Nového zaměstnance musíte přihlásit do osmi dnů od nástupu

Jsou kroky, které při nástupu prvních zaměstnanců nesmíte opomenout, nebo si zaděláte na problémy. Radíme, jak se jim vyhnout a jak ošetřit co nejsnazší fungování agendy se zaměstnanci.

Malé organizace mají mnohem menší administrativní povinnosti vůči OSSZ.

Mzdová administrativa a odvodové povinnosti jsou jednou z nejméně oblíbených činností, na které majitel firmy většinou nemá čas a chuť. V podnikatelských začátcích ovšem často nezbývá nic jiného, než se mzdovou problematikou prokousat sám.

Ale pozor, na mzdovou agendu navazují odvodové povinnosti, které mohou znamenat citelný zásah do peněženky v případě, že nejsou splněny zákonné povinnosti. Kam by měl podnikatel zavítat v okamžiku uzavření první pracovní smlouvy?

Se zaměstnanci si propojte OSSZ, zdravotní pojišťovnu a finanční úřad
Pozici zaměstnavatele upravuje zákoník práce a související předpisy. Mezi první základní povinnosti zaměstnavatele patří především povinnost přihlásit zaměstnance na příslušné Okresní správě sociálního zabezpečení (tzv. OSSZ), a to do osmi dnů od jejich nástupu do práce. Den nástupu do práce je napsán v pracovní smlouvě a z toho by měl podnikatel vycházet.

. Samotné sociální zabezpečení zahrnuje:

1. Důchodové pojištění
2. Nemocenské pojištění
3. Příspěvek na státní politiku zaměstnanosti

Zaměstnavatel tím, že přijme někoho do práce, je povinen odvádět pojistné nejen za sebe, ale i za zaměstnance. Vystupuje tím pádem v pozici poplatníka i plátce pojistného. Musí odvést pojistné ve výši 26 % vyměřovacího základu a zaměstnanec 8 % (zaměstnavatel je plátcem). Za správně vypočtené a odvedené pojistné ručí zaměstnavatel vlastní majetkovou odpovědností a může se připravit na časté kontroly z OSSZ.

Zvažte výplatní den, má vliv na splatnost pojistného
Zaměstnance je povinen zaměstnavatel přihlásit na předepsaném tiskopisu, který je k dispozici na OSSZ. Nejlepší je v tomto směru OSSZ navštívit a přihlášku sepsat s úřednicí.

Při podání přihlášky by se měl zaměstnavatel domluvit na výplatním dnu, který je důležitý především kvůli splatnosti pojistného odváděného na OSSZ. Platí zde zásada, že pojistné je splatné nejpozději ve výplatní den. Není tím pádem moudré si stanovit výplatní den hned začátkem následujícího měsíce, protože tím pádem se zaměstnavatel zavazuje i k dřívějším odvodům.

Samotné zaslání pojistného ovšem musí být podloženo předloženým přehledem o pojistném. Jde v podstatě o jednoduchý soupis vyměřovacích základů všech zaměstnanců a vypočteného pojistného. Součástí přehledu je také číslo účtu, ze kterého pojistné dorazí na účet OSSZ a které právě sem musíte dodat.

. Tip pro zaměstnavatele:

Snažte se co možná nejdéle nepřekročit počet 25 zaměstnanců ve své firmě. Tím si udržíte statut malé organizace s mnohem menšími administrativními povinnostmi vůči OSSZ.

Kartičku zdravotní pojišťovny si vyžádejte hned
Zdravotní pojištění je dalším povinným systémem, do kterého musí zaměstnavatelé odvádět prostředky z vyměřovacího základu pracovníka. Funguje na podobném principu jako sociální zabezpečení z hlediska metodiky. Při nástupu zaměstnance do zaměstnání by si měl zaměstnavatel vyžádat kartičku příslušné zdravotní pojišťovny, u které je zaměstnanec pojištěn.

Povinností zaměstnavatele je podobně jako u sociálního zabezpečení zajít na příslušnou zdravotní pojišťovnu a do osmi dnů od nástupu pracovníka ho zaregistrovat. U prvního pracovního poměru je zaměstnavatel navíc povinen se přihlásit do registru zaměstnavatelů vedeného příslušnou pojišťovnou. Měl by si s sebou vzít také výpis z obchodního rejstříku.

Po skončení měsíce, v němž trval pracovní poměr, je zaměstnavatel podobně jako v případě sociálního zabezpečení povinen podat přehled o platbách pojistného. V něm se uvádí součet všech vyměřovacích základů zaměstnanců, výši pojistného a součet všech zaměstnanců registrovaných u příslušné pojišťovny. Splatnost odváděného pojistného je totožná s výplatním termínem.

. Výhrou jsou zaměstnanci s velkými pojišťovnami

Na rozdíl od sociálního zabezpečení, kdy se odvody platí za všechny zaměstnance jednomu subjektu, máme v ČR více zdravotních pojišťoven. Vůči každé pojišťovně musíte vést administrativní agendu v nezměněné výši. Pokud se vám podaří přesvědčit zaměstnance k odchodu od malých pojišťoven, tak si ušetříte práci.

Na finančním úřadu je administrativy nejméně, nezapomeňte se registrovat k zálohové a srážkové dani
Při vzniku firmy vyplňujete několik registračních formulářů. Fakticky každá firma se bude musí registrovat k několika daním. Při výplatách mezd je velmi důležitá zálohová a srážková daň. Z pracovních smluv vyplývá povinnost odvádět zálohovou daň, kterou je zaměstnavatel povinen posílat finančnímu úřadu na účet vedený u ČNB. Tak se děje v podobném duchu jako v případě odvodů na sociální a zdravotní pojištění.