Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Jak se vypořádat s došlými maily?

  11:25aktualizováno  11:25
Hodně času a nervů si při členění mailů ušetříte použitím zásad racionálního čtení. Ty mimo jiné říkají, že s došlou poštou lze po pohledu na odesílatele, téma a čas udělat toto:

1) odstranit (do počítačového koše),
2) takzvaně "na 99 procent vyhodit" (to znamená přesunout do oddílu "odstraněná pošta"),
3) nechat vyhnít,
4) delegovat vyřízení, pověřit jím jiného,
5) vyhledat požadovaný údaj
6) vyhmátnout hlavní myšlenku, důležité detaily, hlavní příležitost nebo hlavní hrozbu,
7) nastudovat, stát se v tématu daného textu expertem.

Ještě než se rozhodnete odstranit mail, zeptejte se: Co nejhoršího se může stát, když si daný text nepřečtu? Jaké náklady (hlavně čas, shánění) bych musel věnovat na znovuzískání téže informace, kdybych ji náhodou později potřeboval? Tržní kapitalismus je společností přebytku nabídky ­ zboží i informací. Dávno pryč jsou doby, kdy jsme se hladově vrhali po každém "zápaďáckém barevném prospektu" z důvodu, že "když ho neurveme teď, tak zase dlouho nebude k mání". Zejména nevyžádané reklamní texty od neznámých firem patří pod bod jedna.

Rozhodnutí pod bodem dvě hlídá ty paradoxní případy, kdy nám něco dlouho leží v počítači nepovšimnuto, pak to v návalu naštvání vymažeme a vzápětí zjistíme, že to nutně potřebujeme. Nechat mail bez odezvy lze pouze u nevyžádaných mailů od "ne-kamarádů". Nechat vyhnívat cokoliv od kamarádů či vyžádaný mail od kohokoliv ­ to je neslušné a vede ke ztrátě pracovní pověsti a důvěryhodnosti. Při delegování vyřízení mailu zkrátka musíte vydržet ten nepříjemný pocit, že pověřená osoba to udělá s menší pečlivostí, úzkostlivostí a rychlostí než vy sami.

Druhá možnost zvládnout vše vlastními silami vede zpět do prvobytně pospolné společnosti. Delegování vám uvolňuje prostor pro kontrolu, které se ovšem nikdy nelze zbavit. Všichni úspěšní lidé mohutně delegovali prakticky vše, co nemuseli nutně udělat sami. Než se pokusíte vyhledat v textu zajímavý údaj, pečlivě zvažte, ve kterých pasážích mailu se může skrývat. To nejdůležitější jistě nebude ani v první ani v poslední větě došlé pošty. Zvažte strukturu textového dokumentu a příslušné pasáže vylučte z vnímání ještě před čtením, ne až po něm.

Co jsme psali a co si přečtete

Jak se učit angličtinu i ve vyšším věku?
Jak se soustředit při práci na internetu?
Jak překonávat ospalost v práci?
Jak se díváte na nekuřácké pracoviště?
Jak úspěšně přesvědčovat kolegy?
Jak rozčlenit denní e-maily?
Mají se účastníci kurzů předem znát?
Jak jednoduše zvládnout akutní stres?
Jak na pár minut vypnout při práci?


Autor:


Nejčtenější

KOMENTÁŘ: Uplynulo deset let od krize, připravme se na tu příští

Václav Pech, investiční analytik společnosti Broker Trust

Každá krize přináší finanční pády i nové investiční příležitosti. Krize před deseti lety, která vyvrcholila pádem banky...

Rozpoutá nová regulace národní banky od října hypoteční šílenství?

Ilustrační snímek

Česká národní banka zaznamenala nárůst objemu poskytnutých hypotečních úvěrů. Za mírným růstem stojí zřejmě i takzvané...



Ekonomka Lipovská: Délku pracovní doby a výši mezd by měl určit trh

Hana Lipovská je autorkou knihy „Kdo chce naše peníze? - Ekonomie bez politické...

Průměrná mzda v Česku roste, ve 2. čtvrtletí se vyhoupla na 31 851 korun. Platy ve veřejném sektoru však stoupají...

Planeta nám za méně vyhozených bot poděkuje, zamítl prodejce reklamaci

Ilustrační snímek

Nové boty se mu začaly párat už po třech měsících, reklamaci však prodávající neuznal. Možná má nějakou anomálii prstů...

Krize na trhu práce z nás dělá lepší zaměstnavatele, říká manažerka GSK

Pavla Bučilová

Farmaceutická firma GSK se v Česku chlubí několika oceněními. Je odpovědnou firmou, loňským zaměstnavatelem roku a...

Další z rubriky

Bike hotel má velký úspěch. Koly žijeme, říkají majitelé

Armin Pomella se synem Andreasem

Měli prosperující rodinný hotel, ale také vášeň pro cyklistiku. Tak se otec a syn Pomellovi rozhodli posunout služby...

Pekaři nejsou, lovíme mimo obor, říká majitel rodinného podniku

Kudy povede jeho profesní dráha, věděl Marek Nozar velmi brzy. Řídí rodinnou pekárnu, stejně jako předtím jeho dědeček...

Víte, kolik let máte odpracováno? Pátrání se vyplatí kvůli důchodu

Ilustrační snímek

Pracovali jste pár let načerno? Už si nepamatujete, kde vás zaměstnali těsně po škole? Nechte si spočítat, kolik let...

Nejsou lidi: Za kopečky stále utíká tolik lidí, jako za dob komunismu

Nejsou lidi: Za kopečky stále utíká tolik lidí, jako za dob komunismu

Kurzy.cz Míra nezaměstnanosti je na historickém minimu a sehnat lidi je pro firmy velký problém. Vše ještě zhoršují u některých ...



Najdete na iDNES.cz