Hodnocením nastavíte hranice
Nastavením pravidelných hodnocení zaměstnanců dáte jejich pracovnímu roku určitý řád. Podřízení vědí od kdy do kdy je třeba splnit konkrétní dlouhodobé úkoly, vědí, kdy mají šanci si říci o zásadní změny jako je náplň práce, výše platu. Vědí (tedy měli by vědět), že právě v tento moment se vám mohou otevřít se svými stížnostmi, ale také se svěřit s pozitivním vnímáním určitých záležitostí v rámci chodu firmy.
Dejte prostor na přípravu
O tom, že připravujete termín pro pravidelné hodnocení, byste měli daného zaměstnance informovat dostatečně včas. Je totiž fér, abyste se mohli na jeho hodnocení připravit nejen vy, ale také on sám. Netlačte ho termínem ke zdi, ale v klidu ses s ním domluvte, kdy se to bude vám oběma hodit nejlépe. Je důležité, abyste v něm stále udržovali pocit, že jej nečeká nic strašného, ale naopak něco velice podnětného a důležitého pro obě strany – tedy pro něj i (v konečném důsledku) vaši společnost.
Pokud mluvíme o přípravě podřízeného, nejde jen o dostatečný časový předstih, který může k přípravě využít. Měl by také vědět, co všechno od něj budete chtít slyšet, nad čím se má zamyslet, na co by neměl při hodnocení zapomenout. Máte tedy dvě možnosti, jak jej ke kvalitní přípravě vést. Buď si s ním vždycky sednete a všechny zásadní body hodnocení mu připomenete ústně, ovšem daleko jednodušší a praktičtější forma je ta, kdy mu dáte do ruky formulář s jednotlivými body hodnocení.
O jakých bodech je řeč? Dejte v nich prostor na přípravu k vyjádření názoru podřízeného vyjádřit směrem k jeho práci a jeho osobním i profesním cílům, ke spolupráci v týmu, k cílům firmy ale i k vaší postavě manažera. Využijte hodnocení k získání informací o vlastních kvalitách. Má zaměstnanec z vaší strany dostatečnou podporu? Cítí se být vámi kvalitně motivován k dobrým výkonům? Komunikuje se mu s vámi dobře? Cítí k vám loajalitu?
JAK UVÉST NOVÁČKAPříjemná atmosféra na prvním místě
Nebudeme se bavit o tom, jak je důležité dodržet konkrétní termín hodnocení. Nedodržení z vaší strany hovoří o vašem špatném time managementu.
Najděte pro hodnocení místo, kde budete mít úplný klid. Ať vám to může být příjemné, zkuste se vyhnout kavárně a podobným místům, kde by se váš podřízený mohl „bát“ mluvit na hlas o věcech, které ho trápí. Vhodnější je vaše uzavřená kancelář, nebo třeba zasedací místnost (nezapomeňte si ji ovšem včas rezervovat – nejste jediní ve firmě, kdo ji využívá). Zvolte vhodné světlo (ani prudké ani tma), otevřete okno, pokud to vzduch uvnitř vyžaduje a venkovní teplota dovolí a nabídněte svému podřízenému nějaké občerstvení – kávu, vodu, čaj.
Proč to všechno? Jen proto, abychom dosáhli toho, že se bude podřízený cítit uvolněně, nebude upjatý a bude se mu s vámi snáz mluvit. A v tom pokračujte i dále. Už když s ním budete přicházet do zasedací místnosti (popř. jakmile přijde k vám do kanceláře), navoďte rozhovor na nějaké veselé téma, pokuste se vyloudit na tváři podřízeného úsměv. Nenapadá-li vás nic vtipného, zeptejte se na nějakou soukromou věc, o které víte, že podřízeného baví a zajímá (jeho sportovní úspěchy, spokojenost s novým vozem, spokojenost s dojížděním z nového bydliště).
Hodnocení: jdeme na to
Jakmile se usadíte do svých židlí, už pomalu navoďte atmosféru směrem k samotnému hodnocení. Dejte najevo, že vás těší, že jste se u hodnocení sešli, stejně jako přesvědčení o tom, jak je dle vašeho názoru hodnocení pro obě strany významné a jakou mu přikládáte váhu.
Zhodnoťte uplynulé období od posledního hodnocení, poukažte na splněné i nesplněné cíle, ale v žádném případě podřízeného nestresujte nějakým křikem, příliš tvrdou kritikou neúspěchů. Chcete přeci, aby byl v příštím období lepší, ne? Nechcete, aby se zatvrdil a jeho výkony byly ještě horší.
Zajímejte se o to, proč nedosáhl vytyčených cílů? Co mu k tomu chybělo? Proč se včas neozval, že realizaci nestíhá? Především je třeba identifikovat problém, který může být v samotném zaměstnanci, ale také nemusí. Měl k dispozici všechny důležité prostředky k realizaci? Bazírovali jste na termínu finalizace úkolu?.
JAK PODŘÍZENÉ SPRÁVĚ ZKRITIZOVAT?Rozhodně se nefixujte jen na negativa práce podřízeného, je důležité, abyste vyzdvihli výrazné body v jeho práci v minulých měsících. Za ty je třeba jej patřičně pochválit. Vždyť pochvala je jedním z motivačních nástrojů. Dalším z nich je samotný plat a právě kritika s pochvalou by měly fungovat jako odrazový můstek pro obhajobu míry zvýšení platu pro další období (většinou pro další rok). K upravení platu by měl mít podřízený rozhodně možnost se vyjádřit a vy zase mít připravené všechny argumenty pro vyvrácení pochyb o dostatečné výší nového platu.
Co je psáno, to je dáno
V průběhu hodnocení by měl mít váš podřízený dostatek prostoru pro vyjádření vlastních názorů (o které se jedná, jsme si již ukázali výše).
Pokud oba cítíte, že už jste si sdělili všechny informace, které jste si sdělit chtěli, měli byste závěry, které z hodnocení vyplývají zaznamenat. To proto, abyste je mohli oba použít pro příští hodnocení a také proto, aby si váš podřízený mohl v průběhu dalšího období kontrolovat termíny a plnění jednotlivých nastavených cílů – úkolů. Vhodné je dát přednost tištěné formě závěrů z hodnocení, abyste si je mohli nechat podřízeným podepsat, čímž máte v ruce pro příští hodnocení zbraň pro případ, že by snad chtěl daný s vámi diskutovat o věcech, na kterých jste se na předchozím hodnocení domluvili.
Ukažte svůj zájem
A stejně jako jste se snažili navodit příjemnou atmosféru před hodnocením, tak byste se měli snažit o totéž na konci hodnocení dvakrát. Váš podřízený by měl z hodnocení odcházet pozitivně nabitý, s pocitem, že je významný členem „stroje“, který ke správnému chodu potřebuje jeho síly, znalosti a zkušenosti. Při rozloučení se po hodnocení dejte podřízenému najevo, jak jste si sním rádi pohovořili a jak vás potěšilo, že jste se dostali k rozumným závěrům, které vám pomohou plnit cíle firmy.
