Dobrá sekretářka je šéfova pravá ruka

Sekretářka či nověji asistentka je pro mnoho žen a dívek velmi žádané a atraktivní zaměstnání. Obsah práce se však v posledních letech značně změnil. Výjimkou na této pracovní pozici dokonce nejsou ani muži-asistenti, i když ženy rozhodně stále převládají.

Původní představa sekretářky, která v minisukni připravuje svému šéfovi kafíčko, telefonuje s kamarádkami a ve volných chvílích si zdokonaluje manikúru, je již hodně velkou a humornou nadsázkou. Na práci sekretářky jsou kladeny vysoké požadavky. Je třeba, aby byla absolutně časově flexibilní, přesná, pečlivá a samostatná. Nesmí jí chybět jazyková vybavenost, skvělé ovládání počítače, schopnost harmonizovat mezilidské vztahy na pracovišti, dovednost plnit funkci účinného "filtru", který "nepropustí" k šéfovi žádné nežádoucí telefonáty ani osobní návštěvy. Navíc je v této profesi vyžadován kultivovaný mluvený projev i stylistické schopnosti, znalost obchodní korespondence, vysoký stupeň organizace práce (vlastní a často i šéfovy), time-management a stanovení pracovních priorit, reprezentativní vzhled i vystupování, zvládnutá společenská pravidla a často alespoň základní gastronomické dovednosti...

Psychologie vede

Semináře věnované jednotlivým dovednostem jsou pro sekretářky a asistentky velmi užitečné, ať už jsou věnovány obchodní korespondenci a stylistice, tréninku efektivního telefonování, profesionálnímu image a vystupování na veřejnosti,

Dobrá sekretářka musí být vyzrálou osobností, která má výborné organizační schopnosti.

time-managementu a organizaci práce či využívání technologií v korespondenci. Navíc možnost diskuse a výměny informací v rámci výuky s sebou nese užitečnou "burzu" zkušeností. Krok, ke kterému se některá z účastnic na svém pracovišti již dlouho odhodlává, může urychlit či posílit právě osobní zkušenost sekretářky z jiné firmy, která podobnou situaci jíž úspěšně vyřešila. Stále větší zájem je o semináře zaměřené na psychologii v práci sekretářky - odhadu lidí a přizpůsobení svého chování jednotlivým typům, trénink sebevědomí a sebejistoty, zvládání neverbálních projevů, asertivní dovednosti a řešení problémů, zvládání kritiky a konfliktů.

Naučte se být diskrétní

Co však činí sekretářku či asistentku skutečně schopnou a nenahraditelnou pravou rukou šéfa, je vysoká míra empatie neboli schopnosti vcítit se do nadřízeného, kolegů i obchodních partnerů, umění předvídat a předjímat, mít cit pro jednotlivé situace, sledování souvislostí a zvládání několika činností současně, schopnost předcházet konfliktům a zvládat případné krize, a především - absolutní diskrétnost a spolehlivost. Pozice sekretářky či asistentky ve firmě může být velmi odlišná. Je rozdíl mezi sekretářkou, která pracuje v malé firmě a k jejím povinnostem patří například i zpracování účetnictví, a osobní asistentkou top-managera nebo samostatnou vedoucí sekretariátu generálního ředitele, která řídí ještě další tři až čtyři sekretářky pro běžnou administrativu. Podle toho je také třeba vybírat z nabídky a zaměření kurzů.