Práce je dost, zakázky se hrnou jedna za druhou. Ovšem stejně rychle přibývá nezaplacených faktur, termíny splatnosti jsou dávno pryč a peníze nikde.
Dbejte na úplnou dokumentaci
Zkoušeli jste to po dobrém, ale dlužník ani na opakované výzvy nereaguje, není možné se s ním spojit, navrhovaný splátkový kalendář nepřijal? Začněte přemýšlet o tom, zda pohledávky neprodat profesionálům, tedy například advokátní kanceláři, která se jejich odkupem a vymáháním zabývá.
"Nelze obecně říct, kdy je pohledávka prodejná nebo kdy přesně ji prodat. Existuje však několik základních pravidel, která by se měla dodržet v každém případě," říká Petr Mašek, společník advokátní kanceláře Mašek advokáti.
Především mějte v pořádku dokumentaci. Stává se, že podnikatelům některé doklady úplně chybí, jiné nejsou podepsané, leckdy schází souhlas a potvrzení druhé strany. Další problém může nastat ve chvíli, kdy s obchodním partnerem komunikujete jen po e-mailu a různé dodatky k dohodě nezanesete do smlouvy.
"Může se stát, že je sepsaná a potvrzená objednávka a najednou přijde e-mail, že druhá strana vlastně nepotřebuje jeden výrobek, ale spíše ten druhý. Ano, dodáte ho, ale bude to trvat déle a bude to stát více peněz. Najednou jsou tu tři protinávrhy, které do sebe nemusí zapadat. Takovéto dohody se pak mohou těžko prokazovat, e-mailová konverzace nemusí stačit a může dojít ke konfliktům už při přijímání faktur," uvádí příklad Petr Mašek. "Pak doporučuji si vše detailně vyjasnit a změnit smlouvu. Takové nevyřešené situace mohou cenu a kvalitu pohledávky při prodeji výrazně snížit."
co dělat, když klienti a odběratelé neplatí• Nejprve dlužníka kontaktujte a pokuste se domluvit po dobrém: navrhněte mu splátkový kalendář, upravte termín splacení a podobně. • Domluvy nefungují, dlužníka není možné zastihnout? Pokuste se pohledávku prodat. Nejprve zkontrolujte dokumentaci, zda máte všechny smlouvy a objednávky, zda jsou podepsané, zda neuběhly promlčecí lhůty, či že byly faktury odeslány a druhou stranou akceptovány a nezpochybňovány. • Všechny dokumenty shromážděte a vyhledejte právní kancelář nebo vymáhací agenturu. • S prodejem pohledávky neotálejte, mladší se prodávají snáze a většinou za lepších podmínek. • Po prodeji pohledávky upozorněte dlužníka na změnu věřitele. |
Ideální je mít ke každé spolupráci vytvořené složky, které budou obsahovat všechny důležité dokumenty – podepsanou platnou smlouvu (či odsouhlasenou a podepsanou objednávku), podepsané dodací listy, veškeré faktury. Vše samozřejmě se správnými údaji. "Například špatně uvedené jméno firmy nebo chybné IČ mohou výrazně zkomplikovat dokumentaci, s níž se poté při vymáhání pohledávky pracuje," doplňuje Petr Mašek.
"Vaši fakturu jsme nedostali." Opravdu?
Častou chybou je, že si dodavatelé nenechají od obchodního partnera potvrdit přijetí faktury. Když ten pak nezaplatí, nemají v ruce důkaz, že účet opravdu doručili.
"Přitom to není nic složitého. Řádně vystavíte fakturu a při převzetí zboží si necháte podepsat, že ji druhá strana přijala. Odpadají tak problémy s doručováním, popíráním převzetí faktury a podobně," radí Petr Hruška, daňový poradce a partner společnosti České daně.
Další možností je posílat faktury doporučeně, jako důkaz o odeslání poslouží podací lístek.
Při posílání faktur e-mailem je k potvrzení třeba elektronického podpisu. Jen potvrzení o přečtení e-mailu se zaslanou fakturou nemusí stačit. Budou-li strany mezi sebou komunikovat elektronickou poštou, je dobré to zanést do smlouvy, včetně konkrétních e-mailových adres, z nichž se budou zprávy posílat, a způsobu, jak se bude jejich přijetí potvrzovat.
Hlídejte stáří pohledávky
Kanceláře nebo agentury, které se specializují na vymáhání pohledávek, budou řešit nejen to, jestli je dokumentace úplná, zda je případ jasný a nejsou-li v něm rozpory. "Budou také hlídat, jak dlouho je pohledávka po splatnosti, a budou si dávat pozor na promlčecí lhůty. Zjistí si, jestli byla dodávka druhou stranou zpochybněna, nebo ne," dodává Petr Hruška.
Pokud druhá strana přijala fakturu, včas ji neodmítla nebo se přímo nevyjádřila, že například zboží není ve správné kvalitě či množství, může se dlužník jen těžko domáhat slevy z ceny zboží.
"Ve chvíli, kdy fakturu bez zbytečného odkladu neodmítnou, jim běží doba splatnosti a obchod se považuje za splněný. Promlčecí lhůta je v občanském právu tři roky, v obchodním čtyři, ovšem strany si mohou dohodnout jinou délku," vysvětluje Petr Hruška. Promlčecí lhůta začíná běžet následující den po tom, co byla faktura splatná.
Odborníci doporučují s prodejem pohledávky neotálet a prodat ji co nejdřív po splatnosti.
Už se dluží někomu jinému
Pokud se podařilo dát všechny potřebné dokumenty dohromady, jsou podepsány a potvrzeny, agentura pohledávku přijala a podle platebních podmínek zaplatila, je hotovo.
"Potom je třeba uvědomit dlužníky, že se změnil věřitel. Tedy, že již dluží jiné společnosti. Ta se bude snažit s dlužníky domluvit, třeba na splátkovém kalendáři nebo jiných podmínkách," popisuje Petr Mašek. Pokud to nepůjde touto cestou, skončí případ nejspíš u soudu.
