Abyste ale věděli s čím "bojovat", připravili jsme pro vás přehled nejzásadnějších časožroutů. Minimálně s jedním z nich se jistě setkal už každý z vás.
Začnete-li pracovní den, aniž byste měli předem promyšleno a naplánováno, co budete dělat, čemu dáte prioritu a co naopak může počkat, může to vést k tomu, že budete dělat všechno a nic. Výsledkem pak bude rozdělaných více činností a žádná dokončena.
Může se hoditŽhavé pracovní nabídky najdete na jobDNES.cz. Dnes téměř 18 tisíc volných pracovních pozic. |
Rada: Na začátku pracovního dne byste si měli určit, co v jeho průběhu uděláte za práci. Co hned a co později. Definujte si úkoly, určete prioritu každého z nich a stanovte časový harmonogram.
"Jestliže máte před sebou například trojici úkolů, které jsou stejně důležité a neodkladné, přiřaďte každému z nich různou známku jako ve škole, od jedné do pěti. To vám pomůže situaci zpřehlednit a správně se rozhodnout, čím začnete. Nehrozí vám, že budete chaoticky přebíhat od jednoho úkolu k druhému a ani jeden nedokončíte včas," říká Jan Dvořák, ředitel Počítačové školy Gopas.
Denně vám v pracovní poště přistanou i desítky e-mailů. Ruku na srdce, že se na ně podíváte vždy, když pípne příchozí pošta? A to je přesně to, co vás spolehlivě odvádí od rozdělené práce a soustředění se na ni.
Nepřehlédněte |
Rada: Pokud nečekáte nějaký opravdu velmi důležitý e-mail nebo nemusíte být v neustálém kontaktu s klienty, kontrolujte svou poštu zhruba jednou za hodinu.
Poštu, kterou můžete vyřídit během zhruba dvou minut, vyřešte hned, zbytek si rozplánujte. Stačí, když odpovíte do 24 až 48 hodin, nemusíte reagovat okamžitě.
Pravidelné porady, na kterých se řeší konkrétní záležitosti, kdy je potřeba více názorů, mají jistě své opodstatnění. Nicméně mnozí z vás se jistě setkali i s takovými, které se konaly jen proto, že je zrovna den, kdy se obvykle radíme.
"Pracovala jsem v jedné firmě a pravidelně jednou týdně jsme se scházeli na poradě. Každý pracovník ostatní seznamoval se svými rozdělanými úkoly, co za poslední týden vyřešil a co ho čeká následující týden. Porady mnohdy trvaly i dvě hodiny. Byly naprosto zbytečné, protože nikoho z ostatních nezajímalo, co kdo dělá, každý měl své vlastní úkoly a úkoly druhých šly mimo nás. Jenže šéf si myslel, že tímto způsobem dojde ke stmelení kolektivu," popsala svou zkušenost se zbytečnými poradami Jana z Prahy.
Rada: Pochopitelně občas se sejít a prodiskutovat zadané úkoly je nezbytné v každé firmě. Každá porada by vždy měla mít předem jasný účel a cíl. Měli by se jí účastnit jen ti pracovníci, kteří mají k dané problematice co říct. A hlavně: měli by na ni být předem připraveni a ne až na místě zjišťovat, co se vlastně bude řešit.
Zkuste si spočítat, kolikrát za den odložíte vyřízení nějakého krátkého úkolu, či odpovědi na e-mail na později. Nebo vám některá práce nejde od ruky tak, jak byste si představovali a vy ji necháte nedokončenou a vrhnete se na další. Pak musíte zbytečně všechny resty nosit v hlavě.
Rada: Kratší úkol i stručnější odpověď na e-mail vyřiďte ihned. Pár minut, které tomu věnujete, vám nestojí za to, abyste si vše evidovali v diáři nebo nosili v hlavě. Rozdělanou práci se snažte dokončit najednou, časově je to pro vás mnohem výhodnější, než kdybyste ji dokončovali postupně.
Chaotické a bezhlavé ukládání dat a souborů do počítače bez umístění do vhodně pojmenované složky a navíc pod nic neříkajícími názvy je jistě v danou chvíli rychlé i pohodlné. Ovšem, aniž byste si to uvědomili, vytváříte si tak velmi silného žrouta času. I když máte pocit, že velmi dobře víte, kde soubor později najdete, věřte tomu, že až ho budete potřebovat, na jeho název i umístění si nevzpomenete.
Rada: Vytvořte si podle vlastního systému, ve kterém se neztratíte, jednoduché složky a ještě než soubor do některé z nich uložíte, srozumitelně ho pojmenujte.
Pravděpodobně každý z vás zažil situaci, kdy smazal soubor nebo e-mail, o kterém byl přesvědčen, že už ho nikdy nebude potřebovat. Ovšem zákon schválnosti pracuje spolehlivě. Potřebovat nebudete všechny ostatní nesmazané soubory, ten odstraněný bude navýsost důležitý.
Rada: "Důležitá data, ať už je to firemní pošta, tabulky, grafy, prezentace či veškeré soubory, s nimiž budete dříve nebo později znovu pracovat, zálohujte. Obnova ztracených či poškozených dat je časově náročná i pracná a v některých případech dokonce zhola nemožná," doplňuje Dvořák.
7. Nepořádek na stole i pracovní ploše počítače
Nevzhledně poházené papíry po stole, papírky s chaoticky napsanými poznámkami přilepené na okraji obrazovky či pracovní plochy počítačů zaneřáděné nánosy nepotřebných ikon a uložených souborů. To vše má za následek sníženou koncentraci na práci, kterou děláte a ta vám pak trvá mnohem déle.
Rada: "Dbejte na pořádek na svém pracovním stole, budete ho mít i v mysli," doporučuje Dvořák. Papíry si přehledně srovnejte třeba do desek, šanonů či kancelářských šuplíků na stole. Poznámky si pište do diáře nebo si nastavte upomínky v mobilu či počítači. Zredukujte počet ikon na ploše počítače a ponechte si jen takové, se kterými pravidelně pracujete.
