Užití vozidla upravuje zákon o cestovních náhradách, ale je zde upraveno pouze používání soukromých motorových vozidel. Užívání služebních vozidel žádný speciální předpis neupravuje. S použitím soukromého vozidla při služební cestě musí zaměstnavatel souhlasit. Učiní tak v rámci rozhodnutí o vyslání na pracovní cestu. To znamená, že po předchozí domluvě se zaměstnancem určí jako způsob dopravy jeho soukromé vozidlo. Bude to vozidlo, které patří zaměstnanci nebo třetí osobě. Pokud by zaměstnanec použil své vozidlo k pracovní cestě pouze na základě svého rozhodnutí, například proto, že by nechtěl cestovat veřejným hromadným prostředkem, který mu určil zaměstnavatel, žádná náhrada by mu nenáležela. Zaměstnanec má nárok na takzvanou základní náhradu, která bere v úvahu například opotřebení vozidla, náklady na jeho údržbu a provoz.
Dále má nárok na náhradu za spotřebované pohonné hmoty, která se vypočte podle spotřeby motorového vozidla a ceny pohonných hmot. Výše základní náhrady je určována každoročně vyhláškou ministerstva práce a sociálních věcí. V současné době činí 3,40 Kč za ujetý kilometr. Průměrnou spotřebu doloží zaměstnanec technickým průkazem vozidla. Z údajů uvedených v technickém průkazu se průměrná spotřeba vypočte jako aritmetický průměr. Při výpočtu, v jaké výši bude určena náhrada za spotřebované pohonné hmoty, se vychází z ceny, kterou prokáže zaměstnanec, obvykle dokladem od čerpací stanice. Pokud výši ceny neprokáže, vychází se z ceny stanovené vyhláškou ministerstva práce a sociálních věcí. To je praktické zejména v případě, že zaměstnanec podnikl kratší pracovní cestu a nečerpal pohonné hmoty.
Pokud zaměstnavatel vysílá zaměstnance na pracovní cestu, měl by trvat na tom, aby vozidlo bylo havarijně pojištěno, a tuto skutečnost si před nástupem zaměstnance na služební cestu ověřit. Protože v případě, že dojde v rámci pracovní cesty ke škodě na vozidle, za ni totiž zaměstnanci odpovídá. Za škodu na vozidle by zaměstnavatel neodpovídal pouze v případě, že by bylo soukromého vozidla použito bez jeho souhlasu. Za škodu na zdraví odpovídá zaměstnanci vždy. Pokud by zaměstnanec způsobil svým vozidlem v rámci pracovní cesty škodu třetí osobě, odpovídá za ni sám.
