Co je podle vás základní pravidlo slušného chování při e-mailové komunikaci?
Elektronická komunikace je dnes natolik samozřejmá, že řada lidí vůbec neřeší nějaká její pravidla či etiketu. A právě z toho mohou plynout problémy konkrétního pisatele nebo firmy, ve které pracuje. Za základní lze považovat například vůbec akceptování nějakého standardu komunikace, ať už je jakkoli nastaven. Lze říci, že pokud máte úspěšně fungovat v nějaké sféře, musíte přistoupit na pravidla, která v ní fungují. A míra jejich přísnosti záleží na charakteru odvětví, o něž jde.
Co třeba velikosti příloh, jsou i zde nějaká nepsaná pravidla?
Velikost přiložených souborů je velkým problémem e-mailové komunikace obecně, zejména té hromadně rozesílané. Lze obecně říci, že velikost běžné přílohy by neměla přesáhnout 1 MB. Řada poštovních klientů totiž bývá nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než 5 nebo 10 MB. Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některou z verzí internetových úložišť, jako jsou Úschovna.cz či Leteckaposta.cz. Samostatnou kapitolou jsou v tomto případě chytré telefony, které dnes mnoho manažerů používá. U nich může být velká příloha více než nepříjemná.
Vždy jsem trochu v rozpacích, jestli mohu v pracovních e-mailech používat smajlíky. Není to ve formální korespondenci trochu moc?
S takzvanými emotikony, tedy smajlíky, by se mělo zacházet jako s dobrým kořením, tedy používat je s citem. Doporučuji takto nakládat i s familiárním stylem. Pokud dotyčného adresáta neznáte osobně, máte s ním formální vztah, nepoužívejte v e-mailu zmíněné emotikony ani familiární styl, protože to nepůsobí profesionálně. Mám na to takový trik. Najdu si dotyčnou osobu na některé ze sociálních sítí, třeba LinkedIn či Facebook, a pokusím se odhadnout podle profilu, zda je použití emotikonu na místě, či ne. Zatím mi to vychází.
Kdo by takováto pravidla měl nejvíce dodržovat? Je nějaká profese, která by v tomto ohledu měla být extrémně důsledná?
Pravidla jsou obecná a platí napříč profesemi. S růstem důležitosti pracovní pozice roste i důležitost dodržování e-mailové etikety.
Mají firmy podle vašich zkušeností na chování na síti nějaká vlastní interní nařízení?
Velké nadnárodní korporace mají většinou pravidla korporátní identity i pro oficiální e-mailovou komunikaci a jejich nedodržování může být interně sankcionováno. Mezi běžná pravidla, která používá většina firem, patří například forma písma nebo formát podpisu. Všimněte si, že pokud si vybudujete osobitý styl i v soukromé komunikaci, získáte tím pozornost a jednoznačně "plusové body".
Liší se v přístupu české a mezinárodní firmy?
Většina zahraničních firem je součástí nějaké mezinárodní struktury, která právě vyžaduje dodržování určitých pravidel. Velké české firmy či firmy se zahraniční účastí to mají podobně. Malé české subjekty jsou na tom různě.
Jak vůbec hodnotíte v Česku úroveň etikety v tuzemských společnostech, tedy slušnost chování na síti?
Úroveň e-mailové etikety lze přirovnat k dodržování etikety obecné. Záleží také na tom, v jaké společnosti se pohybujete.
Používáte v pracovních e-mailech smajlíky?
Hlasování skončilo
Čtenáři hlasovali do 0:00 čtvrtek 6. září 2012. Anketa je uzavřena.
