Stres, který je s termíny spojen, totiž nemusí plynout z nich samých. Často pramení spíše z toho, jak k termínovaným úkolům přistupujeme.
1. zásada Čas je třeba odhadnout realisticky
Jestliže si stanovujete své termíny sami, stávají se stresujícími především proto, že nejste schopni správně odhadnout čas, který budete na vykonání úkolu potřebovat.
Čtěte také |
Často se totiž domníváme, že úkol spojený s určitým termínem, je jednoduchý, a nebude s ním příliš práce. Máme proto tendenci „přidělit“ si na něj méně času, než by bylo žádoucí, nebo pracovat pomaleji, než je třeba. A to často až do chvíle, kdy se termín nebezpečně přiblíží.
Pomoci může, když zvážíte, kolik času jste na podobné úkoly potřebovali v minulosti, a pro jistotu „trochu“ přidáte. Orientačně můžete vyjít z toho, že úkoly většinou trvají zhruba dvakrát déle, než očekáváme. K realističtějšímu odhadu potřebného času pomůže někdy i to, když přistoupíte k úkolu jako novému či neznámému. Zdají-li se nám totiž určité činnosti známé, stává se naše představa o jejich časové náročnosti méně přesná. Čas potřebný k dokončení úkolu tak můžeme podcenit, například tím, že na úkolu začneme pracovat později, než je třeba.
2. zásada Termíny nejsou vždy „svaté“
Jestliže vám termíny pro dokončení úkolu stanoví někdo jiný, například nadřízený nebo zákazník, je situace složitější. Když je vám ale jasné, že termín dokončení úkolu je nerealistický, pokuste se jej změnit. Váš vedoucí totiž nemusí mít o náročnosti úkolu zcela jasnou představu a ke kratšímu termínu ho může vést snaha předat úkol svým nadřízeným dříve, než je skutečně třeba.
Vyjednávat o změně termínu můžeme například s odvoláním na to, že „v rámci úkolu bude třeba provést činnosti A, B a C, o nichž lze realisticky předpokládat, že budou trvat tak a tak dlouho, pokud ovšem vše půjde dobře“.
Když dodáte, že byste raději na úkol měli dostatek času, abyste ho nemuseli uspěchat, je velmi pravděpodobné, že se vám termín podaří posunout a úkol vás tak nebude stresovat.
3. zásada Čas je třeba správně rozvrhnout
Pokud je termín stanoven pevně, je třeba si čas, který na úkol máte, správně rozvrhnout. Stanovte si tedy, kolik času mu budete věnovat a kdy a jak dlouho na něm budete pracovat.
Jan Urban (1953)
 |
Například když máte úkol odevzdat do týdne, můžete se rozhodnout, že mu věnujeme 35 hodin. Poté si úkol třeba rozdělte do dílčích kroků, kterým realisticky přiřadíte určitý čas. Tyto kroky by pak ve vašem plánu měly získat v následujících dnech prioritu.
Dílčí kroky si přitom naplánujte na dobu, kdy jste schopni pracovat s maximální výkonností (je to zpravidla 2–3 hodiny dopoledne a 2–3 hodiny odpoledne) a kdy nás v práci nikdo příliš nevyrušuje.
Když nic nepomáhá
Pokud tyto zásady dodržujete a váš stres spojený s dodržováním termínů trvá, zkuste si položit několik otázek:
1. Nesnažím se své úkoly vykonávat příliš dokonale, možná dokonaleji, než je zapotřebí?
Termín vás může stresovat jen proto, že se toho v daném čase snažíte vykonat více, než je nutné. Je možné, že náš nadřízený či zákazník by dal přednost včasnému odevzdání práce i za cenu jejího méně dokonalého provedení. U každého úkolu je proto třeba ověřit, zda správně chápete jeho priority.
2. Pracuji skutečně natolik efektivně, jak bych mohl?
Je možné, že některé části úkolu byste mohli delegovat na někoho jiného. Možná by se daly použít i lepší nástroje nebo rychlejší způsob, jak práci vykonat. Můžete se proto pokusit zeptat některého kolegů, pracujících na podobných úkolech, zda postupují podobně jako vy.
3. Nemám sklon určité činnosti odkládat nebo se při jejich provádění nechat zbytečně vyrušovat?
Je-li tomu tak, je namístě zamyslet se nad tím, co vás k tomu vede, a pokuste se sklonu k odkládání čelit.
4. Nesnažím se pracovat příliš dlouho bez přestávky?
Úkoly s náročnými termíny nelze vykonávat, aniž byste práci občas přerušili. Práce bez přestávky totiž zpravidla není efektivní: naše produktivita při nepřerušované práci vždy postupně klesá. Přestávku lze vyplnit jakoukoli jinou činností, která by vám však neměla bránit vrátit se k práci po krátkém čase.
Jestliže tyto otázky zcela nepomohou, a termíny jsou pro vás i nadále stresující, zbývá poslední pravidlo:
Před prací se zhluboka nadechněte, uvolněte, připomeňte si, co všechno jste již pro provedení úkolu úspěšně vykonali, o které své schopnosti se můžete opřít a pusťte se do práce. Pomůže i to, když si uklidíte stůl či pracoviště, odstraníte z něj vše, co v danou chvíli nepotřebujete a zaměříte se na práci jako takovou. Tedy nikoli na termín, který před vámi stojí.
