Klávesové zkratky na tomto webu - základní
Přeskočit hlavičku portálu

Jak se vypořádat s došlými maily?

  11:25aktualizováno  11:25
Hodně času a nervů si při členění mailů ušetříte použitím zásad racionálního čtení. Ty mimo jiné říkají, že s došlou poštou lze po pohledu na odesílatele, téma a čas udělat toto:

1) odstranit (do počítačového koše),
2) takzvaně "na 99 procent vyhodit" (to znamená přesunout do oddílu "odstraněná pošta"),
3) nechat vyhnít,
4) delegovat vyřízení, pověřit jím jiného,
5) vyhledat požadovaný údaj
6) vyhmátnout hlavní myšlenku, důležité detaily, hlavní příležitost nebo hlavní hrozbu,
7) nastudovat, stát se v tématu daného textu expertem.

Ještě než se rozhodnete odstranit mail, zeptejte se: Co nejhoršího se může stát, když si daný text nepřečtu? Jaké náklady (hlavně čas, shánění) bych musel věnovat na znovuzískání téže informace, kdybych ji náhodou později potřeboval? Tržní kapitalismus je společností přebytku nabídky ­ zboží i informací. Dávno pryč jsou doby, kdy jsme se hladově vrhali po každém "zápaďáckém barevném prospektu" z důvodu, že "když ho neurveme teď, tak zase dlouho nebude k mání". Zejména nevyžádané reklamní texty od neznámých firem patří pod bod jedna.

Rozhodnutí pod bodem dvě hlídá ty paradoxní případy, kdy nám něco dlouho leží v počítači nepovšimnuto, pak to v návalu naštvání vymažeme a vzápětí zjistíme, že to nutně potřebujeme. Nechat mail bez odezvy lze pouze u nevyžádaných mailů od "ne-kamarádů". Nechat vyhnívat cokoliv od kamarádů či vyžádaný mail od kohokoliv ­ to je neslušné a vede ke ztrátě pracovní pověsti a důvěryhodnosti. Při delegování vyřízení mailu zkrátka musíte vydržet ten nepříjemný pocit, že pověřená osoba to udělá s menší pečlivostí, úzkostlivostí a rychlostí než vy sami.

Druhá možnost zvládnout vše vlastními silami vede zpět do prvobytně pospolné společnosti. Delegování vám uvolňuje prostor pro kontrolu, které se ovšem nikdy nelze zbavit. Všichni úspěšní lidé mohutně delegovali prakticky vše, co nemuseli nutně udělat sami. Než se pokusíte vyhledat v textu zajímavý údaj, pečlivě zvažte, ve kterých pasážích mailu se může skrývat. To nejdůležitější jistě nebude ani v první ani v poslední větě došlé pošty. Zvažte strukturu textového dokumentu a příslušné pasáže vylučte z vnímání ještě před čtením, ne až po něm.

Co jsme psali a co si přečtete

Jak se učit angličtinu i ve vyšším věku?
Jak se soustředit při práci na internetu?
Jak překonávat ospalost v práci?
Jak se díváte na nekuřácké pracoviště?
Jak úspěšně přesvědčovat kolegy?
Jak rozčlenit denní e-maily?
Mají se účastníci kurzů předem znát?
Jak jednoduše zvládnout akutní stres?
Jak na pár minut vypnout při práci?


Autor:



Nejčtenější

Odeslal 30 tisíc na chybný účet. Už dva roky čeká na vrácení

Ilustrační snímek

Možná už se vám někdy stalo, že jste se spletli v čísle účtu, kam jste poslali peníze. Možná jste měli štěstí, že šlo o...

Ekonom Pavel Kysilka: Česká koruna je odsouzena k posilování

Ekonom Pavel Kysilka

Českou korunou platíme už 25 let. Československou měnu nahradila v únoru 1993. Slovenské platidlo u našich východních...



Nechceme programátory tady, my jim práci přivezeme, říká manažer ajťáků

Lukáš Zrzavý

Sehnat nové zaměstnance jim prý nečiní velký problém. V době, kdy je trh práce vyčerpán a většina firem marně pátrá po...

PENÍZE 2038: Euro v Česku nebude a hotovost jen okrajově, míní experti

(Ilustrační snímek)

Když se řekne peníze, určitě si umíte spočítat, kolik jich máte, jak s nimi nakládáte a co pro vás znamenají. Ale...

Podnikáte? Zabezpečte osobní údaje. Poradíme, jak na GDPR

Ilustrační snímek

Nejen podnikatelé jsou v panice. Stejně tak třeba party místních hasičů, kluby aktivních důchodců či útulky pro psy se...

Další z rubriky

Raymannové byli perníkáři, kteří ovládli textilní průmysl v celé Evropě

Druhý z rodu zakladatelů textilního průmyslu v Jeseníku Adolf Raymann

Byli největšími výrobci textilu v celé Evropě. Raymannovo stolní prádlo zdobilo také vídeňský císařský dvůr. Jesenický...

Největší hráči realitního trhu podpoří malé a střední developery

(Ilustrační snímek)

Velcí hráči realitního trhu přicházejí s přelomovou novinkou. Společně zakládají Centrum pro developery, kde chtějí...

Nepřipravujeme děti na život, ony už jej žijí, tvrdí zakladatel školky Bambíno

Tomáš Trnka, zakladatel školky a jeslí Bambíno

Do vzdělávacího sektoru přišel ze zcela jiného oboru. Ještě nedávno Tomáš Trnka pracoval v developerské firmě. Prvotní...

Švédsko ukazuje, kde je hranice mezi pomocí uprchlíkům a sebedestrukcí v přímém ...

Švédsko ukazuje, kde je hranice mezi pomocí uprchlíkům a sebedestrukcí v přímém ...

Kurzy.cz Švédsko je známo díky některým hudebním skupinám a zpěvákům, světu dalo společnost IKEA a ukazuje, jak může vypadat stá...

Najdete na iDNES.cz