Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Jak na docházku? Pořiďte si elektronického hlídače

aktualizováno 
Stále více a více podniků si uvědomuje potřebnost vedení docházky svých zaměstnanců. Pryč jsou doby, kdy si ve vrátnicích lidé označovali „píchačky“ – firmy pochopily, že efektivním systémem mohou jak ušetřit, tak zefektivnit firemní proces kontroly.
Budíček

Budíček | foto: Profimedia.cz

Základním přínosem a smyslem je samozřejmě úspora finančních prostředků, a to zvýšením produktivity práce a úspory času při zpracování dat o docházce. Pomocí docházkového systému získáte například přehled o přítomnosti/nepřítomnosti zaměstnanců, můžete sledovat dochvilnosti při příchodu do práce a předčasných odchodů zaměstnanců ze zaměstnání. Systém automaticky provádí výpočet příplatků, přesčasů, nároků na stravenky, dokonce z něj lze exportovat data do mzdového systému.

Docházkový systém toho umí samozřejmě více – pomocí přístupového systému lze omezit vstup zaměstnanců do vybraných prostor jako jsou sklady, či lze propojit terminály s turnikety, bránami, dveřními zámky.

Na co byste si při koupi systému měli dát pozor?

Pokud uvažujete o zavedení systému, dejte si pozor, aby řešení mělo možnost jednoduchého rozšíření o další docházkové a přístupové terminály a aby měl software možnost fungovat v počítačové síti a umožnit propojení i vzdálených poboček. Zjistěte si, jaká je reakční doba v případě poruchy systému či jaké jsou možnosti získání nových verzí softwaru. A hlavně - systém musí sloužit firmě a ne firma systému.

Hlavní rozdíly v docházkových systémech na našem trhu jsou ve kvalitě programového vybavení. Některé programy umí „jen“ sledovat příchod a odchod do práce a definice a výpočet příplatků (za odpracovanou sobotu, neděli, svátek, noční směna) a přesčasů je pro ně problémem.

Důležitá je také možnost úpravy nasnímaných dat s evidencí provedených změn. Zásadní jsou rozšířené možnosti, jejichž potřebu uživatel zjistí až po podrobné analýze provozu své firmy. Pokud systém tyto možnosti nemá, bude zpracování docházky doprovázeno velkým množstvím ruční práce. Firmy nakupující bez zkušeností a rozboru svých požadavků sklouznou k pouhému přehledu základních vlastností a nevidí mezi systémy v první fázi rozdíly.

Při výběru docházkového systému nehraje hlavní roli velikost firmy, ale požadavky na tento systém. Malá společnost může mít pouze základní požadavky docházkový systém – náhradu za klasické píchačky. Hlavním přínosem tak může být výpočet odpracované doby a sledování času strávených mimo firmu, například u lékaře. Systém by měl být schopen reagovat na růst firmy a měnící se požadavky na zpracování dat bez nutnosti nákupu nového systému.

Co vše pro firmu znamená zavedení systému?

V prvé řadě si firma musí při výběru docházkového systému podrobně upřesnit požadavky na docházkový a přístupový systém a vytvořit si podrobnou analýzu potřeb, zejména si musí ujasnit specifikaci počtu vstupů do firmy. Je dobré si též připravit podklady pro instalaci softwaru a možnosti importů seznamu zaměstnanců a detailní školení všech uživatelů systému na úrovni běžného uživatele až po administrátory systému.

Před ostrým provozem byste měli zavést zkušební provoz, kdy si zaměstnanci „zvyknou“ na novou evidenci docházky a na reálných datech je doladěno nastavení softwaru. Pro provoz systému není v podstatě potřeba žádný další doplňující hardware nebo software v případě, že je ve firmě dostupné PC umožňující běžný provoz kancelářských aplikací.
Jako identifikační médium mohou být v docházkovém systému používány bezkontaktní čipové karty, bezkontaktní přívěsky, kontaktní čipy dallas, karty s magnetickým proužkem, karty s čárovým kódem nebo také biometrické prvky (otisky prstů).

