Před rokem hledala česká pobočka mezinárodní pojišťovny nového tiskového mluvčího. Jeho prvořadým úkolem nebylo vylepšit vztahy pojišťovny s dalšími subjekty, nýbrž zavést fungující interní komunikaci. Jedna z vyšších manažerek k tomu tehdy řekla: „Doufám, že se mu to podaří. Nemůžu se dočkat, až se budu novinky dozvídat i jinou cestou, než je tlachání s kolegyněmi v kuchyňce.“
Mezinárodní kolosy i malé české firmy si čím dál víc uvědomují, jak prospěšná je interní komunikace. A to zdaleka nejen ta formální, například v podobě pravidelných porad. "Snad každý, kdo někdy byl na nějaké konferenci či dlouhé poradě, si nakonec pamatuje hlavně přestávky a povídání s kolegy,“ vyzdvihuje význam přátelských hovorů Martin Vosecký z personální a poradenské společnosti Catro. Při neformálních setkáních totiž zaměstnanci leckdy vyřeší i to, co na poradě nikdo vyřešit neuměl.
Znáte to. Srazíte se s kolegou třeba ve zmíněné kuchyňce, zapovídáte se a jen tak mimoděk z vašeho rozhovoru vyplyne báječný pracovní návrh.
Zpětná vazba pro šéfy
Takovým semeništěm dobrých nápadů bývají v mnoha podnicích taky kuřárny. Koutky pro kuřáky jsou absolutním fenoménem neformální komunikace na pracovišti. Milovníci nikotinu se zde setkávají nehledě na své postavení v podnikové hierarchii.
Zatímco obvykle si u nejvyššího šéfa musíte sjednávat "audienci“, v kuřárně ho potkáte běžně − a ještě dobře naladěného, protože zrovna dostává svou porci drogy. Není pak problém s ním cokoli řešit. Tento diagonální způsob komunikace (tedy přes různé pozice) je výhodný pro obě strany − zaměstnance i vedení. Šéfové díky hovorům v kuřárnách získávají tak potřebnou zpětnou vazbu a mohou okamžitě reagovat na každý problém, který by jinak složitě zjišťovali − a možná ani nezjistili.
Mohou i zamezit šíření různě pozměněných informací. Než se totiž dostane zpráva z horních pater podniku do těch nejnižších, často dozná značných změn. Každý, kdo ji neformálně předává dál (šéfové oddělení, sekcí, buněk), má tendenci ji nějak upravit, něco k ní přidat. Říká se tomu efekt sněhové koule. A nejvyšší manažeři bývají leckdy překvapeni, když třeba v kuřárně zjistí, co se z jejich instrukce vlastně stalo.
Přitom platí, že čím je nižší úroveň formální komunikace, tím intenzivnější je ve firmě komunikace neformální. Je tedy v zájmu každého šéfa či majitele firmy mít na odpovídající úrovni vnitřní infosystém, ale přitom nevystupovat proti diskusím zaměstnanců, byť se baví v pracovní době. Tím maximalizuje kontrolní mechanismy, bránící vzniku nepotřebných a někdy až nebezpečných polopravd.
Nekuřáci se potkají na obědě
Na druhou stranu je kuřárna i zdrojem informací, které z nějakých důvodů ještě není možné šířit oficiálně, nicméně šéf už s nimi chce osazenstvo firmy seznámit. Kde jinde pustit takový údaj "do oběhu“? Kuřácké koutky mají jedinou nevýhodu: hrubě diskriminují nekuřáky.
Další přínosný nástroj neformální komunikace už je přístupný všem: společné obědy. Obvykle na ně chodívá ustálená partička kolegů z jednoho oddělení. Tím se sice snižuje počet nových informací zvenčí, zato se zvyšuje možnost podrobně analyzovat a probrat jednotlivé instrukce či pracovní postupy. Mnohdy se stane, že oběd přesáhne zákonem vymezenou půlhodinku, ale dobrý šéf se pro pár minut určitě nerozhněvá. Mnohé výtečné nápady a podněty totiž vznikly právě kolektivním přemýšlením nad obědem.
Společné posezení navíc utužuje i vztahy mezi jednotlivými kolegy. Mají možnost poznat se trochu jinak než přímo na pracovišti, bavit se i o osobních věcech. Nováčkové se snáze začlení mezi "starou gardu“, z poloformální konverzace se díky nabídce tykání stává neformální. Dobré kolegiální vztahy také značnou měrou přispívají k úspěšnosti firmy.
