Podnikatel Miroslav Hladký vede porady sám v rámci všech svých firem. Má tedy zkušenosti s poradou, které se účastní tři lidé včetně něho, stejně jako s takovou, kde sedí několik náměstků a šéfů oddělení. „Na počtu nezáleží. Porada vůbec nemusí být dlouhá, i když na ni přijde několik desítek lidí. Ale rozhodně musí být dobře připravená. Nebo lépe - všichni, kdo se jí účastní, musí být dobře připraveni,“ vysvětluje Hladký jeden z důvodů svého úspěchu.
Bez dobré přípravy se dobrá porada nikdy neobejde
A týká se to všech zúčastněných, nikoli jen toho, kdo poradu řídí. Proto by všichni, kdo jsou na poradu pozváni, měli v dostatečném předstihu dostat její předběžný plán. Když se nad plánovanými body zamyslí aspoň polovina lidí, hned bude porada efektivnější. „To, že se sejde více lidí v jedné místnosti, nemusí ještě být porada. Může to být jen neuvěřitelná ztráta času,“ nabádá k důkladné přípravě i Martin Vosecký z personální a poradenské společnosti Catro.
Méně je více
Někteří šéfové porady svolávají, jen když se něco děje a je třeba domluvit postup. Ve většině firem jsou spíše pravidelné. Je zkrátka dáno, že se pravidelně v pondělí ve dvě sejdou všichni příslušní zaměstnanci, zhodnotí, co se za minulý týden stalo, a řeknou si, co se dá v týdnu příštím očekávat. Jako všechno, i tento periodický styl porad má své výhody. Mezi ně patří například to, že způsob komunikace bývá při pravidelných poradách poměrně přátelský, obvykle nehrozí konflikty. Snadno však může sklouznout k nezávaznému „tlachání“.
Mnozí odborníci považují za mnohem přínosnější, když se porady vážou ke konkrétním aktuálním událostem, které je třeba okamžitě řešit. Zejména lidem ze středního a top managementu tento přístup výrazně ušetří čas, který by museli věnovat všem pravidelným poradám. Zahraniční průzkumy totiž potvrzují, že čím jste úspěšnější, tím víc času na poradách strávíte. U manažerů na středních pozicích se hovoří přibližně o třetině času. Vrcholoví manažeři pak pravidelným poradám věnují více než polovinu své pracovní doby.
Vedoucí by měl předat vedení
Není nutné, aby poradu řídil ten nejvýše postavený ve firmě. Dobrý manažer předá vedení porady někomu jinému, aby sám mohl víc poslouchat náměty ostatních a měl čas se nad nimi zamyslet. Ten, kdo poradu vede, takzvaný facilitátor, by měl hned na úvod stanovit jasná pravidla diskuse a předejít tak konfliktům a zbytečným proslovům zúčastněných. Je nezbytné, aby tato pravidla na začátku porady všichni odsouhlasili, pak jim bude zatěžko přijaté normy porušovat.
Mezi dohodnutými instrukcemi by neměl chybět trojí časový limit. Každý řečník má, dejme tomu, pouze dvě minuty na vyslovení názoru či připomínky. Jinak hrozí, že monolog jednoho kolegy všichni ostatní za chvíli přestanou plně vnímat.
Žádné téma nesmí být projednáváno déle než deset minut. Nedodržení této podmínky může vést k tomu, že se porada „zacyklí“ na jediném, možná i docela banálním problému a na ty důležitější se nedostane. A - do třetice - musí být pevně stanoven začátek i konec porady.
Porada není bitva
Schopný facilitátor musí také poradu za všech okolností „ukočírovat“, zamezit třeba vhodně zvoleným vtipem všem vznikajícím hádkám a přestřelkám. V odsouhlasených podmínkách by měla zaznít i základní věc - totiž že nikdo nikomu nebude skákat do řeči. Překřikující se kolegové spolehlivě zlikvidují jakoukoli debatu.
Průběh diskuse by měl určený člověk zapisovat na viditelné místo, oblíbené jsou tabule či flipcharty (archy papíru na stojanu). Písemný záznam umožní poradu snadněji strukturovat, každý účastník má navíc možnost doplnit si chybějící poznámky a úkoly do vlastního bloku. Na základě zapsaných připomínek se také snadněji doberete finálního kolektivního rozhodnutí.
Ochladlé nadšení
Zatímco přetopená místnost povzbuzuje agresivitu, přílišný chlad tlumí aktivitu. Pro dobrou a efektivní poradu je důležité vybrat i odpovídající prostředí. Přiměřená teplota, lehce neformální prostředí, kruhový stůl, to vše vám pomůže vést poradu úspěšně. Tedy za předpokladu, že jste demokratický šéf a zajímají vás názory podřízených.
A pokud šéf nejste, nezapomeňte na další pravidlo: Špatná otázka je jen ta, kterou nepoložíte. Nebojte se, porada je právě od toho, aby si na ní manažer vyslechl i fundované dotazy či neotřelé připomínky svých kolegů. Není důvod jít na poradu a nic tam neříci.
Rada MF DNES: Zkuste indiánskou metodiku
Nejdřív mluví služebně nejmladší, pak další atd. Šéf už většinou nemusí nic říkat. Naučíte tak juniory formulovat problém či řešení. Řada lidí na poradě jinak nikdy nepromluví.
