přiznat, že v mnoha případech se nám tuto zásadu držet nepodaří. K řešení zásadních problémů však dávám přednost vždy osobnímu jednání.