1. Když mám datovou schránku, musím už využívat jen ji
Přestože máte datovou schránku, můžete dále využívat klasické postupy: poštu nebo osobní návštěvu úřadu. Neplatí to ale opačně, úřady vás musí kontaktovat výhradně prostřednictvím datové schránky. Pravidlo se vztahuje na státní správu, policii nebo soudy. Další instituce, například zdravotní pojišťovny, datovku pro komunikaci s klienty využívat povinně nemusí.
Jestliže obdržíte oznámení, že máte jít na poštu, může to sice být omyl úředníka, ale důvody mohou být i jiné. Ačkoliv se často objevují názory, že máte v takovém případě dopis ignorovat, důrazně to nedoporučujeme.
Důvodem totiž nemusí být pouze chyba. Je řada případů, kdy se musí klasický dopis stále použít. Například máte někde dluh a ani o tom nemusíte vědět – a dluh i s vaší pohledávkou stát postoupil na soukromou firmu, která se vás snaží zastihnout. Nebo může být do úředního procesu zapojen zahraniční subjekt a pak povinnost doručování do datové schránky neplatí. Může se stát i to, že věc, kterou s vámi úředník řeší, nemůže být v digitální podobě – třeba vám musí zaslat nějaký fyzický předmět.
2. S jednou datovkou vyřeším pracovní i soukromé záležitosti
Pokud máte živnost nebo jinak podnikáte, nestačí vám jedna datová schránka pro práci i soukromé záležitosti, v takovém případě potřebujete datovky dvě. Z jedné budete vyřizovat svou soukromou agendu, z druhé své podnikání.
Má to svůj důvod. Do datové schránky podnikající fyzické osoby můžete povolit přístup například své účetní, aby za vás vyřizovala účetní agendu i další komunikaci s úřady. Datová schránka fyzické osoby je vaše soukromá schránka, do které buď nikomu dalšímu přístup nedáte, nebo ho umožníte třeba jen někomu z rodiny.
Tím, že máte dvě různé datové schránky, je jednoznačně určeno, k čemu slouží a jaký v nich máte mandát. V jedné jste podnikající osoba/živnostník a ve druhé fyzická osoba/občan. Pokud byste měli jenom jednu schránku, mohlo by snadno dojít k situaci, že by do ní přišla zpráva týkající se čistě soukromé záležitosti a vaše účetní by ji viděla taky. To by asi nikdo nechtěl. Je to podobné, jako když v práci používáte firemní mail a pro soukromou komunikaci privátní mail.
3. Zpráva v datovce je považována za doručenou, i když si ji nepřečtu
K doručení dochází v okamžiku, kdy se do datové schránky přihlásí oprávněná nebo pověřená osoba. Tedy zjednodušeně řečeno v okamžiku, kdy si ji otevřete a přečtete.
Stejně jako u běžného doporučeného dopisu i zde platí tzv. fikce doručení, tedy že zpráva je považována za doručenou desátý den ode dne dodání do datové schránky. Na rozdíl od fyzického dopisu se ale u datovek do tohoto limitu nepočítají soboty, neděle a státní svátky – datová schránka je tedy z tohoto pohledu mnohem lepší.
A nejen proto. Pokud nemáte datovku, úřad vám pošle doporučený dopis. Když nejste doma, doporučený dopis je oznámen lístkem o nezastižení adresáta s informací o uložení zásilky na poště. Pokud se pro zásilku nedostavíte, platí fikce doručení 10 dnů, jako by vám byl dopis doručen.
Snadno se může stát, že lístek s oznámením přes veškeré tiskoviny ve schránce přehlédnete. Nebo v nejhorším případě, ale i to se stává, vám pošťák oznámení ani nedoručí. Popřípadě jste mimo domov, na dovolené, v nemocnici. O zásilce se nedozvíte, a přitom samozřejmě běží lhůta pro fikci doručení. To se vám u datové zprávy nestane, stačí mít zapnutou notifikaci o příchozí zprávě – informaci máte ihned a kdekoliv na světě.
4. Datovou schránku můžu kdykoli zrušit
Datovou schránku, kterou si založíte sami, můžete kdykoliv zrušit nebo znepřístupnit. Znepřístupnění znamená, že do ní nebudete moct přijímat nové zprávy ani je odesílat. Budete ale stále mít přístup ke zprávám, které jste obdrželi nebo odeslali v minulosti.
Datovou schránku zřízenou zákonem ale zrušit nelze. Respektive musíte ji mít až do doby zániku právnické osoby. Přístup do datové schránky právnické osoby ztratíte okamžikem, kdy přestanete působit v jejích statutárních orgánech.
Kdy jste naposled rušili soukromý mail nebo bankovní účet? S datovkou je to podobné. Nemusíte ji rušit ani když jedete studovat nebo pracovat do ciziny. Naopak bude to pro vás pohodlná forma komunikace s úřady či firmami.
5. Datovou schránku musím neustále kontrolovat
Chcete mít jistotu, že se o důležitých zprávách včas dozvíte? Nastavte si notifikaci e-mailem nebo SMSkou. Po přihlášení do datové schránky přejděte na Nastavení > Notifikace. Upozornění mailem je zdarma, upozornění prostřednictvím SMS je zpoplatněno.
Využít ale můžete i aplikaci Mobilní klíč, která slouží pro přihlášení k datovce, protože ta také upozorňuje na každou nově příchozí datovou zprávu. Jste tak informováni o nové příchozí zprávě, a to nonstop a po celém světě. Stejně jako přistupujete ke svému bankovnímu účtu přes internetbanking nebo mobilní aplikaci, můžete si datovou zprávu vyzvednout kdekoliv, aniž by marně uplynula lhůta pro fikci doručení. Nezmeškáte tak žádné důležité rozhodnutí či jednání.
6. Doručená zpráva se po přečtení smaže
Není to pravda, ale na dobu uložení zpráv v datové schránce je potřeba dávat pozor. Standardní datové zprávy totiž zůstávají v datové schránce 90 dnů od doručení. To platí jak pro doručené, tak i pro odeslané zprávy. Po uplynutí této doby se zpráva automaticky maže.
Pokud byste chtěli mít archivované i starší zprávy přímo ve své datové schránce, je nutné si zaplatit speciální službu Datový trezor. Její cena se odvíjí od počtu uchovávaných zpráv.
Užitečné rady
Zdroj: Martin Řehořek, NEWPS.CZ |