Karty s magnetickým proužkem, karty s čárovým kódem jsou v současné době již na ústupu. V dnešní době převládají docházkové systémy využívající hlavně bezkontaktní snímání (karty a přívěsky s čipem). Své místo a oblibu nachází také biometrické řešení docházkových systémů, u kterých odpadají náklady na ID média. Nevýhodou biometrických systémů je zatím jejich větší finanční náročnost a také nejsou tato zařízení vhodná do všech prostor a provozů. Identifikační karty bývají často v kombinaci s potiskem využívány také jako firemní jmenovky - průkazy.

Systém není nepřítel

Docházkový systém je pro některé „pracovité“ pracovníky „nepřítelem“ a zpočátku se tito zaměstnanci snaží systém nějakým způsobem obelstít, ale zpravidla jsou tyto snahy záhy odhaleny. Jediný možný způsob jak systém obelstít je předání id média kolegovi, který „odpíchne“. Tomu se dá zabránit kombinací docházkového systému s přístupovým systémem – pomocí ID média si zaměstnanec otevírá také dveře do firmy nebo šatny.

Další možností je doplnění systému o kamery, které zaznamenají nepoctivé pokusy systém ošidit. Biometrické systémy možnost „ošidit“ identifikaci vylučují, ale mají bohužel zatím jiné nevýhody. V dalším zpracování dat musí systém samozřejmě zajistit bezpečnost a důkladnou ochranu proti následné nežádoucí manipulaci. V kvalitním programovém vybavení jsou změny v datech o docházce možné tak, aby se chybné záznamy provedené zaměstnanci daly opravit, ale samozřejmě jsou všechny tyto změny sledovány a podle jmen uživatelů registrovány. Uživatel potom musí být schopen tyto zásahy zdůvodnit.

Peníze, euro, dolar

Zvýšit mzdu, nebo příspívat na penzijní připojištění?

 

Autor:


Nejčtenější

Rodiny začínají počítat jinak. Podívejte se, na co Čechům schází peníze

Ilustrační snímek

Finanční situace českých domácností se vylepšuje. Jako dobrou ji vnímají čtyři pětiny rodin. Přesto osmdesát procent...

Pořídit si malou cukrárnu odradí i ty nejotrlejší, říkají podnikatelé

Ilustrační snímek

Dvacet stanovisek a ohlášení před zahájením činnosti a až třicet kontrol v rámci běžného provozu. Na to se musí...



První obchodní počin byl fiaskem, dnes jeho firma funguje už 26 let

Mít vlastní obchod byl vždycky jeho sen.

Jeho otec byl vášnivý zahradník. Zdeněk Adam mu musel od malička pomáhat a nenáviděl to. Přesto se dnes zahradničením...

Na splátku hypotéky padne průměrně 42 procent příjmů. A bude hůř

Ilustrační snímek

Pořídit si vlastní bydlení na hypotéku bude od 1. října výrazně složitější. Pro 13 procent Čechů jsou změny motivací...

Porovnali jsme osm možností, kdy a jak spořit pro své potomky

Ilustrační snímek

Pokud to dovolí finanční situace, spořit pro děti se snaží nejen rodiče, ale často i prarodiče. Způsobů a produktů,...

Další z rubriky

Bojíte se vyhoření? Na restart funguje lék zvaný sabbatical

Ilustrační snímek

Někdy to chce vyčistit si od přílišné práce hlavu. Zkrátka bouchnout na pár týdnů či měsíců v práci dveřmi a prchnout z...

Historie zlata: bohatství našli u Klondiku zlatokopové i podnikatelé

Zlato na Aljašce lidé objevili 16. srpna 1896 u ústí potoka Rabbit Creek do...

Zlatem se platilo už v roce 700 před naším letopočtem. Přežilo bankroty a drží si svou cenu. Jde o jeden z oblíbených...

První obchodní počin byl fiaskem, dnes jeho firma funguje už 26 let

Mít vlastní obchod byl vždycky jeho sen.

Jeho otec byl vášnivý zahradník. Zdeněk Adam mu musel od malička pomáhat a nenáviděl to. Přesto se dnes zahradničením...

Turci a jejich učebnicové chyby

Turci a jejich učebnicové chyby

Kurzy.cz Základní problémy, které vedly k nynější nestabilitě turecké ekonomiky, jsem se pokusil stručně vysvětlit v textu pro v...

Najdete na iDNES.cz