Chyťte svého zloděje času a zatočte s ním!

Snad každý v práci občas podlehne pocitu, že tohle už se prostě nedá stihnout. Zvláště lidé na odpovědných pozicích mají důvod si zoufat ­ jejich čas je i časem druhých. Co dělat pro to, aby se vedoucí pracovník stal pánem svého času?

Záběr zjednoho pracovního dopoledne: manažer sedí před počítačem zabrán do práce. Podřízení u jeho stolu připomínají roj včel sletávajících se ke královně. Netrpělivě podupávají nohou ve frontě na vysvětlení úkolů či vyřešení problémů. Manažer má sotva chvilku, aby zvedal neustále zvonící telefony. Navíc hovory nic neřeší, zbytečně se protahují. I takový pracovník má stejně tolik času jako jiní. Jen s ním neumí správně zacházet.

Jak zkrotit čas i vztahy

K vyrušování návštěvami a telefonáty dochází z prostého důvodu, z potřeby komunikovat. "Dobrý manažer je komunikující manažer. Nemám dobrou zkušenost s manažery v nedobytných pracovnách za neprůstřelnými sekretariáty," říká Luděk Pfeifer ze společnosti manažerského poradenství M. C. Triton. Dodává, že tato komunikace však musí mít řád.

Ředitelka školicí firmy Centrum dohody Alice Hamplová doplňuje, že je třeba, aby si každý určil priority, podle kterých bude na vyrušování reagovat. Pokud chtějí kolegové řešit osobní záležitosti, může je vedoucí pracovník odkázat na jinou dobu. "Nejčastější vyrušování je také často spojeno s neschopností odmítnout," míní Alice Hamplová.

A co řeč těla?

Nejistý nebo plachý vedoucí pracovník mívá sklony spoléhat na neverbální naznačování nezájmu: významné pohledy na hodinky, podupávání nohou a jiné projevy nervozity. Pro vnímavého člověka to jsou velmi nepříjemné signály, necitlivému komunikačnímu partnerovi to nepomůže. Pokračuje v rozhovoru klidně dál. Nejúčinnější je otevřeně říci, že o všem podstatném jsou účastníci jednání už dohodnuti a že jednání je u konce. 

Souvisejici článek, který se věnuje tématu nedostatečné komunikace českých manažerů naleznete ZDE.

Toto vyjádření lze podtrhnout jasným neverbálním projevem, jako je například složení materiálů použitých během jednání, jejich zavření do aktovky, odsunutí židle a podobně. "Můžeme partnera několik minut před vypršením času upozornit, že nám zbývá již jen krátký čas, a je tedy potřeba dohodnout poslední detaily. Právě toto může být psychologicky důležitým momentem, který ne zcela produktivní jednání posune konstruktivním směrem k dohodě," připomíná Alice Hamplová.

Telefonujte úsporně

Čas jsou peníze a v případě telefonátů to každá firma pociťuje na účtech. Proto je dobré zvážit důležitost hovoru. "Když už mám pocit, že hovor nespěje k nějakému závěru, využiji sebemenší pauzy a co nejslušněji skočím tomu druhému do řeči. Snažím se pak převzít iniciativu, vyjasnit, co je cílem telefonátu, a vrátit dotyčného k tématu," říká manažer společnosti Eurotel Ladislav Štěrba. A jedná správně. Časté používání výmluv typu:

"Musím už končit, mám moc práce", "zvoní mi další telefon" a podobně působí nedůvěryhodně, a navíc neprofesionálně. Taktické je o nedostatku času informovat volajícího již na začátku hovoru ­ není pak překvapen, když dotyčný požádá o jeho ukončení. Když si manažer takto vymezí čas na "rušivé elementy", nezbývá mu než se vrhnout na nejdůležitější pracovní úkol (obvykle je to ten, do kterého se mu nechce). Ale už římský básník Quintus Flaccus Horatius pravil: Kdo začal, půl díla vykonal...

Jak získat čas

1. Vyhradit si "svatou hodinku" na klíčová témata denní agendy. Naučit okolí tuto klidnou hodinu respektovat. Je dobré, má-li svůj stálý čas.

2. Vychovat podřízené k samostatnosti a odpovědnosti za čas nadřízeného. Především je naučit rozlišovat důležité od naléhavého.

3. Projevit ochotu jednat o řešeních, nikoliv o problémech.

4. Správný manažer se nechá vyrušit pouze důležitými a neodkladnými záležitostmi.